行政事業單位檔案管理中提高電子檔案價值的分析與探究

徐艷紅

河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部

行政事業單位檔案為國家檔案中重要組成部分，目前在其管理過程中還有一些問題。隨著電子檔案的應用推廣，大為改善了行政事業單位檔案管理，提高了管理效率和服務質量。檔案管理人員應發揮好電子檔案優勢，進而為單位管理工作作出應有貢獻。

一、目前檔案管理中存在的主要問題

（一）單位各方面支持力度不足

行政事業單位一般為管理部門，注意力更多放在促進民生、保障民祉等日常管理事務上，對檔案管理的認識和重視程度不足。很多領導和同事對文件日常歸檔意識不強，往往導致檔案收集不全。同時，在日常工作中，往往對檔案使用意識不強，進而缺少社會資源和發展動力。另外，單位領導因工作焦點不同，是否重視檔案工作，也是檔案管理發展的重要因素。

（二）軟硬件保障設施的需要升級

檔案管理工作現代化、電子化需要完善的軟硬件條件（管理系統、高拍儀、大容量存儲設備、電腦等），并配備專業的管理人員。部分行政事業單位辦公場所較少，庫房偏小，文件消毒柜、防磁柜等擺放緊張，難以滿足日益增加的檔案存檔需求，導致檔案管理工作人員心有余而力不足，檔案室更新升級新面貌面臨著瓶頸。

（三）檔案管理水平和服務意識需要升級

檔案資料具有一定的機密性，要求相關檔案管理人員須具有較強責任感以及較強專業水平。現階段，我國行政事業單位檔案管理工作缺少高素質管理人才，大部分院校未設置行政事業單位檔案管理課程，導致專業性管理人才稀缺。此外，部分檔案人員滿足于日常性事務工作，培訓學習機會較少，服務意識和服務理念難以跟上現代化檔案管理。

二、行政事業單位檔案管理中電子檔案的價值研究

（一）電子檔案要保障其安全性和私密性

電子檔案的應用可以加強檔案管理的保密性，傳統檔案管理中，紙質檔案資料工作量較大，往往需要其他工作人員配合，容易導致保密性文件信息泄漏情況。而電子檔案能有效解決這一問題，在查閱相關檔案時，只需要進入檔案管理平臺，輸入工作賬號密碼即可在系統內查詢到檔案信息，極大地減少了工作人員的工作量，且無需他人協助，只有有管理權限的人員才能夠查閱，有效提升了檔案信息的保密性。

（二）電子檔案可以有效降低行政成本

電子檔案可以盡可能減少實體檔案的庫存面積，以大容量硬盤等存儲檔案信息即可，大大節約存儲空間。減少采購檔案袋、檔案盒、檔案架的數量等，促進行政事業單位檔案工作的規范、有序管理，有效減少行政成本。

（三）電子檔案可以有效提升檔案管理水平

傳統紙質檔案，在信息錄入環節就耗費了大量的人力物力財力，信息需要管理人員手工錄入，難免會出現錯誤、遺漏等問題。另外入檔需要打印大量紙質材料，無形中增加了很多成本開支。而電子檔案可以將信息整體性錄入系統，具有統一規范性標準，實施分類管理后查閱和使用極為方便，大大提升了檔案管理的科學性和效率性。電子檔案能夠全面提升檔案管理工作效率，利用現代信息技術在檔案系統中使用軟件管理，有效節省人力物力財力，保障檔案信息的準確性。此外，紙質檔案修改或者增添新信息時，傳統管理模式操作較為繁瑣，需要人工查找資料并手動修改。而電子檔案則無需這些步驟，只需要在系統中查找檔案信息，在相應的文本框中輸入修改內容，及時更新信息即可，具有操作性強、十分方便的特點，實現有效查缺補漏。

（四）電子檔案提升檔案管理服務水平

近些年，針對檔案管理制定了相應的法律法規，為相關工作發展提供了有效保障。在檔案管理和存儲系統中，檔案信息被規范有序存儲，需要使用時可以實現快速查詢、調閱，大幅度提升行政事業單位檔案管理服務水平。此外，電子檔案還可以實現資源的共享，有助于打破“信息壁壘”。

三、結語

綜上所述，隨著我國信息技術的不斷發展，電子檔案在行政事業單位檔案管理中發揮著重要的作用。工作人員要不斷提升檔案管理水平和工作效率，發揮電子檔案優勢，促進單位建設不斷發展。