行政溝通在醫院行政管理中的作用探究

凌冰

中圖分類號：D523 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）4- 085- 02

摘 要 在當前的醫院行政管理體系中，行政溝通對各科室的正常運營意義重大，是醫院行政管理工作的關鍵組成部分。行政溝通需要更多的技巧和合適的管理方式，醫院日常行政管理和各科室的日常運營都需要用到。就醫院的發展趨勢來說，行政溝通有利于提升醫院行政管理的工作效率，提升醫院經濟收益，也能為患者提供更加優質的服務。但目前在醫院行政溝通工作中仍存在一些問題，本文對這些問題進行剖析，并提出相對的優化措施，期待能為醫院行政管理工作提供參考。

關鍵詞 醫院行政管理 行政溝通 解決方案

伴隨著診療資金投入的持續提升，醫院建設和改善持續加速，大家對醫院和醫療服務的期盼也愈來愈高，醫護人員和診療單位數量也持續增加，讓醫院行政管理工作難度不斷上升。高效的醫院行政管理體系能夠協助醫院行政管理部門全方位地掌握醫院的運營狀況，聯絡各科室之間加強溝通合作，以確保為病人提供更好的醫療環境。這不但能夠讓醫院獲得更普遍的好評和口碑，并且能夠使病人在就醫過程中接受更好的服務，于醫院于病人都有非常重要的意義行政溝通在這個過程中發揮著不替代的作用，是一種必備的行政管理機制和管理方法。但目前行政溝通在醫院行政管理工作中還存在不少問題，需要采用更先進的技術和方法解決。

一、行政溝通在醫院行政管理中的作用

因為醫院的管理組織比較龐大，部門較多，各部門間的信息互通并不多，在實行比較重要的醫療政策和醫院改革措施時，如果不立即向各單位通知對應的信息，現行政策指令就沒法按時向目標部門傳遞，將拖累醫院機構組織的正常發展，危害醫院的整體利益。提升醫院門行政部溝通工作效率的過程中，提升醫院的各單位互相的交流與溝通，可以提升醫院總體工作速度和質量，推動各項任務順利進行，為大量病人展現更強的服務能力，為醫院良好發展趨勢做好準備。

二、當前醫院行政管理中的行政溝通存在的不足

（一）信息傳遞方式過于單一

在醫院行政部門的溝通過程中，醫院領導機構一般選用單一的方法來傳遞有關的政策和指令，如舉辦全體行政和臨床科室管理人員的大會。隨后，信息內容以一樣的方法傳導到基層。每一次大會不但需要確定大會地點流程，并且要求準備有關政策信息內容的整理文件，既降低醫院行政管理效率又減少信息溝通效率。除此之外，針對每一次大會的會議結果和信息內容，因為要逐級往下發送，很容易導致醫院行政管理中信息傳遞的效率大打折扣。而且這種信息傳遞形式過于單一，大量選用會議的方式傳遞醫院上級領導的政策，導致大會不但消耗大量醫護人員、行政管理人員日常的工作開展時間，減少了醫院員工的工作效能；另一方面，醫院大型行政會議要求會議場地需提前準備，還必須提前準備各種會議資料，在一定水平上導致了資源被無端耗費[1]。

（二）信息在傳遞過程中容易失真

因為醫院的行政部門設置比較龐大，行政管理部門和基礎醫護部門較多，各單位中間行政關系逐級上傳，重要信息根據行政部門一級級傳送，傳遞到醫院最基層部門時，信息內容的真實有效和時效性將大幅下滑。在下屬單位向上級行政管理部門上報信息過程中，因為各單位日常事務的多樣性，信息內容傳送到醫院上級行政部門耗費時間比較長，在這個長期的信息的傳遞流程中，信息內容會有可能被多次歪曲，造成行政管理部門的信息內容不詳細或得到的用意偏移，進而導致各單位互相的信息不對稱。因為醫院各個單位的信息接收程度不同，在溝通中會產生誤會或信息歪曲單位情況，這對醫院行政管理產生了很多不利影響，醫院的基層工作開展也會因信息失真受到影響[2]。

（三）行政溝通方式不對，信息真實性和時效性低

多種要素的互相影響，導致領導對屬下提出工作中的目標和規范時，將會由于耗費時間較長，信息內容也必須長時間才能傳達到位，因而一部分信息內容傳到下屬部門時不詳細甚至信息有誤，各級醫院部門間的信息內容沒有對稱。因為醫院各基礎部門日常事務的多元性，信息的傳遞將耗費很長時間才能抵達上級行政管理部門，在這個醫院行政信息傳遞過程中，很可能會因為一層層向上傳遞信息被扭曲，造成信息內容不詳細或實際意義偏移。這時，假如醫院上級行政部門和下級基礎醫務部門中間對信息的傳遞全過程中存在的不足沒有開展詳盡的溝通交流，將給醫院行政管理工作產生帶來很多麻煩，有可能導致很大的信息錯誤，醫院整體的正常運作會被阻礙。

