前端控制思想在醫(yī)院合同檔案管理中的運用

余潔

摘 要：將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理中，對合同檔案形成、整理、歸檔等過程進行質(zhì)量控制，有利于保證合同檔案的完整、齊全、規(guī)范，確保合同檔案質(zhì)量，提高醫(yī)院合同檔案的利用效率。

關鍵詞：前端控制;合同檔案;檔案管理

前端控制思想最早是在電子檔案管理中提出的，并在其他類型的檔案管理中形成了一些成熟的做法，但目前對前端控制思想在醫(yī)院合同檔案管理中運用的探討和研究較少。醫(yī)院合同檔案是保障醫(yī)院合法權益的重要依據(jù)，合同檔案管理質(zhì)量的好壞直接影響合同檔案的利用。筆者認為，將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理，具有重要的意義。

前端控制思想源于電子文件的產(chǎn)生，是檔案管理工作者在電子文件生成之初就進行關注和干預，對電子文件從生成到歸檔的全過程進行規(guī)劃、監(jiān)督和控制，提前規(guī)定電子文件的歸檔范圍、文件質(zhì)量和保存條件等標準，使電子文件內(nèi)容和形式更加規(guī)范，保證電子文件的憑證性價值，提高電子檔案的質(zhì)量。醫(yī)院合同檔案的前端控制，就是將控制環(huán)節(jié)提前到合同形成階段。檔案管理工作者在合同形成時提前介入，對合同檔案形成、收集、整理、保管和利用等過程進行全面質(zhì)量控制，保障合同檔案真實有效和齊全完整，確保合同檔案質(zhì)量。

一、醫(yī)院合同檔案實施前端控制的必要性

1.前端控制是保證合同檔案質(zhì)量的有效措施

隨著醫(yī)院業(yè)務的不斷發(fā)展，在醫(yī)療、保健、科研、教學等管理工作中會產(chǎn)生越來越多的合同檔案。醫(yī)院合同類別多樣，內(nèi)容繁雜，專業(yè)性較強，涉及的部門也較多，比如，科研課題合同由科研部形成、人員聘用合同由人力資源部形成、基建項目合同由后勤管理部形成、衛(wèi)生耗材及醫(yī)療設備購置合同由設備科形成等等。由于各部門合同承辦人員的業(yè)務水平參差不齊，加上缺少有效的約束機制，合同經(jīng)辦人員往往會根據(jù)自己的經(jīng)驗簽訂合同，合同檔案的質(zhì)量難以保證。比較常見的問題有：合同條款不全、合同內(nèi)容有缺漏，比如缺少違約責任、缺少簽名、漏蓋公章、漏簽日期，合同文字不嚴謹、意思不明確、表達不清晰，合同格式不符合規(guī)范要求，審批手續(xù)不完善，相關支撐材料缺失等，這些都會直接影響到醫(yī)院合同檔案的質(zhì)量。為此，有必要關口前移，采取有效的管理措施，確保醫(yī)院合同檔案質(zhì)量。

2.前端控制是保證合同檔案歸檔齊全的必要手段

醫(yī)院不少部門對合同檔案重要性的認識不足、歸檔意識和責任心不強，導致合同歸檔不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面是合同簽訂后，部分承辦人員沒有及時對合同進行整理和收集，也不會主動將合同移交到醫(yī)院檔案部門歸檔;還有些承辦人員為了方便自己利用，將簽訂后的所有合同審簽文件保留在自己手中。另一方面，檔案部門對醫(yī)院合同簽訂情況不甚了解，無從知曉醫(yī)院到底簽訂了多少合同、是哪些部門負責簽訂的，而且醫(yī)院各部門之間缺乏有效的配合和協(xié)調(diào)，也影響到檔案部門對醫(yī)院合同簽訂情況的掌握。這些都給醫(yī)院合同檔案的收集帶來一定的困難，導致醫(yī)院合同檔案歸檔不及時、甚至未歸檔，部分合同原件丟失和損壞，合同檔案的完整性和齊全性得不到保證，給醫(yī)院造成無法挽回的損失。因此，有必要采取前端控制手段，要求承辦部門按照管理流程，在合同簽訂完成后，及時將合同文本及相關材料收集整理，及時歸檔，才能確保醫(yī)院合同檔案齊全和完整。

3.前端控制是實現(xiàn)合同檔案有效利用的重要保障

合同檔案的有效利用是合同檔案本身價值的體現(xiàn)。筆者在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，雖然合同檔案的利用頻率相對較高，但醫(yī)院合同檔案利用效率卻比較低。究其原因：一是合同歸檔不全影響了合同檔案的有效利用。由于缺乏完善的管理措施，部分合同沒有及時歸檔，導致在利用者需要借閱合同時，檔案部門無法為其提供所需的合同檔案，更談不上有效利用;二是合同檔案質(zhì)量不高影響合同的法律效力。由于沒有制定統(tǒng)一的合同管理流程，有的合同沒有經(jīng)過相關部門及領導的審核，歸檔合同的格式不夠規(guī)范、合同內(nèi)容不夠完整;有的甚至存在關鍵要素缺失。這些都極大地影響到醫(yī)院合同檔案的法律效力和利用價值，導致醫(yī)院的合法權益受到損害。為解決上述問題，在醫(yī)院合同檔案管理中實施前端控制顯得尤為重要。

