科研單位優化采購管理效率研究

彭云

摘 要：本文通過研究目前國內科研單位采購業務管理的現狀，從對采購的項目類別、職責權限、采購方式開始分析，到進一步對影響流程效率的問題進行識別分析，提出優化措施，旨在進一步規范和加強科研單位的采購管理，提高采購管理效率，提升科研人員滿意度，保障科研任務的順利完成。

關鍵詞：科研單位;采購效率;管理優化;評估機制

一、引言

科研采購效率是直接影響科研效率的關鍵因素之一。部分科研單位學科交叉、集成創新，采購業務也相對項目較廣、名目繁多，在政府采購制度的基礎上，為保證科研采購業務的知悉權和審批權，以及風險控制需要，采購必須根據實際情況按規定流程和路徑予以審批，采購流程的快慢反映了采購業務整體效率，進而影響科研效率。通過分析實際操作問題，對采購效率評估，可以對采購流程的效率進行識別和分析研究，探討優化采購效率的建設性措施，以實現管理與效率的平衡發展。

二、科研采購業務情況

1.逐步完善采購制度體系建設

為實現國家“放管服”的工作目標，要提升采購管理的整體效率，科研單位需進一步對以往的各項采購政策、管理辦法等進行了全面梳理，并、立、改、廢，完善采購實施細則和操作指引。以采購管理制度為主線，再配套以工作規范、流程指引、模板范本和業務用表為補充，使單位采購制度更為完整、全面、清晰，有助于提升采購效率。

2.采購項目細化分類

采購項目的分類管理是保障采購業務高效廉潔的第一步。通常情況下，采購項目類別屬性差異較大、價格互不相同、采購數量相差大、采購的渠道不同、采購物資供應方式有差異，驗收方式及監管方法也互不相同等等。為此采購業務的分類梳理應該從采購項目的特點、物品內在質量特點等方面將采購項目進行合理分類。先分大類，再根據單位的實際情況進行具體細分。

3.分清采購流程中的責任部門及職能范圍

分清部門，明晰權責，才能真正做到防控風險，規范采購管理，提升管理效率。根據采購流程的職責權限，具體可劃分為五個部門，分別是需求部門、實施部門、驗收部門、管理部門以及監管部門。

需求部門是采購流程中的起點。科學合理確定采購需求是加強采購業務源頭管理的重要內容，在采購活動整體流程中具有承上啟下的重要作用。

采購部門是采購流程的核心部門，負責工作環節繁雜，需要時刻關注上級制度的要求，并注意更新、優化內部采購制度、約束采購行為，保障采購的廉潔高效。

采購履約驗收是采購業務的最后一個環節，直接關系到采購成效，是對成果的最終檢驗。嚴格規范履約驗收是加強采購結果管理的重要舉措，對實現采購與預算、資產及財務等管理工作協調聯動具有深遠意義。

管理部門是管理項目使用情況的核心部門。管理采購項目的過程中，一定要保障采購項目使用的真實性和合法性，保證采購、領用、消耗形成閉環。

監督部門貫穿采購的整個流程，是保證采購每個環節廉潔高效的重要部門。在對采購業務流程合法合規進行監督，重點關注資金的安全和使用效益，并結合審計發現問題，提出整改意見并跟進整改等，確保采購工作的高效廉潔。

4.采購方式

國內科研單位采購的主要方式可以分為：公開招標、高校競價、政府協議供貨、單位內部招標、內部集中采購及分散采購等采購方式。

三、影響采購效率的主要問題

真正高效的采購應追求的是效率與規范的統一，在滿足規范要求的基礎上，提升采購效率非常重要，也是每一位采購業務人員的工作目標。針對影響采購效率的幾個問題，深刻分析產生問題的原因，對于提出優化建議提升采購效率就非常有必要了。

1.采購審批權限環節較多，審批周期較長，審批人員對審批職責不清晰

由于采購業務管理流程中不同職責權限涉及不同的審核審批級別，存在審批層級多、流程復雜、審批職責不清晰的情況。部分采購執行人認為審批僅是履行簽字，對職責和要求不清晰。采購周期較長，尤其是大額的采購，需經過申請、審批、確定供應商、簽訂合同、供貨、驗收、付款等流程，如中間環節工作沒做好或溝通不暢耗費的時間會更長一些。根據有關研究顯示，科研單位政府采購一般的采購周期在40天左右。

2.采購工作績效評估機制不完善

由于采購流程復雜，任何一個管理環節處理不當容易造成采購耗費較大資金和時間成本，或者由于從業人員自身責任心不夠、流程控制不嚴、各環節負責人跟進不及時造成采購業務單擠壓處理不及時，再加上采購工作績效評估不合理，最終便會影響采購效率。