三、醫院行政溝通的優化策略

（一）利用新型信息技術進行行政溝通

伴隨著當代信息科技的快速進步，為了提升醫院行政管理的信息化，很多醫院行政部門主動引入各種各樣現代化信息溝通的硬件和軟件，對提升信息傳遞的時效性和高效率作出了不小的幫助。優秀科技進步在醫院行政管理工作中的運用和普及化，促使信息的傳遞方法獲得了改進和提升。伴隨著互聯網技術在各個領域的普及化，信息網絡傳送方式獲得了普遍的運用。為融入現代化發展趨勢，醫院內創建了信息內容溝通專用系統，達到信息內容溝通交流和共同使用的效果。在這個基礎上，信息網絡傳送系統不但確保了信息內容傳送的真實性和時效性，并且充分體現了其便捷性高、傳遞準確的特點。比如，考慮到醫院行政會議時工作人員的時間比較緊張，會議形式可以應用騰訊會議功能或YY語音頻道等通訊工具，這些互聯網通訊工具不但擺脫了傳統大會方式對時間和空間的局限性，并且確保了信息內容傳送或轉達的真實性和時效性，進而使醫院員工可以及時掌握有關的現行政策和指令，提升了醫院各基層部門行政溝通效率，進而提升了醫院行政管理的總體水準和管理效果，為病人享有更好的醫療服務作出了行政保障[3]。伴隨著信息科技的提升，尤其是5G技術的普及，很多醫院都嘗試將信息技術運用于平時的行政管理流程上，對信息內容傳送的時效性和準確性有著不可忽視的良好影響。醫院根據創建內部信息內容溝通局域網絡，將各科室聯絡在一起，充分發揮信息內容溝通交流共享資源的功能。上級領導能夠根據信息交換服務平臺直接發布政策，下級科室能夠在服務平臺上上傳反饋的工作信息和成果，推動信息內容的快速準確地傳送。另外，信息溝通網絡能夠大幅降低傳統式大會的頻次，借助視頻會議和通訊工具傳遞行政任務，不但防止浪費紙張等行政資源，并且保證信息內容傳送的一致性。醫院內部各部門的行政溝通得以大幅改善，有利于提升醫院行政管理的效果。

（二）利用公開平臺準確及時公布信息

由于優良的醫院行政管理方法不但能為醫院產生大量的經濟收益和發展潛力，并且還能保障病人享受高水平的對醫療服務，因此搞好醫院行政管理工作是重中之重。如果要提升醫院行政管理工作的水平，醫院行政部門應創建專用的網址，技術公布醫院的實時變動和最新政策，提升醫院各科室對整體運營工作的實時參與，建立透明、公正的行政管理機制，強化醫院基層工作者對醫院整體的了解，提升基層醫護人員的行政管理意識，完成醫療行政管理工作的全體參與和結合業務的目標。此外，建立專門的信息發布溝通網站，有利于各單位聯絡起來充分發揮信息交換和共享資源的優勢[4]。

（三）培養行政溝通的技巧

行政溝通不但要求雙方對溝通交流的專業技能非常熟練，并且要有傾聽的意識，從信息傳達一方的表述過程中得到更準確的意思，以最好的方法再傳達給其他科室和同事。對上級行政管理部門而言，與下屬溝通交流要留意語氣及溝通方式，細心和藹，有利于下屬接納和更好地實施政策和指示。下屬向上級領導反饋意見、匯報成果時，可以一一對行政管理中的不足和改進方式進行反饋，保證工作相關內容的詳細匯報。各科室和行政部門之間應公平友善的溝通，一方面可以推動政策和措施的順利實施，也能減少各單位之間的隔閡，讓醫院各科室員工之間更加融洽。

（四）實現溝通方式多樣性

醫院與其他單位相比最大的不同在于醫院是一個具有公益性質的服務機構，為了與患者及患者家屬進行更加細致的溝通，提供更加優質的服務，醫護人員就一定要學會相應的溝通技巧。在表達自己觀點的同時，也要提煉患者及患者家屬所想表達的內容，同時，篩選出有價值的信息作為以后工作的目標與依據。在這一過程中，行政溝通與行政管理的作用尤為重要。通過行政管理來發現醫護人員在溝通過程中所存在的不足，并及時加強對此方面的培訓。明確改進方向，不僅可以使溝通更加便捷有效，同時，也可以提高醫院在社會中的影響力?？茖W技術也得到了充分的提高，醫院也可以打破原有的由上而下的信息傳遞方式，建立新的傳遞方式，以此來加快信息的傳遞速度，打破信息傳遞的層層壁壘，實現信息傳遞的真實性。隨著科技的進步，我們可以通過電話會議、視頻會議等方式來取締原有的面對面的會議方式。在會議進行的過程中可以通過使用拍照、攝像等方式，來記錄會議的主要內容[5]。這樣的會議方式，不僅可以減少資源的浪費，同時，也可以將會議精神傳達到各個部門，使醫院的全體人員都可以在第一時間領悟會議精神，也可以讓全體工作人員在第一時間做出相應的應對措施。這樣的溝通方式，在提高工作效率的同時，也可以促進醫院行政管理制度的進一步發展。

四、結語

總的來說，行政溝通作為醫院行政管理工作的不可或缺的組成部分，在醫院的日常管理和發展中發揮著關鍵功能。因為醫院行政部門和各科室比較多，日常事務通常變動較大，如果想有效應對行政管理工作的變動，各個科室應主動進行行政溝通。為確保信息傳送的一致性和時效性，醫院各部門要提升行政溝通的效率，確保醫院行政管理工作的有序開展。

參考文獻：

[1]何徐洪.醫院行政管理中行政溝通的作用分析[J].時代金融，2017（11）.

[2]韋冠帝.行政溝通在醫院行政管理中的作用.世界最新醫學信息文摘，2019（03）.

[3]劉邦正.淺談醫院行政管理中行政溝通的作用[J].中國繼續醫學教育，2016（07）.

[4]張景茂.芻議行政溝通在醫院行政管理中的作用[J].中國衛生產業，2015（02）.

[5]王高亭.簡述醫院行政管理中行政溝通的作用[J].中國衛生標準管理，2016（05）.