計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用淺探

張慧蓮

摘要：在科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的今天，信息設(shè)備和技術(shù)在各類產(chǎn)業(yè)中的作用也更加突出，并且也極大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的模式，為各類團(tuán)體的發(fā)展開辟了新的道路和途徑。但值得探討的是，信息技術(shù)的作用不僅僅體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)利益的提升上，在數(shù)據(jù)的管理上所發(fā)揮的效益也十分明顯。特別是在機(jī)關(guān)的檔案管理中，信息技術(shù)同這一領(lǐng)域的結(jié)合已然受到了更加廣泛的關(guān)注和重視，并且也引發(fā)了相關(guān)領(lǐng)域的探討和研究。本文也將立足于計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，重點就其在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù);信息技術(shù);機(jī)關(guān)檔案管理;應(yīng)用分析

近些年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和活動的規(guī)模我正在不斷擴(kuò)張，因此機(jī)關(guān)所面臨的數(shù)據(jù)就更加復(fù)雜，需要考慮的主客觀因素也更加多樣。在這種情況下，機(jī)關(guān)檔案管理工作必然會面臨前所未有的挑戰(zhàn)和風(fēng)險，仍舊沿用傳統(tǒng)的思路是注定行不通的。而計算機(jī)信息技術(shù)作為隨著科學(xué)時代發(fā)展而衍生的重要產(chǎn)，其自身的特點恰好能夠滿足檔案機(jī)關(guān)海量信息管理的需求，因此這兩者的結(jié)合也必將會使得機(jī)關(guān)的檔案管理工作得到更新和改善。

一、就計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中所發(fā)揮的效益進(jìn)行闡述

（一）資源的延伸

在傳統(tǒng)管理手段的影響下，機(jī)關(guān)檔案管理始終限制于技術(shù)水平的落后，并不能實現(xiàn)資源的有效傳遞和共享，使得信息的流通具有十分明顯的局限性特點，只能在單位范圍內(nèi)進(jìn)行整理和收集。而計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓機(jī)關(guān)單位突破時間和空間的限制，在完善自身內(nèi)部檔案管理機(jī)制和系統(tǒng)的同時，實現(xiàn)對外界信息的共享，并且能夠及時收取市場的信息和數(shù)據(jù)，使得機(jī)關(guān)單位同經(jīng)濟(jì)活動的聯(lián)系更加密切。

（二）管理的集中

計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效拓展，機(jī)關(guān)檔案管理的容量，可以讓機(jī)關(guān)單位收集更加多樣的信息，并對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類儲存，最終加以集約化的管理和調(diào)配。同時，計算機(jī)技術(shù)還可以將機(jī)關(guān)單位較為分散的信息，統(tǒng)一整理的一個數(shù)據(jù)庫中，大大提高了信息讀取的速度，并且也避免了一些數(shù)據(jù)遺漏的問題。

（三）分配的優(yōu)化

計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案系統(tǒng)的更新，這樣就可以讓上下級工作人員實現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新，加強(qiáng)對內(nèi)部各個程序的監(jiān)督和篩選，實現(xiàn)對信息的隨時檢閱和搜索，促進(jìn)資源的有效利用，幫助機(jī)關(guān)單位作出更加科學(xué)可行的決策。

二、就計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案中應(yīng)用所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行闡述

（一）客觀性的保證

由于計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用載體是各類電子設(shè)備，因此工作人員在處理信息的過程中，僅僅需要對工具軟件進(jìn)行操作，便可以完成數(shù)據(jù)的歸類和整理。而這一系列的手動操作，并不會在電子設(shè)備上留下痕跡，這就大大提高了工作人員操作的隨意性。工作人員有可能在工作的過程中，對數(shù)據(jù)加以隨意修改和刪除，這就會破壞原有檔案管理信息的客觀性和真實性。并且，接班的工作人員對于以往的數(shù)據(jù)信息也不能加以確認(rèn)，這就會給檔案管理造成風(fēng)險和隱患。

（二）密閉性的保證

由于計算機(jī)信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展速度十分迅疾，因此越來越多的終端設(shè)備也在檔案儲存的平臺上建立連接。甚至在條件允許的情況下，不同的終端設(shè)備可以對同一平臺上的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，這就會大大降低信息儲存的安全性。有些不法分子，會通過遠(yuǎn)程終端設(shè)備的操作，直接盜取機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容，進(jìn)而破壞機(jī)關(guān)的正常運行，給機(jī)關(guān)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。而在網(wǎng)絡(luò)時代下，對這些不法行為進(jìn)行追查也十分困難。

（三）儲存上的保證

現(xiàn)如今，越來越多的計算機(jī)設(shè)備被引入到機(jī)關(guān)單位中，許多辦公人員和檔案人員，也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中脫離出來，直接運用電子設(shè)備儲存信息和文件。盡管這一方式能夠節(jié)省時間和精力，但如果計算機(jī)在運行的過程中遇到了卡頓，死機(jī)，被入侵等等問題，信息數(shù)據(jù)的儲存就會受到干擾。有許多辦公人員，常常會因為計算機(jī)設(shè)備的故障而丟失所有的電子文件。