3.采購業務骨干隊伍的專業化水平有待進一步提升

采購業務人員是采購流程的參與者，采購業務人員的素質是采購業務有效實施的重要因素，如采購業務人員專業水平不足，對制度流程要求不清楚不熟悉，對內部系統操作不了解，容易造成采購業務跟進不及時、溝通不暢、退單等問題，影響采購效率。

4.供應商準入及管理機制不健全

合格供應商的評定則是直接影響業務質量成果的關鍵，供應商選擇的公正性是做好采購業務的重要依托。而由于科研領域的技術復雜性等各種因素制約，難以確定供應商的遴選標準，對供應商選擇的合理性難以把控，加上對供應商后期的評價和動態調整機制不完善，導致與不合格供應商簽訂采購合同或者供應商出現突發狀況，即使供應商能夠交付違約金，也無法真正彌補單位所產生的損失，從而影響采購效率。

四、采購效率優化提升建議

采購效率的不斷提升，是依法管理的重要體現，而傳統采購模式固定性較強很難適用于單位的發展需求。為了保證傳統采購模式得到更好優化適應單位發展需要，針對影響采購效率的幾個問題，探索優化途徑，提出以下幾點優化提升建議。

1.清晰化流程及職責權限、簡政放權是進一步提升采購效率的有效探索

（1）簡政。通過對業務流程的分析，對具備條件的部分環節改“例行審批”為“例外審批”、改“審批制”為“備案制”、區分“審批”與“知會”的要求，通過合并或減少部分審批環節，達到簡化流程的效果。

（2）放權。進一步下放審批權限，考慮增大下屬機構的自主審批權，如果采用招標采購，下屬機構可以自行組織，選擇統一招標代理機構進行委托招標;具備一定條件的小額采購，在部分環節簡化職能審核要求，充分發揮科研團隊或者項目負責人的管理優勢，調動工作積極性。

（3）清晰化流程及職責權限。將梳理好的流程圖片化、可視化，在明確工作流向的同時，標明審批權限及負責內容，做到邊界清晰，各負其責。

2.加強采購的計劃性，進一步擴大院內集中采購范圍

各研究團隊應將科研采購需求計劃管理作為重點工作，提高科研采購需求計劃的準確性、及時性，最大限度的降低因采購周期造成的采購效率問題。采購部門可以在原有基礎上不斷擴大集中采購的供貨范圍，建議考慮從材料采購進一步擴大集中采購的范圍，同時探索將進一步延伸至部分通用型設備，進行打包捆綁式采購。

3.進一步建立健全采購業務績效評估機制

為了保證采購效率得到全面提高，單位需要定期開展采購工作績效評估，保障從采購前的預算編制到物資驗收整個流程依然具備合理性和科學性。在指出相關問題的同時，及時對執業人員在實際工作中的難題，給予有效幫助，通過對其進行綜合評估，督促具體業務執行人不斷完善執行細節能夠不斷降低成本、提升工作效率和資金的使用率。建設采購后期的綜合評價機制，能對采購業務整個過程進行有效的數據分析和信息反饋，能夠為下一步的采購工作提供強有力的支撐，促進合理性和嚴謹性采購工作的可持續發展。

4.加強采購流程培訓，逐步建立專業化業務服務團隊

采購流程注意事項煩瑣，采購部門應階段性的匯總多方面信息和系統化歸納總結，定期進行規范化、具體化、針對性地業務培訓。建議采購部門從單位整體層面加強采購業務服務團隊建設，通過探索考評、激勵、內部輪崗等方式提高采購業務服務團隊積極性和專業化，并引導從業人員自主學習，提升工作水平。對于采購人員來講，要主動參加國內外設備展覽會，并了解最新的行業技術，及時更新專業知識體系，為今后的設備采購工作提供有效支持，在完成日常工作基礎上，能夠實際情況提出創新性管理建議，從而有效提升采購管理效能。

5.逐步建立規范化供應商數據管理信息庫，拓展共同發展的可能性

供應商資源管理的科學合理性直接關系到科研物資供應水平的提升，應將采購管理的工作重心逐步轉移到對供應商的管理上。結合自身實際，優化合格供應商的評價方式，完善供應商的準入機制，可以考慮建立規模適當的供應商數據庫，優化合格供應商的后期評定和動態考核、淘汰機制，還可以借助付款激勵、合作激勵、訂單激勵等方法提升供應水平。

積極與其他單位、同行業進行資源交流，了解資源動態、發展方向。同時，鼓勵、規范研究團隊積極參與供應商交流拓展其他業務的發展，促使提供的物資與科研需求的高度符合，提高采購效率效益，進一步推進完成科研任務的高效化。

科研單位物資采購是促進科研活動正常進行的重要環節。通過健全內控體系，簡政放權、加強計劃性、完善績效評估、專業培訓及不斷優化供應資源管理等方面，從而使物資采購效率能夠得到提升、保障科研任務順利進行。（責任編輯：蘭卡）