轉變工作思路 提高管理效率

林俊

【摘要】本文從檔案管理對街道辦職能發揮的影響作用出發，以筆者本人所在的單位為例，探討了此項工作中需要注意的問題及影響因素，并提出了轉變思路、提高效率的可行路徑。

【關鍵詞】街道辦；檔案管理；問題；對策

作為街道辦開展相關工作的重要支撐，檔案管理發揮著十分關鍵的作用，其不僅可以實現街道面貌的如實反映，還能夠為黨工委及相關部門的決策提供參考，而保證此項工作的有效進行，是推動基層建設、維持社會穩定的必然要求。所以，當前階段的管理工作中，必須要結合時代變化，對傳統管理模式加以創新，以達到提升效率、改善質量的目的。

一、街道辦檔案管理概述

（一）作用及意義。結合街道辦的功能來講，檔案管理的作用及意義主要體現在：第一，此項工作關系到國家《檔案法》的執行，對于街道辦正常開展工作具有顯著影響。街道辦的職能決定了其對社會秩序的影響力，也只有做好此項工作，才能保證街道秩序和穩定。比如，檔案中記錄的關于下崗職工的信息，可以作為街道辦為民解難工作的指導，使相關工作的開展更有針對性。所以，做好檔案管理工作固然是執行《檔案法》的基本要求，但其作用卻不局限于此，其還是街道建設的保障。第二，此項工作屬于街道辦管理工作的一部分，是維護社會穩定的重要保障。結合檔案管理的內容來講，其對街道辦的影響作用主要體現在其可以為街道辦開展工作提供依據。

（二）街道檔案管理成效。結合當前我國街道辦檔案管理工作的開展方式及本單位實際，筆者單位在設施、人員、收集、管理等工作中取得了突出成績。在設施方面：領導比較重視檔案管理工作，增加了基礎設施方面的投入，設立了專門的檔案室，有效避免了檔案混放造成的損失。同時在工作中，單位也提出了要保證環境整潔等要求，環境對檔案保存的負面作用大為減輕。由此可見，設施條件給檔案管理工作帶來積極的推動作用，取得的效果十分明顯。在人員方面：采取了加強培訓的措施，定期開展專業技能培訓活動，一定程度上提高了工作人員的能力與素質，為檔案管理工作的開展提供有力的人才支撐。在收集工作中：由于單位領導多次強調檔案收集工作的重要性并對相關員工進行了教育，負責管理的人員對于檔案收集工作的認識發生了巨大變化，員工對于檔案收集的重視程度明顯提高，各個科室之間也開始就此項問題進行溝通，重復歸檔的現象不復存在，資料收集效率因此顯著提高。在管理方面：管理人員充分意識到做好檔案管理工作的現實意義，街道辦對相關人員的檔案管理行為加以嚴格要求，尤其嚴格監督相關制度的執行情況，使得檔案管理工作更加規范。同時，在街道辦檔案管理領導高度重視下，不斷完善工作制度，使其更好地滿足當前檔案管理工作要求，尤其還確定了嚴格的檢查機制，有效防止了“有制度不執行”的情況，檔案管理一直處于井然有序的狀態。

二、提高街道辦檔案管理效率的對策建議

（一）通過可行渠道，獲得領導支持。根據上文的分析可知，領導對于檔案管理成效的影響作用是十分顯著的。所以，要想改變檔案管理工作當前的局面，就必須要想辦法獲取領導支持，借助其影響力使相關人員自覺重視檔案管理。考慮到領導事務繁忙、精力有限，檔案管理者有必要積極發揮自身的能動性，通過各種可行渠道，將領導的注意力吸引到檔案管理上來，進而使其支持此項工作。為此，相關人員應抓住匯報工作等機會，改觀領導對檔案管理的認識，使其意識到檔案管理在街道辦工作中的基礎地位。只有領導意識到此項工作的重要性和當前局面可能導致的后果，其才會提高對檔案管理工作質量及相關人員的要求，督促其盡快改善。而領導的權威性則可以放大其對管理的積極影響，使檔案管理目前的問題和缺陷在盡量短的時間內得到改善。

