試論檔案管理工作中數字化技術的應用

邱立珉

摘? ?要：檔案管理是企業的基礎性工程。引進數字化的技術，對于提升管理的水平和質量、更好地發揮檔案管理的重要價值有重要作用。在實踐中應結合企業的實際情況，切實做好數字化技術的應用工作和問題反饋工作，這樣能使數字化技術更好地融合于檔案管理工作中，使企業檔案管理工作能夠適應新時期社會經濟的發展需要。

關鍵詞：檔案管理;數字化;應用

隨著社會經濟的發展和科學技術進步，檔案管理辦公自動化程度越來越高，數字化技術在檔案管理中的應用成為一大趨勢。尤其是對于一些檔案管理規模比較大的企業來說，建設數字化電子檔案可以使檔案的利用效率大大提升，使其實際應用更加便捷和迅速。數字化技術的應用可以在減少工作人員工作量的同時，使檔案管理工作更加有條理。

1? ? 當前企業檔案管理工作存在的問題

1.1? 管理人員業務素質有待提升

對于大多數企業來說，檔案管理工作在長期發展的過程中，已經形成了管理人員相對穩定、管理工作相對穩定的局面。但是，在新的社會經濟背景下，信息化技術獲得了更大的發展空間。這樣會導致一些管理人員專業素質薄弱、思想意識滯后的問題凸現出來。由于企業檔案管理工作比較繁瑣，需要工作人員保持認真的工作態度。如果工作人員不能充分認識到檔案管理工作的重要作用，就會直接影響工作效率和企業的發展。

1.2? 數字化技術應用水平比較低

企業檔案管理屬于一項綜合性的工作，比較復雜和繁瑣。尤其是在具體的管理過程中，容易出現各種各樣的問題。如果管理人員不能夠及時、有效地做好信息的收集工作，那么就容易使檔案工作出現紕漏。檔案管理人員自身數字化技術應用水平和能力有限，采用的是傳統管理方式，這會嚴重影響數字化技術的應用效果，導致企業檔案管理工作出現問題，甚至直接影響企業的實際運營。

1.3? 企業重視不足

企業檔案管理出現各種各樣的問題，究其根本在于企業對其重視程度不足。由于企業對于檔案管理工作不夠重視，所以在經費預算上會比較少，這樣，在一定程度上會影響企業的檔案信息化建設工作。同時，檔案管理人員的薪資待遇較差，工作的態度和效率也就受到較大影響。缺乏必要的經費支撐，企業的檔案管理工作質量和水平難以得到有效提升，數字化技術應用難度會大大增加，檔案管理工作效率難以得到提高。

2? ? 如何更加有效地在檔案管理中應用數字化技術

2.1? 做好檔案的統籌規劃工作

對于企業來說，做好數字化技術的應用工作對于企業檔案管理有非常重要的作用。企業應該做好統籌規劃的工作，進行合理的分配，有計劃地開展檔案數字化管理工作。首先，應該對原始的檔案進行有效的規劃、整理和分類，對于一些機密文件做好數字化加密處理。同時，應該注重原始信息的完整性和健全性，保證數字檔案信息的安全性，避免檔案流失。最后，應該做好各個部門的檔案信息的整理和資源分配工作，切實保證各類檔案在開展數字化技術應用后能夠順利歸檔，方便后期應用。

2.2? 做好檔案室的建設和維護工作

對于數字化檔案來說，檔案室也應該做好定期維護工作。檔案室具有一定的特殊性，應該避免檔案出現流失的情況，盡力做好數字檔案儲存的保障措施。對于數字化檔案來說，應該安排專人做好定期維護檢查工作，做好檢修的記錄工作，切實保證在第一時間消除各種安全隱患，防止數字檔案出現丟失的情況。

2.3? 提高檔案管理人員的專業素質

在企業檔案管理工作中應用數字化技術，還應該注重檔案管理人員專業素質的提升工作。當前，許多檔案管理工作人員缺乏必要的安全意識，在開展具體的工作中，不能夠嚴格按照相關規范和要求來開展工作。這樣就會給企業檔案管理工作帶來嚴重的安全隱患。所以，企業應該尤其注重管理人員的專業素質問題。首先，應該做好數字化技術檔案管理專項人員培養工作，合理分配檔案管理資源。檔案管理部門應該牽頭建立一支專業素質過硬的人才隊伍，有效解決當前檔案數字化技術應用中存在的問題。其次，應該做好管理人員的保密和安全教育，培養良好的保密意識，切實維護企業的利益。

2.4? 提高數字化檔案管理的安全性

數字化技術在企業檔案管理工作中的應用，還應該尤其注重安全性的問題。對于企業來說，檔案信息就是企業的生命，是企業發展的重要保證。首先，應該避免由于工作人員的操作失誤出現的信息泄露問題，針對不同保密等級的檔案信息，應該設立防火墻，應用加密技術，隔離檔案信息。其次，做好網絡監控系統建設，從而更加有效地阻擋外部網絡的入侵，最大限度地杜絕檔案信息泄露的情況，切實保證企業檔案信息的安全性，發揮檔案信息對于企業發展的重要價值和作用。

3? ? 結語

綜上所述，對于企業來說，檔案管理工作涵蓋的范圍比較廣，并且直接關系到企業的自身利益。所以，這就需要在開展檔案管理的過程中，本著嚴謹的工作態度。同時，應該注重強化信息意識、安全意識以及法律意識等。在企業檔案管理工作中應用數字化技術，能夠更好地保證檔案管理的規范化，檔案的時效性和應用性也得到了很好的增強。因此，企業應該注重相關管理人才的培養以及先進科學技術的應用，切實發揮數字化模式下檔案管理工作的重要作用。

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