強化醫院檔案管理提升檔案資源利用率

喻麗萍

近幾年來，隨著國民經濟的迅猛發展，各行各業均對內部進行整頓改革，已取得初步成效。醫院作為為人類健康保駕護航的醫療機構，更應該毫不猶豫地進行全方面改革，特別是院內檔案的管理工作。本文介紹了醫院檔案管理工作的現狀，重點分析提高相關管理人員能力和檔案資源使用率的可行性措施，以期促進醫院檔案管理工作的順利開展，為醫療服務提供切實保障。

醫院是為病患提供醫療服務的重要機構，“病人至上”是院內管理工作的工作準則。醫院的檔案管理工作相對復雜多變且嚴謹。檔案管理工作作為管理工作的重要組成成分，其管理效果的好壞可以從側面反映醫院管理水平的高低。近年來，隨著信息化的不斷發展，醫院逐漸將信息化技術應用于自身經營和管理工作中，特別是檔案管理，不再局限于傳統的檔案管理模式，而是通過傳統管理模式與信息技術之間的融合推動檔案管理工作的發展。

一、醫院檔案管理現狀分析

（一）檔案管理相對分散，缺乏規范

對于檔案的管理形式，醫院基層工作部門尚未制定統一性標準。檔案缺乏統一的檔案管理形式，將對其使用環節造成不利影響。在醫療服務的有序開展過程中，會產生許多信息和資料，如若將全部資料進行保持會在某種程度上浪費醫院的存儲自愿，搜索信息所需要的時間也會隨之增加。為盡可能避免此類不良現象發生，管理人員需要對信息進行有效性進行篩查，過濾低價值信息，保存有用信息，進而確定管理范圍。管理形式如若得不到規范，制定的管理范圍自然而然形成差異，影響安全管理和高效使用這一目標的實現。

（二）檔案管理人員專業性亟待提高

醫院普遍缺乏專門的全職檔案管理人員是造成管理質量不佳的主要原因。院內的檔案管理工作往往是由其他崗位工作人員兼職負責，因此，檔案管理者上班期間可能會同時面臨原崗位和檔案管理崗位的多項工作安排，難以集中精力投入至檔案管理工作中。檔案管理人員由于自身的限制，工作期間容易出現檔案中的重要數據丟失現象或者信息更新不夠及時。

（三）檔案管理重要性的宣教強度不足

大部分醫院上級領導未能意識到檔案管理工作的重要性，沒能在重要數據產生后及時保存，而后隨著工作量的逐漸增加，更無法抽出時間對前面數據進行整理和分析。基層檔案管理人員缺乏檔案管理意識，不能正確利用檔案中的有效資料哦，部分原信息遭受破壞后難以恢復至原樣，出現醫療糾紛后也往往因為原始數據的缺失而缺乏合理妥當的解決方式。

二、檔案的有效管理

針對檔案管理過程中出現的問題，探討有效的解決方案，加強對檔案管理人員的規范性約束，以確保檔案在醫療服務行業中的應用效果。上級領導需要加強對于檔案管理工作的檢驗，了解管理過程中的違規操作、資料使用不當等問題，根據情況合理調整處罰力度。管理人員采用不同的管理方法處理不同性質的檔案，提高檔案的使用效率，并及時更新數據，為醫院相關部門提供可靠的檔案資源保障。

（一）建立檔案管理網絡

加強計算機和互聯網在檔案管理工作中的應用，管理人員可在計算機中直接搜索需要查找的資料，無需逐一翻閱紙質檔案，進而提升檔案的使用效率。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理工作只有在健全的制度約束下才能最大限度提高檔案資源的利用率。在健全檔案管理體系時，需分析舊制度中存在的缺陷，重點在于解決管理質量不合格的問題。同時，嚴格約束檔案管理者，規范管理方案的實施，管理人員的錄取流程，以保證新制度在檔案管理部門落實到位。

（三）維持檔案的完整性

檔案的完整性對檔案的利用具有直接影響。醫院檔案內容雜多，院內部門眾多且具有分散性，各部門的檔案保管要求和機密程度不盡相同。所以必須制定健全的檔案管理制度，完善檔案信息的傳遞和登記流程，實現動態管理，如若發現檔案缺損或者丟失，及時設法補救。

（四）保證檔案的系統性

保持檔案的系統性，有助于實現案卷之間或卷內文書的快速查詢。根據醫院性質、檔案存儲要求以及檔案內容和載體，可以劃分成五大類。1.設備型檔案：包括診斷設備、輔助設備以及治療設備;2.照片型檔案：包括黨務、行政、群眾、團員以及人事保衛等;3.科研型檔案：包括藥品目錄、五官科、外科、內科以及婦產科等;4.文書型檔案：包括科教管理、黨務工作、大事記、會議記錄、計劃財務、合同以及預防保健等。通過檔案的有效分類，形成一個相對科學、規范的管理體系，為醫院有關部門提供信息的便捷查詢，改善檔案資源的利用率。

三、檔案的有效利用

檔案利用作為檔案工作的重要構成組分，是衡量管理者技能水平和檔案管理工作水平高低的主要參考指標。

（一）提高檔案利用率的基礎工作

對現有檔案進行重新整合，綜合利用已有的檔案信息，構建基礎框架。采用信息技術將各個相對獨立的數據數進行邏輯上的整合，構建醫務工作者需要的完整數據庫，提高現存檔案資源的價值。合理采用信息技術對傳統紙質版檔案進行數字化處理，如選用掃描法快速實現檔案信息的數字化，并針對醫院具體情況對其進行深入加工。

（二）提高檔案利用率的有效手段

發揮檔案在醫療服務中的憑證作用。檔案作為重要的信息資源，在醫院管理、科研、保健和民事訴訟中具有重要作用。真實且完整的檔案能夠有效反映醫院的醫療質量，是衡量醫院管理水平的主要依據。而且醫療事故處理條例的舉證責任為院方處理醫患糾紛帶去重重壓力，醫院為了以合理方式解決醫患糾紛，必須通過舉證來證實自身在整個醫療活動的實施過程中不存有過錯責任。所以，強化檔案資源的開發和綜合利用，必須以檔案管理作為切入點，活化檔案信息，將枯燥的資料轉換成高價值的有用信息，即通過多種渠道采用最為快捷和準確的方法，最大幅度提升檔案資源的利用率。

四、結語

檔案管理是保證院內各項工作得以有序開展的橋梁和紐帶，是醫療機構經營和管理的重要組成成分，與上級領導的決策有著密切關系。只有不斷運用新理念、新方法和新技術強化檔案管理過程，才能改善醫院檔案的資源利用率，為患者提供更佳的醫療服務。（作者單位：湖北省黃岡市黃州區人民醫院）