（四）穩(wěn)定性的保證

盡管網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了十分矚目的成就，但安全風(fēng)險和隱患也隨之而來。許多機(jī)關(guān)單位由于自身網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)的欠缺，在抵御外來入侵的時候，往往會顯得力不從心，特別是就黑客入侵和病毒干擾這類問題而言。這種安全隱患的存在，也給機(jī)關(guān)單位的檔案管理帶來一定的風(fēng)險，許多數(shù)據(jù)的儲存會遭到惡意更改或者是利用。而在數(shù)據(jù)被盜取或者是被更改以后，原有文件的恢復(fù)也是一道難題。

三、就計算機(jī)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理工作中的有效運用進(jìn)行闡述

（一）確保客觀性

就當(dāng)下機(jī)關(guān)單位的電子文件儲存而言，必須要事先確保文件的形式是電子檔案，然后才能進(jìn)行最終的歸檔和保存。這一操作的主要目的是保證信息的客觀性和真實性，如果出現(xiàn)了信息丟失的現(xiàn)象，就可以通過對電子文件的程序性檢查，來查漏補(bǔ)缺。除此之外，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子檔案的類型，采取針對性的儲存管理措施，要確保檔案管理的安全系數(shù)能夠符合國家宏觀上的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)就電子檔案的保存設(shè)置相應(yīng)的制度和體系，要確保電子檔案建設(shè)的原始性，只有這樣才能從源頭杜絕信息的丟失和遺漏，并且可以在信息丟失時加以篩查和補(bǔ)救。

（二）確保根源性

就現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位的文件資料歸檔來看，新型的文件處理是十分重要的，并且這類文件的歸檔和分類也不可忽略。因此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作人員的分工和職能，要確保不同領(lǐng)域的工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行自身的任務(wù)。當(dāng)電子文件接收數(shù)量較大時，應(yīng)當(dāng)著重對原始電子數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，確保檔案的根源性，只有這樣才能有效促進(jìn)后續(xù)檔案的歸類和重組。并且，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)為保證電子信息的根源性做出一些技術(shù)上的實踐，對于部分不可隨意更改的電子文件而言，應(yīng)當(dāng)將其設(shè)置為只讀性文件，這樣就可以避免工作人員的隨意更改，也可以避免因操作失誤而出現(xiàn)的信息誤差。只讀性文件的設(shè)置，能夠確保電子文件的原始性和根源性，能夠讓原始信息完整被歸檔。

（三）解決儲存問題

電子文件的介質(zhì)是以化學(xué)磁性材料為主的，因此其自身的性質(zhì)較為穩(wěn)定，從邏輯上來講，的確具有實現(xiàn)長時間儲存的可行性。并且，電子信息的讀取并不需要工作人員直接對其進(jìn)行接觸，所以介質(zhì)的儲存也并不會受到過多的磨損和破壞。而且，即便是介質(zhì)受到了破壞，但電子信息也已經(jīng)脫離介質(zhì)，被密封到相應(yīng)的保護(hù)層當(dāng)中，因此也不會被磁場干擾，不會被外界環(huán)境的雜質(zhì)所影響，無論是空氣還是灰塵。但值得一提的是，電子檔案文件的儲存時間往往并不很長，所以是否能夠在長時間儲存下仍舊不受影響，需要進(jìn)一步的驗證和研究。對此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子檔案文件儲存的實踐，定期對電子檔案內(nèi)的信息進(jìn)行復(fù)制和備份，避免出現(xiàn)信息全部丟失的現(xiàn)象。同時，機(jī)關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)及時對自身的計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新和優(yōu)化，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性與可靠性，盡可能避免卡頓或者是死機(jī)等現(xiàn)象的產(chǎn)生，減少電子檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。

（四）完善體系

計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用顯然是利弊共存的，它既可以提升機(jī)關(guān)檔案工作的效率和速度，但同時也讓機(jī)關(guān)單位面臨著更多的不穩(wěn)定因素，機(jī)關(guān)單位可能會遇到黑客入侵或者是病毒入侵，并且在技術(shù)的發(fā)展中也有可能存在延后的現(xiàn)象。對此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)提高自身的安全防范意識，對電子檔案信息儲存的安全評價進(jìn)行探究，建立起相應(yīng)的體系和機(jī)制。首先，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化軟件的建設(shè)，對電子檔案信息所面臨的風(fēng)險進(jìn)行等級劃分，同時應(yīng)當(dāng)對這些風(fēng)險的影響加以判斷和預(yù)測，隨后再制定出對應(yīng)的措施。其次，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)針對安全問題設(shè)置相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制，要提升自身網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對外界侵入的靈敏度，及時反映外界的波動，并作出應(yīng)急處理。

四、結(jié)束語

本文通過闡述計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的作用，分析了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理工作中的應(yīng)用措施和方法，總體具有可行性和合理性，能夠為后續(xù)的機(jī)關(guān)檔案建設(shè)提供一定的參考。但在后續(xù)的建設(shè)中，機(jī)關(guān)單位仍舊需要根據(jù)自身的實際情況，科學(xué)選擇信息技術(shù)的應(yīng)用類型，不能盲目引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。除此之外，機(jī)關(guān)單位也必須要提高自身的風(fēng)險意識，靈活處理計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用可能帶來的風(fēng)險和難題，為自身的檔案信息管理提供可靠的保障。

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