大型公立醫院檔案信息化建設實踐與探討

龍東波 李寧 王宇 付鳳環

摘要：隨著我國醫藥衛生體制改革的不斷深化，醫院整體發展步伐不斷加快，對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。本文通過分析醫院檔案信息化管理工作的實踐與探索，結合醫院檔案管理工作實際及信息化管理過程中遇到的問題進行分析，提出了四個有針對性的建議。

關鍵詞：大數據 檔案管理 信息化建設

公立醫院的檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，是衡量醫院管理水平的一個重要標準。做好檔案管理工作是提升醫院綜合管理能力的重要途徑之一，對促進醫院快速借鑒歷史發展的各方面經驗，提高工作效率及管理能力都具有重要意義。[1]

一、醫院檔案信息化管理工作現狀分析

為提高醫院整體管理水平，中國醫學科學院腫瘤醫院（以下簡稱“醫科院腫瘤醫院”）的檔案管理工作始終遵守國家相關法律規定，嚴格按照國家衛生健康委員會、國家檔案局、中國醫學科學院等上級主管部門的要求，逐步完善醫院檔案管理制度體系建設，加強醫院對檔案工作的重視，逐步提高檔案信息化建設管理水平。

（一）不斷增強對檔案信息化的重視，加大資金投入，提高管理水平與使用效率

檔案數字化是信息時代推進檔案工作現代化的必然要求，也是實現檔案事業跨越發展的有力抓手。[2]醫科院腫瘤醫院大力推進檔案數字化戰略，醫院領導層充分認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作予以高度重視，在完成檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管等基本工作的基礎上，于2017年上線檔案管理系統，使各部門通過系統完成整理、立卷、歸檔工作，規范了工作流程，提高了工作效率。在檔案資源體系建設方面，醫科院腫瘤醫院將檔案劃分為文書檔案、基建檔案、教育檔案、科研檔案、設備檔案、紀檢檔案、照片檔案、音像檔案等幾大類檔案，在原有數字檔案的基礎上，新整理文書檔案、科研檔案、圖紙檔案5000多卷，完成文書檔案41萬頁的掃描工作、目錄著錄39100條；對文書檔案做OCR識別工作；升級后，通過醫院內網、服務器，科室的檔案管理員在一定的授權下，就可以通過網絡檢索文件、圖紙等掃描件，而不需要再去翻找紙質版文件。這樣做大大提高了工作效率，并且對原始檔案有一定的保護作用。全新建設的檔案管理系統，能夠實現對醫院檔案資源進行一體化管理，包括文件級管理、案卷級管理、文件借閱管理、檔案借閱管理、檔案移交管理、瀏覽器版郵件、用戶和角色管理、系統管理員工具、目錄管理、檔案編研、檔案銷毀、多媒體檔案管理、電子原文管理功能。該系統繼承了原檔案系統的一切優點，優化使用中存在問題的地方，同時可以將數據、報表等完整地轉進來。

在大型醫院巡查、檢查工作中，在醫院變更重要信息接受上級單位檢查過程中，在醫院工會接受上級工會組織檢查等工作中，檔案管理系統發揮了重要作用。從上級來文、本院制度建設、人事任免、基建審批、機構成立、變更文件、重大課題申報，到醫院歷史沿革、60年院慶等重大活動、醫院宣傳等方面，都凸顯了新檔案管理系統的高效性、便捷性。

（二）完善檔案管理制度建設，提高制度執行水平，促進檔案管理工作科學化、制度化、規范化

2017年6月，在全國檔案安全工作會議上，時任國家檔案局局長李明華明確指出，要進一步強化制度建設，“一是要抓好制度的廢改立”，“二是要抓好制度的執行”[3]。

醫科院腫瘤醫院的檔案管理制度緊跟上級主管部門——中國醫學科學院的步伐，及時更新，保證檔案管理制度與國家規定高度統一。根據上級主管部門要求，醫科院腫瘤醫院及時修訂醫院《文件材料歸檔范圍和保管期限》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》，正在擬稿中的制度為《檔案工作突發事件應急預案》及《中國醫學科學院腫瘤醫院檔案管理章程》。在完善制度的同時，醫科院腫瘤醫院還加強制度的落實及執行。醫院檔案科將檔案領域相關法律文書規定編制成冊，供本單位檔案管理員內部學習交流；定期開展檔案相關工作培訓，提高檔案管理相關制度的執行水平，進一步提高檔案管理工作的科學化、制度化、規范化水平。