（二）健全檔案管理制度。為了保證檔案管理工作有據可依，現階段必須要加緊制度建設。為此，街道辦有必要在正視檔案管理基礎作用的前提下，注重以下幾項工作：第一，統籌全局、精心安排，將健全檔案管理制度作為重點工作推進。第二，實行統一領導，并建立專門小組。這個小組的組員應包括來自行政辦以及黨政辦等部門的工作人員，組長應經過認真挑選，最好由分管此項工作的領導擔任。第三，結合檔案管理崗位的要求，確定清晰的任職條件，以保證上崗者具有相應的專業基礎與強烈的責任意識。第四，在工作中應推行責任制，強化制度的約束作用，避免出現管理松散或者互相推諉等現象。第五，加強對業務規范落實狀況的監督，并輔以有效的執行保障措施，確保相關工作規范進行。第六，結合時代變化與工作要求，推動管理體制的革新與完善，并在實踐中注重經驗總結，以優化管理方式、提高工作效率。第七，對檔案管理者實施專業培訓，并逐步完善考核機制，提升相關人員的管理能力，使其在工作中發揮出更大的積極作用。

（三）注重設備更新和硬件設施的完善，為管理成效的改善提供物質條件。盡管當前的檔案管理工作已經取得了良好成效，但依舊存在進一步提升的空間，其中，設備更新以及硬件設施完善屬于極為關鍵的兩點。為此，現實中有必要在現有基礎上進一步增加投入，給予管理工作更可靠的物質保障。這方面的主要工作包括：第一，街道辦必須正確看待增加經費的必要性，并在年度預算中對此進行考慮。第二，要確保檔案管理中的必要支出有充足的經費作為保障。 （下轉第139頁）（上接第130頁）第三，要根據檔案保管需要，添置更多的檔案柜，以確保檔案資料能夠得到妥善保存。同時，也要視需要對相關設備進行更新，以不斷提高管理水平。第四，完善防火設施，并在日常管理中認真貫徹管理要求，做好“防蟲”等工作，以免檔案資料損壞。第五，對于檔案管理中的各個流程，比如收集環節和利用環節，都要制定相應的管理條款，以約束相關人員的行為。第六，清晰界定管理范圍，并進一步明確要求與工作原則，以保證檔案安全。第七，在管理實踐中要注重不斷改進，以促使此項工作逐漸趨于規范化和高效化。

（四）街道辦檔案管理工作未來發展。一般來說，影響街道辦檔案管理成效的因素主要有領導因素、管理人員、考核因素三方面，因此，街道辦檔案管理工作未來發展過程中應積極采取措施，不斷提高這三方面的管理水平。首先，領導因素方面。領導對于檔案管理持何種態度，直接影響著相關人員對檔案管理的重視度。在領導格外重視此項工作的時候，相關人員就會自覺地做好工作；在領導認為此項工作無關緊要的時候，相關人員就會認為“好不好無所謂”，工作態度則是得過且過。因此，街道辦檔案管理未來發展中，應結合管理工作實際，不斷調整與完善相關工作制度，避免借還隨意、制度松散等問題的發生。其次，在管理人員方面。街道辦事處應繼續加強檔案管理人員思想教育，提高管理人員思想認識，使其進一步了解檔案資料的重要性。眾所周知，在工作態度不端正的情況下，管理人員無論是在收集檔案的過程中，還是在管理檔案時，對于自身工作的要求都不夠嚴格，很容易導致資料遺失問題。因此，為促進未來檔案管理工作更好地發展，應切實扭轉相關人員的思想，從內心意識到自身工作的重要性，進而加強自我約束，實現管理工作質量的進一步提高。最后，考核因素方面：考核可以增強檔案管理人員的責任意識，將管理工作轉變為管理責任，對于管理要求的落實能夠起到保障與約束作用。因此，街道辦事處應注重考核方面，結合檔案管理工作實際，構建合理的考核機制，不斷鞭策管理人員勇于突破自己，促進檔案管理工作邁向一個新的臺階。

總而言之，檔案管理在街道辦發揮功能的過程中起著重要的基礎作用，可以為相關工作的開展提供依據和幫助，因此，街道辦事處針對當前檔案管理工作取得的成績不能驕傲，應充分認識到檔案管理工作的艱巨性，尤其應認真分析當前管理工作狀況，尋找優化檔案管理工作的有效方法與途徑，尤其注重從領導、管理人員以及考核方面入手，做好檔案管理工作未來發展規劃，為檔案管理工作的未來發展奠定基礎。

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