事業單位實施檔案數字化管理的實踐與探討

楊玉蓉

對事業單位實施檔案數字化管理的意義與作用進行了分析，重點研究了事業單位進行檔案數字化管理的現狀以及亟待解決的現實問題。提出了有效提升檔案管理的科學性與安全性、提升檔案數字化管理人員的綜合素質、加大對檔案管理數字化的人力物力投入等有效性策略。結論表明，事業單位數字化檔案管理的有效策略對實現檔案管理的高效化、科學化水平具有重要的現實意義。

一、引言

檔案管理在事業單位各項管理工作中具有重要的作用，檔案的科學有效管理能夠保證單位的高效穩定運行以及長期的發展。隨著數字化技術的不斷發展，實現檔案管理數字化已經成為檔案管理的創新之路與必由之路。事業單位的檔案數字化管理能夠通過計算機網絡技術、信息技術等提升檔案管理的科學性與有效性，同時也能夠保證檔案管理工作的安全性。檔案數字化管理推廣過程中已經取得了顯著的成果，但是事業單位檔案的數字化管理依然存在一些現實問題，并對事業單位檔案管理工作甚至是整個工作都帶來了不利的影響。

二、事業單位實施檔案數字化管理的意義

信息時代數字化技術的高速發展影響幾乎每一個行業，在檔案管理工作中應用數字化技術、信息化技術能夠有效克服傳統檔案管理中效率低下、管理無序等方面的問題，提升檔案管理的科學化水平，并能夠實現檔案管理工作的創新。事業單位是在檔案管理方面要能夠適應數字化時代的發展需求，采用先進的數字化管理實現對檔案的有效管理，對保障事業單位的可持續發展，提升事業單位的數字化管理水平具有重要的實際意義與應用價值。

三、現狀分析

目前事業單位已經在檔案管理方案大量采用了數字化的管理手段，在檔案的數字化管理方面已經取得了實際的成效。數字化管理已經成為事業單位檔案管理的主要手段，檔案管理數字化的理念已經深入人心。但是從目前的整體情況來看，事業單位檔案數字化管理依然存在一定的現實問題，歸納主要有以下幾個方面。

（一）管理工作標準有待于進一步優化

目前事業單位在檔案管理信息化方面都進行了有效的實踐，但是檔案管理的數字化管理化過程中缺乏科學有效的標準，檔案管理數字化的的管理制度沒有對數字化建設的成效、數字化的程度以及數字化管理的業績進行明確規定與可量化的要求，在工作過程中存在工作人員工作敷衍了事的現象，工作過程中只對價值量高或者具有重要價值的檔案進行嚴格細致的管理，檔案數字化工作整體上處于被動狀態。

（二） 檔案數字化管理的安全意識欠缺

數字化技術在大幅提升檔案管理工作效益的同時，也存在這一定的安全隱患。數字化系統由于是基于互聯網技術，因此存在被黑客攻擊的可能與被計算機網絡病毒感染的可能，這些都會引起檔案信息的安全。事業單位進行檔案管理工作的很多工作人員都是非計算機相關專業人員，缺乏數字化的管理的經驗與專業技能，信息安全意識薄弱，導致的檔案數字化管理過程中存在一定的風險。

（三）檔案數字化管理工作人員的綜合素質有待提升

事業單位檔案數字化管理最為重要的是管理的相關工作人員，檔案管理數字化系統一般都是由專業的公司進行定制，但是后期的使用與維護依然需要工作人員具有一定的數字化與信息化專業知識，并且能夠有機會進行進一步學習。目前事業單位的檔案管理人員由于受到編制等因素的影響，從事檔案管理工作人員的更新慢，現有工作人員缺乏專業化的知識與相關的工作能力，同時也缺乏系統的知識培訓，專業管理人才的缺乏嚴重制約了事業單位檔案管理信息化的實施效果。

四、事業單位檔案數字化管理的有效策略

（一）完善檔案數字化管理的相關制度

制度是保證檔案數字化管理的有效保證，事業單位的實現檔案數字化管理過程中要能夠根據本單位的實際檔案管理工作需要以及數字化水平制定切實有效的檔案數字化管理標準。在對于檔案的數字化采集、管理以及歸納等環節都要制定明確的管理制度與實施方案;對于檔案的查閱也要有嚴格的制度，形成數字化審批與不同層次的查看權限，避免信息的泄露與丟失;最后要保證信息的安全，防止出現數字化檔案的丟失以及信息數據杯篡改等方面問題，通過問責制度的建立，提升管理的實效性，通過制度為檔案數字化建設管理提供支撐。

（二）加大人力物力的投資，保證檔案數字化管理的物質基礎

檔案數字化管理是實現檔案科學有序的管理創新方式，能夠為事業單位的相關工作部門開展工作提供重要的價值，對事業單位的長期發展具有重要的意義。檔案是事業單位以及事業單位工作人員各種資質、活動記錄等重要的相關材料，對于保證事業單位的有效管理具有重要的意義，數字化的檔案能夠及時更新，以高質量的真實材料為相關的組織與決策提供重要的參考依據，實現檔案工作的價值。因此事業單位要提升對檔案數字化管理工作的重視成都，設立專項資金購買檔案數字化管理所需要的各種設備，同時也要能夠在編制可能的情況下，引入具有數字化方面知識背景的人員進行檔案數字化管理工作，發揮檔案信息資源的重要作用，保證檔案數字化管理的精確有效運行。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

對事業單位檔案管理人員的管理意識、數字化能力與意識要加強培訓，單位要組織工作人員利用業務實踐進行數字化檔案管理的能力學習，掌握利用數字化進行檔案管理的知識與技能，優化管理人員的知識結構，滿足檔案數字化管理的工作需求。同時要采取多樣化的培訓方式，保證培訓的方式符合管理人員的工作特點，保證培訓的內容能夠滿足工作人員的崗位實際需求，可以大量采用在線課程、講座學習等方式講解檔案數字換管理的相關知識與能力，從整體上提升相關工作人員的工作能力。數字技術不斷發展，日新月異，因此事業單位的檔案管理人員的學習要突出常態化機制，堅持與時俱進，適應數字化技術的發展。

五、結語

總之，事業單位檔案數字化管理屬于一項基礎性的工作，也是整個組織管理工作的關鍵組成部分。在現階段，要能夠認清事業單位檔案數字化管理的現狀，完善檔案數字化管理制度，加大資金投入來更新技術設備， 提升檔案管理人員的綜合素質，從而為事業單位檔案數字化管理打下堅實的基礎。（作者單位：中共揚州市江都區委黨校）