醫科院腫瘤醫院建立了統一的檔案管理與應用平臺，以PDF格式文件作為統一的檔案資源保存及利用格式，提高了醫院電子檔案管理的標準化水平，有利于電子檔案管理存儲安全、利用便捷。

（三）設立處室兼職檔案管理員，建立反饋機制，及時改進檔案管理工作

醫科院腫瘤醫院的檔案管理工作由醫院院辦公室檔案科負責，要求各職能部門設立本部門兼職檔案管理員，負責本部門的資料定期歸檔工作。醫院檔案科形成了一支由26名專兼職檔案管理員組成的隊伍，每年定期對全院檔案管理員進行培訓。醫院定期召開培訓會及座談會，會上專兼職檔案管理員根據各自部門遇到的問題開展頭腦風暴，軟件公司現場答疑，根據各部門歸檔工作中遇到的問題，及時修改檔案管理軟件設計功能，在技術允許的范圍內盡可能滿足各部門工作需求，形成良性循環，不斷完善檔案管理工作。

二、公立醫院檔案信息化建設工作面臨的問題

（一）個別部門對檔案信息化工作重視度不足

個別部門對醫院檔案信息化工作不夠重視，未能及時完成檔案信息化工作。按照醫院制度規定，工程竣工后應將工程相關文件移交醫院檔案科統一管理，由檔案科完成檔案信息化工作。之前，個別部門在某項工程竣工后，未按照規定將檔案移交，造成圖紙破損、遺失等情況，原始檔案缺失破損，致使后續難以完成此檔案的信息化工作，更不能為相關部門提供檔案查閱服務。部門領導不夠重視檔案歸檔及信息化工作，部門檔案管理員也沒能起到監督督促作用，致使在項目需要維修、查找原始圖紙時，醫院檔案科沒有此方面的圖紙，不得不到北京市檔案館查詢此類建筑圖紙。

（二）部門檔案管理員人員流動較大，影響檔案信息化工作效率

人才是醫院發展的重要助力。個別部門的兼職檔案管理員經常變動，致使部門檔案信息化工作經常由新人承擔，醫院需重新對新人進行培訓，浪費人力、物力。如此反復，將造成很大的損失。經過多次討論，醫院層面要求科室的檔案管理員相對固定，以便檔案信息化工作的開展。

（三）檔案信息化安全意識不夠

檔案安全是檔案有效利用的前提，在檔案工作中處于極其重要的地位。醫院內部個別部門在正式歸檔前，對文件的安全保管意識不夠，極易造成文件丟失等情況，造成無法彌補的損失。對此，醫院多次召開會議強調安全問題，聘請專業消防人士對全體專兼職檔案管理員開展檔案安全培訓，聘請專業檔案軟件公司人員開展檔案信息化安全培訓，定期對全院所有檔案室開展全面檢查和不定期抽查，優化醫院檔案信息化工作權限設置，限制查閱范圍，多措并舉確保檔案實體安全及信息化安全。

三、公立醫院檔案信息化建設舉措及建議

（一）加強宣傳，提高對檔案信息化工作的重視

醫科院腫瘤醫院應抓住每年6月9日“國際檔案日”的契機，向醫院內外宣傳醫院檔案工作，如利用醫院內部電子屏幕、醫院官網、官方微信公眾號、醫院微博、H5新媒體海報等多種方式宣傳檔案工作，可同步制作老檔案展覽、圖片展等，圍繞醫院發展歷史，講好醫院院史故事。通過一系列宣傳活動，傳播檔案文化，展示醫院館藏檔案資源魅力，[4]讓醫院職工了解院史的同時，提高對檔案的保護意識，認識到檔案的珍貴價值，提高對檔案信息化工作的重視。

