機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究

李衛華

摘 要：機關事業單位在發展過程中，因自身所持續進行的活動，單位內部會產生一些制度、資料等發展痕跡，這些信息被集中歸納保管后就成為機關事業單位的檔案。基于此，本文以檔案管理作為研究對象，分析數字化技術用于檔案管理的必要性，結合當前檔案管理現狀，通過明確數字化建設目標、建立數字化管理系統實現對原有紙質檔案的妥善處理，突出數字化技術的應用優勢。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;數字化技術

從成立開始，機關事業單位就形成了屬于自己的單位檔案，其中包含規章制度、資料信息、財務賬目等，隨著事業單位規模的擴大，這些檔案內容也會不斷擴充和更新。檔案管理在事業單位發展進程中發揮著至關重要的作用，它能為單位管理決策提供參考依據，將數字化技術用于檔案管理工作中，實現對檔案的數字化建設，將有利于推動事業單位檔案管理的規范性。

一、機關事業單位檔案數字化建設的必要性

首先，事業單位過去的檔案都是紙質的，紙質檔案在調閱方面不占優勢，調閱效率較低。很多紙質檔案都是在普通的檔案柜中存放，但檔案柜如果目錄不全，人們在調閱檔案時只能依靠管理人員的預估。一旦檔案管理人員換崗，新的管理員不了解檔案的存放情況，人們再尋找檔案就要耗費大量時間和人力。因此，有必要加強檔案數字化建設，減輕檔案管理人員的工作負擔。不僅如此，檔案數字化建設提高了檔案的調閱效率，人們調閱檔案時無須經過各環節的申請和報批，可以直接從系統中查閱檔案內容。其次，紙質檔案分布松散，冗余情況突出。各部門的檔案被存放在各部門，這不利于機關事業單位對檔案的統籌管理，也影響了檔案內容的利用效率。應用數字化技術后，檔案資源得到了保護，特別是檔案保管期限限定與定期選擇性銷毀機制的確立，有效保證了檔案的安全性，解決了以往檔案存放所占空間較大的問題。最后，檔案數字化建設解決了以往紙質檔案存在的安全隱患問題。紙質檔案易燃易受潮，遇到明火或電路火花時，紙質檔案容易被燒毀。如果將其存放于電腦系統中，檔案被妥善保存，以上問題就能迎刃而解。

二、機關事業單位檔案管理數字化建設現狀

1.缺乏對檔案數字化建設的正確認識

互聯網時代背景下，數字化已成為社會發展的一大趨勢，在機關事業單位的檔案管理工作中，人們依然沒有樹立起科學的檔案數字化管理理念。部分事業單位缺乏對檔案數字化建設的認知，管理者和領導者認為當前采用的檔案管理模式雖然陳舊，但已經成熟，且可以為單位帶來良好的工作效益，無須再做任何改變。有的事業單位雖然引進了先進的設備儀器，建立了檔案數字化管理系統，但由于觀念上的問題，事業單位并沒有真正意義上實現數字化建設，基于此情況，檔案管理工作效率難以提升。應用數字化技術進行檔案管理是當前時代的發展潮流，發揮互聯網的技術優勢能夠突破以往的檔案管理工作，依靠數字化技術靈活性和便捷性的優勢，降低檔案管理人員工作強度，提升工作效率。

2.數字化技術應用方面存在的問題

網絡信息技術與計算機技術的發展使數字檔案信息安全在技術層面上面臨較多新的問題。信息安全技術水平的提升解決了數字檔案信息在安全保障方面的問題，但技術的發展也為其帶來新的挑戰，這需要信息安全技術和數字化技術必須進一步發展。數字簽名和數字水印是當前最常見的檔案信息識別技術和鑒別技術，但應用時存在一定的缺陷，相關配套機制不夠完善。

3.相關配套設施不完善

機關事業單位檔案數字化建設離不開高性能硬件設施和軟件系統為支撐。但出于認識上的不足，有的單位領導認為通過網絡信息技術的使用就能完成檔案管理系統的開發和使用，但人們忽視了對檔案數字化管理氛圍的營造，相關配套設施不夠完善。一方面，檔案管理環境較差，檔案室條件簡陋，有的事業單位沒有為檔案管理工作留出空間;另一方面，配套設施陳舊落后，未及時更新，軟件系統不流暢，影響用戶對檔案的查閱體驗。

三、機關事業單位檔案管理中數字化技術的實踐應用

1.明確檔案數字化建設的目標，完善相關管理制度

在當前機關事業單位的數字化建設工作中，應明確檔案數字化建設的目標，選定方向，結合檔案管理工作的實際情況，科學開展檔案數字化建設工作。現如今，以互聯網為載體的網絡信息技術已經滲透到各行各業和各個社會領域，事業單位應認識到數字化技術的應用優勢，在檔案數字化建設進程中以檔案管理工作的數字化、高效化為目標，有序開展檔案管理工作，在提升檔案管理效率的同時使檔案管理系統更好地服務于事業單位。為了迎合時代的發展趨勢，事業單位應建立起數字化檔案管理體系，完善相關運行模式，突出檔案管理的功能效應，明確檔案數字化建設的目標與發展方向。作為一名管理者，應強化對檔案管理工作的認知，了解數字化技術的應用優勢，在接下來的工作中主動整合資源，加大對檔案數字化建設的資金投入，做好軟件研發和硬件設施的投入工作，為檔案數字化建設提供可靠的技術支持。

