提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

巴音巴特

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）04- 114- 01

摘 要 文秘人員一直以來作為辦公室之內的核心人員之一，主要負責對企業單位所有繁瑣工作予以處理，由于其工作效率會對辦公室，甚至整個企業單位的正常運營產生直接的影響，因此，對提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略進行深入的探討與分析就變得愈發重要，由此才可以為辦公室與企業單位的有序運行提供良好的保障。

關鍵詞 辦公室 文秘工作 提升質量 水平 有效策略

在企業單位之內，辦公室一直以來都具有不可或缺的地位與作用，在常規工作內，不但需要做好領導層下達的指令以及要求的傳達工作，還必須對基層工作的落實情況及時的反饋給上級領導；不但需要對企業單位之中的所有工作予以合理的協調，還必須做好領導層委派的對外交往工作。文秘作為辦公室之內的關鍵人員，其工作質量和效果極易對企業單位的有序運營產生直接的影響，所以，各個企業單位就需要積極調高辦公室文秘工作的整體質量以及水平，由此才可以促進企業單位各項工作的有序開展。

一、提高辦公室文秘工作質量以及水平的必要意義

在企業單位之內，辦公室一直以來都是落實管理活動以及行政活動的核心場所，負責著企業單位從上至下的全部行政管理管理工作，具有工作量繁重的特性，不僅需要向上級領導及時匯報基層工作的落實情況，同時還需要向基層職工及時、明確以及精準的傳達領導層下達的指令以及工作，做好所有細節工作。與此同時，辦公室通常還需要對企業單位之內全部職工之間存在的關系予以全面協調，加之對外交流以及協調等多項工作同樣是辦公室必須做好的工作任務之一，因此，辦公室之內文秘工作質量以及水平與行政管理工作之間具有極為緊密的關聯，所以企業單位就需要對文秘工作質量以及水平的進一步提升予以足夠的重視，由此才可以推動企業單位核心競爭力隨之提升，從而推動企業單位的不斷發展和進步[1]。

二、提高辦公室文秘工作質量以及水平的基本原則

文秘人員作為整個辦公室的核心人員之一，其工作必須嚴格根據下列基本原則所展開：首先，時刻遵循相關職業道德規范標準，嚴格要求自己，在進行常規工作時必須耐心、嚴謹與認真的做好自身本職工作。其次，不斷提高自身專業能力以及綜合素質，科學合理的對各項工作予以配置，以此不斷提升自身工作效率與水平。最后，時刻服從上級領導下達的指令，并且做好各層之間的交流協調，以此保證辦公室的所有工作都能夠有序進行。若是所有文秘人員都可以遵循相關規范標準展開相關工作，那么文秘工作質量以及工作水平必然會獲得有效的提高。

三、提高辦公室文秘工作質量以及水平的有效策略

（一）編制健全的獎懲機制

在進行辦公室工作時，若是管理機制能夠實現獎罰分明，能夠從某種程度上激發辦公室文秘人員的自主性以及積極性。因為獎懲機制的健全，文秘人員的崗位競爭意識便會被有效的激發，相應的文秘人員針對自身所提出的要求標準同樣會隨之提高。與此同時，獎懲機制同樣具有一定的警告性，能夠為文秘人員在進行常規工作時不斷完善自身提供一定的助力，在后續工作的正常開展同樣可以展現出良好的推動效用。在企業單位辦公室之內，編制獎懲機制可以嚴格按照辦公室文秘人員的具體工作效率以及效能予以編制，在優化獎懲機制時，相關管理者必須確保機制的有效性與全面性，在做好獎懲機制的編制工作以后，可以將機制落實的一個月為試用周期，同時對獎懲機制予以反復評測和調整[2]。

（二）積極提高文秘人員專業技能

按照企業單位業務種類之間存在的差異，文秘人員的工作難度系數同樣參差不齊，部分企業單位會對辦公室文秘人員的專業技能提出一定的要求。所以，各個企業單位需要在辦公室文秘教育培訓活動開展的過程中適當的提升投資力度，比如大部分企業單位會招納專業人士組織職工進行教育培訓活動，同時安排骨干人員深入其他企業單位予以深入的學習交流，把其他企業單位更為先進與有效的工作模式以及流程引入自身企業單位的辦公室文秘常規工作中，以此不斷強化辦公室文秘人員整體專業技能。在現代科技持續發展的現況下，專業知識理念的發展速度同樣有所提升，因此作為一名優秀的辦公室文秘人員，必須對自身專業技能以及思想觀念予以及時更新，由此才可以為文秘工作的順利開展與企業單位的有序運轉提供良好的保障。

四、結語

總而言之，在進行辦公室管理時，雖然辦公場地主要以辦公室為主，然而辦公室的核心工作內容需要以文秘人員工作質量以及水平的提高為主。然而在具體工作中，如果想確保策略效果能夠全面展現，并不是一蹴而就的，是需要一定的時間才能夠實現的。新工作模式的落實對辦公室文秘工作能夠展現出一定的參考效用，但是在實際落實時，還需要相關管理者按照辦公室文秘的主要特性予以選取，由此才可以促使辦公室文秘工作質量以及水平得以有效提升，從而確保辦公室與企業單位的正常運轉不受到影響。

參考文獻：

[1]趙磊.試論提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略[J].企業文化（中旬刊），2019（5）：262.

[2]葉知秋，劉恩超.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略研究[J].中文信息，2019（10）：179.