二、醫(yī)院合同檔案前端控制的實施措施

1.制定合同檔案管理制度，規(guī)范管理流程

完善的管理制度是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院通過制定合同檔案管理制度和操作流程，明確相關部門的職責、規(guī)范合同簽訂的流程、提出合同歸檔的質(zhì)量標準和要求，可以使合同檔案管理有序、有章可循。首先，實行合同歸口管理，各部門負責對其業(yè)務范圍內(nèi)的合同起草、報送審批、簽訂歸檔和合同履行;其次，規(guī)范合同審批管理流程，按規(guī)定的流程進行審批;第三，實行醫(yī)院合同專用章制度，由院長辦公室專人負責用章并履行登記手續(xù);第四，專人負責辦理合同歸檔手續(xù)。醫(yī)院合同簽訂后，院長辦公室應指定專人負責對合同文本及相關支撐材料，及時辦理歸檔手續(xù)歸檔管理。各部門自覺遵守檔案規(guī)章制度，按流程辦事，才能減少工作中的隨意性，促進醫(yī)院合同檔案的規(guī)范化管理。

2.加大檔案宣傳力度，提高合同檔案管理意識

針對經(jīng)辦人員檔案意識薄弱的問題，醫(yī)院通過加強檔案宣傳，并通過典型事例，強調(diào)合同檔案的重要性以及合同歸檔的必要性，增強經(jīng)辦人員的檔案意識和責任意識，使大家對合同檔案給予足夠的重視，合同檔案質(zhì)量和歸檔率才能得到提升。

3.重視合同檔案業(yè)務培訓，加強合同歸檔業(yè)務指導

一是檔案管理人員要加強業(yè)務學習。打鐵需要自身硬，檔案管理人員要學習合同檔案專業(yè)知識，熟悉合同簽訂的流程，只有具備了較高的專業(yè)素質(zhì)和技能，才能更好地完成合同檔案管理工作。二是組織對合同承辦人員進行檔案培訓，提高他們的業(yè)務水平和工作能力，確保簽訂的合同符合規(guī)范要求。三是檔案管理人員加強與業(yè)務部門承辦人員的溝通，了解合同的簽訂情況，并對合同承辦人員進行合同歸檔業(yè)務指導，督促并協(xié)助做好合同的簽訂、收集、整理及歸檔工作。

4.加強合同檔案全過程質(zhì)量控制，優(yōu)化管理模式

優(yōu)化醫(yī)院合同檔案管理模式，對合同的擬定、審核、簽署、履行及歸檔全過程進行質(zhì)量控制。具體做法：①合同經(jīng)辦部門負責合同的前期論證，合同起草，組織相關人員與合同對方進行合同談判，對合同條款及相關資料進行審查，填寫《醫(yī)院合同（協(xié)議）審批單》，提交相關部門審核。②財務、審計、監(jiān)察部門以及法律顧問對合同進行審核，審核部門負責人在審批單上簽署意見;承辦人員按要求修改，審核通過后，呈院領導審批、簽字。③院辦安排專人管理合同，合同管理員負責對審核完畢、完成會簽的合同進行編號、加蓋公章，將合同文本及相關材料進行收集整理，建立合同臺賬，臺賬的內(nèi)容包括合同編號、簽訂合同的對方單位、合同內(nèi)容、合同金額、簽訂日期、經(jīng)辦科室、經(jīng)辦人等基本信息，隨后填寫《醫(yī)院合同資料簽收單》，將合同副本或復印件分發(fā)給相關部門履行，將合同正本及相關材料移交到醫(yī)院檔案部門集中統(tǒng)一管理。通過上述措施，達到對醫(yī)院合同檔案實施前端控制的目的，確保合同檔案的準確性和有效性。

三、醫(yī)院合同檔案實施前端控制的管理成效

1.提高了醫(yī)院合同檔案的歸檔率

醫(yī)院合同檔案管理實行前端控制后，各部門簽訂合同必須嚴格遵守合同檔案管理制度，按照統(tǒng)一的流程辦理合同業(yè)務，確定合同專人管理，強調(diào)合同管理人員在加蓋公章環(huán)節(jié)對合同文本及相關材料統(tǒng)一收集。有了制度的約束，各部門積極協(xié)調(diào)合作，使合同檔案管理工作有序開展、各環(huán)節(jié)可控，減少了合同漏歸現(xiàn)象，提高了合同檔案的歸檔率。

2.提高了醫(yī)院合同檔案的質(zhì)量

醫(yī)院實行合同檔案前端控制，加強合同檔案全過程質(zhì)量控制，在醫(yī)院合同檔案管理中起到了至關重要的作用。通過在合同審核、蓋章環(huán)節(jié)進行質(zhì)量把控，重點審核合同是否符合《合同法》的規(guī)定、條款是否合理、內(nèi)容是否可行，及時糾正合同中的錯漏及不規(guī)范等問題，避免了合同移交到醫(yī)院檔案部門后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題再返工的現(xiàn)象，保證了合同的真實性、完整性和有效性，提高了醫(yī)院合同檔案的質(zhì)量。

3.提高了醫(yī)院合同檔案的利用率

隨著醫(yī)院合同檔案質(zhì)量和歸檔率的提升，合同檔案的利用率也得到顯著提高，能做到合同檔案“用時能找到，找到能管用”，較好地滿足了合同檔案利用者的需求。近年來，在醫(yī)院執(zhí)業(yè)校驗、重點學科申報、課題結題驗收和成果鑒定、領導離任審計、其他專項審計、各項檢查、設備維護、解決糾紛等管理工作中，醫(yī)院合同檔案發(fā)揮了其憑證性的重要作用。

將前端控制思想運用于醫(yī)院合同檔案管理中，采取有效措施，對合同檔案的形成、整理、歸檔等過程進行質(zhì)量控制，能確保合同檔案質(zhì)量，提高合同檔案的利用效率，為醫(yī)院發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）