事業單位檔案管理數字化技術的應用離不開完善的檔案管理制度。高效有序的檔案管理工作體系離不開完備的制度支撐，應從事業單位的實際發展情況出發，建立符合數字化技術發展的檔案管理制度，提高制度對檔案管理的適應性。針對不同的管理工作，其制度的側重點也會不同，管理人員應準確把握管理主體屬性，遵循因地制宜的原則建立檔案管理制度。大量檔案資料的輸入輸出和整理加工，要求檔案管理部門在完善內部運行工作的同時，做好與其他部門的工作銜接，引導全體人員一同參與檔案管理工作，突出管理制度的層次性。提供檔案資料的部門應統一檔案格式，注重數字化操作，實現檔案管理工作的規范化和數字化。

2.建立檔案數字化管理系統，實現系統之間的有效銜接

機關事業單位檔案數字化管理系統的建立是提升檔案管理效率的關鍵。現如今，檔案管理工作能否為人們提供便捷的信息服務已成為衡量檔案管理效率的前提。有必要在機關事業單位內部建立先進的檔案數字化管理系統，支持檔案資源的高效共享，拉近各部門的距離，節省人們在檔案調閱方面的時間。檔案數字化管理系統的應用功能主要體現在電子文件管理系統的建立。遵循前端控制原則和文檔一體化管理原則，打通從業務系統到電子文件管理系統、檔案長期保存系統的信息通路，完成對檔案的全生命周期管理，滿足檔案從生成采集、分類整理、移交歸檔、鑒定處置、長期保存的需求，在保證電子文檔真實性、完整性的同時，保障了文檔的法律證據效力。系統共包含文件捕獲、文件保管、文件利用、鑒定處理等方面內容，可實現元數據的自動整理，提高檔案管理效率。

對于機關事業單位的檔案管理部門來說，檔案就是一種資源。如果事業單位將檔案資源通過內部局域網或直接連接社會網絡，單位內部人員和社會大眾可以通過網絡平臺獲得檔案資源的共享權和使用權，這時檔案的價值就會充分發揮。為了強化檔案數字化管理系統的社會推動作用，建議事業單位在完善檔案管理系統的基礎上，將其與單位內部系統、外部管網相銜接，進一步妥善系統平臺，發揮檔案資源的共享價值。建立全業務檔案利用平臺，加強對檔案數字化管理全過程的嚴格管控。在檔案歸檔方面，平臺支持上傳歸檔，由檔案管理員審批后才可以入庫到指定目錄;在檔案借閱方面，平臺可分成電子借閱和紙質借閱兩種方式。提交借閱表單后，審批通過才可以查看或下載;在檔案鑒定方面，如果檔案過期失效，檔案管理員需要對檔案做鑒定處理;在檔案銷毀方面，對于鑒定結果為銷毀的檔案，進行銷毀操作并記錄銷毀的原因。

OCR技術作為檔案錄入核心技術，在檔案數字化管理工作中意義重大。檔案管理人員將檔案掃描上傳到識別系統，系統對圖片進行處理，利用OCR技術自動讀取文檔內容，并生成可編輯電子文本。該技術可對文本進行掃描儀掃描，經過光電轉換得到圖像信息，利用漢字識別技術完成文本自動輸入，減輕了以往數據錄入的工作強度，提高錄入速度。

3.加工原有紙質檔案，建設檔案數字化管理體系

事業單位實現檔案數字化建設后就會遇到紙質檔案如何處理的問題，原有紙質檔案數量較多，內容繁雜，將這部分檔案融入檔案管理系統至關重要。針對原有紙質檔案的處理問題，可以從三個階段進行處理：第一階段，將分散在各個部門的紙質檔案統一收集并整合，對檔案內容分類歸納，重新梳理編輯目錄，將其融入檔案數字化管理體系中，完善對檔案資源的統籌管理;第二階段，在電子檔案管理系統上線后，如果原有紙質檔案數量過多，可對利用率較高的檔案優先托管，先處理這部分重要檔案資源，將其納入檔案系統;第三階段，對已經完成掃描的檔案認真梳理，分批次銷毀沒有保存價值的檔案，針對有必要保存的檔案資源，可以選擇基礎留存，也可以進行委托托管。

機關事業單位檔案數字化體系建設與推廣是保障檔案管理數字化落實的關鍵。可以從以下幾方面入手推進該項工作：首先，在事業單位內部建立關于檔案數字化管理的項目方案，確立方案推進計劃，對方案進行成本預算，在系統上線后建立與之相適應的管理組織架構與管理制度體系，為數字化技術的應用奠定基礎;其次，事業單位在平臺上線之后開始培訓檔案管理人員，要求檔案管理者學會對系統的正確操作，完成對各項系統的銜接，使專職檔案管理人員和其他崗位人員都能掌握正確應用平臺的方法，實現對系統的不斷優化。

總而言之，數字化技術在各項管理工作中發揮著至關重要的作用，對促進社會發展意義重大。機關事業單位是為我國現代化事業建設服務的重要單位，檔案管理工作效果直接關系到現代化事業的發展，積極引進數字化技術有利于推動檔案管理平臺的建設，推動檔案管理信息化水平的提升。

參考文獻

1.夏靜.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析.才智，2019（22）.

2.車貫.事業單位檔案管理創新路徑探討.才智，2019（20）.

3.白宇.試論事業單位數字化檔案管理工作.科技創新導報，2019，16（19）.（責任編輯：蘭卡）