（二）加強專業檔案信息化人才團隊建設

為了能充分利用現代科技手段，建成以數字資源為內容、安全管理為保障、遠程管理為目標的數字檔案室，實現檔案管理信息化、檔案整理規范化、檔案存儲數字化、檔案利用網絡化的檔案管理工作模式，[5]專業的科技及檔案管理人才是必不可少的。在醫科院腫瘤醫院26名專兼職檔案管理員中，最低學歷為本科，最高為碩士研究生，整體受教育程度較高，但只有一人是檔案學專業，占比較高的是公共衛生管理專業、計算機專業，很少有人接受過專業、系統的檔案學理論知識教育，這就需要我們從自身實際出發，在加強現有人員專業知識培訓的同時，有針對性地吸引檔案管理專業信息化人才。

（三）強化檔案信息安全建設，全面提高檔案安全整體意識及管理水平

將數字檔案信息長期保存戰略融入我國信息化建設、檔案事業發展規劃有利于可持續發展，避免重復投入。[6]《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，“十三五”期間，我國檔案事業發展的目標之一是檔案安全高效化，即要在總體國家安全觀的基本思想指導下，完善檔案安全的基本條件和應急管理機制，建立并健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，提高檔案網絡和信息系統風險管理能力。

在實際操作中，對于日漸增多的數字檔案，醫科院腫瘤醫院檔案科引入專業的檔案軟件公司與本院信息部門一道完善加固檔案安全防護系統，利用信息技術保障檔案信息安全；建立健全檔案存儲備份，保證備份文件在獨立的醫院內部服務器上運行的同時，還另行準備多份備份文件，這樣既能降低檔案信息毀滅丟失的風險，又能將檔案信息資源集中起來管理、開發和利用。

（四）將檔案信息化建設工作與部門績效考核直接掛鉤，增強激勵效果

為提高相關部門對檔案信息化建設的重視，可考慮將部門檔案信息化建設工作執行情況作為職能部門績效考核指標，以便提高部門領導的重視，從而推動醫院檔案管理工作的發展。針對醫院職能部門檔案信息化建設考核工作，應根據部門工作的性質、特點及共性，設立可行的績效考核指標和激勵體系，以有效促進檔案管理工作的長效發展。[7]從實際操作角度出發，檔案信息化建設工作是全院各部門都涉及的工作范疇，符合醫院整體工作目標，這大大提高了將這一指標作為績效考核指標的可行性及實用性。

綜上，公立醫院檔案信息化建設是一項系統工程，對醫院的長遠可持續發展具有重要的積極作用。我們應抓住大數據時代、人工智能等高科技手段蓬勃發展的機遇，取其精華，為公立醫院乃至我國醫療衛生事業的全面持續發展做出積極貢獻。

*基金項目：中國醫學科學院北京協和醫學院腫瘤醫院管理研究課題專項基金（項目編號LC2017D10，課題名稱：《中國醫學科學院腫瘤醫院檔案精準化管理研究與實踐》）。

注釋及參考文獻：

[1]于雅娟.大數據對醫院檔案管理發展的影響[J].檔案管理，2016（2）：85-86.

[2]董鳳鳳.美國國家檔案館服務特色及啟示[J].北京檔案，2019（11）：42-44.

[3]劉爽，周耀林.檔案安全制度建設研究[J].中國檔案，2017（8）：62-64.

[4]趙躍飛.檔案宣傳應有“傳播維度”概念[J].檔案管理，2019（5）：70.

[5]楊玲，吳玉龍，宋元，米捷.自然資源部數字檔案室建設的問題與對策[J].北京檔案，2018（5）：34-35.

[6]謝永憲，成佳秀，王欣.澳洲數字檔案信息長期保存戰略分析及啟示[J].蘭臺世界，2019（3）：29-31.

[7]鐘俊學，翟慧文，彭望清.建立公立醫院員工分級分類績效評價體系的探討——以中山大學腫瘤防治中心為例[J].中國腫瘤，2018，27（8）：589-595.

作者單位：1.國家癌癥中心/國家腫瘤臨床醫學研究中心/中國醫學科學院北京協和醫學院腫瘤醫院

2.中國醫學科學院