檔案管理的重要性及其對策

董紅麗

摘? 要：檔案管理工作在單位長期發(fā)展歷史中，開始慢慢被忽視。隨著新形勢的開啟，檔案的價值開始被挖掘和重視，它不僅成為組織建設單位文化的思想基礎，還是組織進行改革重組的重要參考資料。同時，其還能指導組織正確制定未來的發(fā)展路線。檔案的重要性，使得檔案管理工作對組織而言具有重要的價值。在這樣的背景下，本文對檔案管理的重要性進行了探討，并對完善檔案管理工作提出了相應的解決措施，以期研究結論能為檔案管理工作提供一定的指導性建議。

關鍵詞：檔案管理;重要性;對策

引言

在歷史發(fā)展的過程中，無論是黨和國家，還是機關事業(yè)單位和個人，其成長經歷都需要以載體的形式將其記錄下來。這樣檔案使用者才能清晰地了解檔案相對的發(fā)展歷程，對于組織而言，檔案所記錄的信息不僅是讓后人或檔案使用者知曉其歷史事實，更是讓后人或檔案使用者在這些歷史事實中，總結經驗教訓，并不斷發(fā)展前進，從前人的思想精髓中，與時俱進地獲得思想意識和管理經驗的進步，進而不斷促進組織在沿襲前人精華思想的情況下，作出更加正確的發(fā)展決策。我國社會以及經濟的不斷發(fā)展，使得單位需要處理的信息量也呈現(xiàn)明顯的上升趨勢。當下檔案管理模式雖然在進行著逐步的改善，但是其應用過程中仍然存在許多不足之處，無法真正滿足時代發(fā)展需求。開展檔案安全管理能夠提升檔案管理工作開展的時效性和實效性的方案的全方位探索，確保檔案管理工作高效開展，可以促使機關事業(yè)單位在良好的信息管理模式下獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

一、檔案安全管理概述

（一）檔案安全管理的內涵

檔案安全管理是指建立檔案的有關單位或者專門的檔案館、檔案室對保管的檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。當前檔案安全管理工作形勢出現(xiàn)了新的變化，除了要預防傳統(tǒng)紙質檔案的損壞風險，還要預防電子檔案的安全風險，同時管理方式上應用現(xiàn)代信息化技術在帶來便捷高效的基礎上，也存在著很大的安全隱患。

（二）檔案安全管理的重要性

檔案的安全管理不但是檔案管理工作中最基礎重要的工作，影響著其他工作的開展，同時也關系到相關單位和主體的機密，對其發(fā)展也是具有重要影響的，例如國家軍事部門的檔案安全管理、有關企業(yè)的技術秘密檔案管理等，安全問題是最基礎的也是關系到發(fā)展命脈的大事。

二、檔案管理的重要性

（一）檔案管理能夠為行政事業(yè)單位的工作查考提供依據

檔案管理是一項長期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫能夠為機關事業(yè)單位的資料查考提供依據。首先，檔案管理記錄著機關事業(yè)單位的人事建設及改革發(fā)展等內容。這是對歷史情況和過程的記錄，能夠為單位工作的創(chuàng)新改革，提供資料依據;其次，檔案資料是單位在實踐活動的產物，有的是當事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機關查考工作提供依據;再次，機關事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機關事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

（二）檔案管理是機關事業(yè)單位深化內控管理改革的重要內容

深化內控管理改革，是新時期機關事業(yè)單位改革建設的重要內容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設的步伐，為內控管理改革創(chuàng)設了良好的內在環(huán)境;其次，檔案管理為內控管理改革提供了依據，為改革工作方法的制定及推進，夯實了基礎，也保障了內控管理改革的全面開展;再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創(chuàng)設了良好的宣傳陣地。因此，在機關事業(yè)單位深化改革的當前，應扎實推進檔案管理，并逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化。

（三）檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設了良好的內在條件

文書資料管理是檔案管理的重要內容。強化文書資料管理，是機關事業(yè)單位檔案管理工作有效落實的重要保障。首先，通過文書檔案，可以更好地利用檔案資料，提高內控管理的質量及效率;其次，在文字資料佐證等情況之下，需要文書檔案信息資源作為重要的依據，以確保檔案資料的準確性;再次，機關事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設，為文書資料管理工作提供了更加便捷、準確的檔案信息資料，優(yōu)化了管理工作的環(huán)境。

三、文化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）觀念落后，人員素質有待提升

當前我國文化檔案管理工作中普遍存在管理觀念落后的問題，一些檔案管理人員仍然沿用傳統(tǒng)的管理手段和方法，由于文化檔案資源的不斷增多，這些傳統(tǒng)的管理手段顯然已經無法滿足實際需求，不僅影響了文化檔案管理水平的提升，同時也對企業(yè)和單位的發(fā)展造成影響。另外，人員是參與文化檔案管理工作的關鍵，他們的素質高低很大程度上影響著文化檔案管理的水平，就目前而言，很多文化檔案管理人員的能力沒有得到提高，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，其在文化檔案管理中得到了有效應用，這就需要檔案管理人員具備相應的信息技術能力和素質，不斷提高自身的信息化素養(yǎng)，以確保文化檔案管理的有序進行。

（二）文化檔案管理制度有待完善

文化檔案管理工作的有效開展需要建立完善的管理制度，用制度去約束各項工作順利進行。然而當下我國文化檔案管理中還存在著管理制度不健全的情況，由于管理制度的不健全，使得文化檔案的日常管理不科學、維護不及時、文化檔案數據丟失的問題屢見不鮮，一方面降低了工作效率，另一方面也給單位的發(fā)展造成嚴重影響。在進入信息時代后，網絡信息技術在文化檔案管理中扮演了重要的角色，這在很大程度上提高了檔案管理效率和水平，但同時也對文化檔案管理制度提出了更高的要求。由于網絡信息技術的不穩(wěn)定性，使得其很容易遭到網絡黑客的惡性攻擊，給文化檔案數據安全造成影響，所以建立相應的管理機制，完善網絡信息系統(tǒng)，這成為當下文化檔案管理的要點，需要單位相關工作人員給予高度重視。

四、完善檔案管理機制的建議

（一）強化檔案安全管理的意識

檔案安全管理可以說是檔案管理工作的首要要求，因此必須予以高度的重視，強化檔案管理部門從領導到具體崗位人員的安全管理意識，這樣才能將安全管理的措施貫徹落實到位。這就需要檔案管理部門加強檔案安全管理的重視并向檔案安全管理崗位人員進行宣傳，讓他們認識到檔案安全管理的重要性，樹立起安全責任意識，強化崗位職責意識，嚴格貫徹落實有關檔案安全管理的法律法規(guī)、本單位的規(guī)章制度，樹立防范意識，建成檔案安全管理的思想堡壘。

（二）確立檔案管理工作新格局

新時期下，檔案管理工作必須要緊密結合本單位的核心業(yè)務，確立檔案管理工作新格局。管理工作人員應當定期匯報具體的工作情況，第一時間解決好具體管理過程中存在的問題，進一步提升管理工作主動權。檔案管理工作可以說是單位內控管理過程中的重要組成部分，應當將其納入到本單位的實際發(fā)展規(guī)劃中來，構建更加系統(tǒng)化的管理系。必須將檔案管理工作與其他業(yè)務工作共同規(guī)劃，保證各項工作貫徹落實，確保檔案管理部門和檔案管理工作人員能夠主動履行好職能，提高檔案管理工作效率。同時還應當對各種檔案信息資源予以統(tǒng)一管理，實施多元化的檔案信息資源整理歸檔策略，開展好紙質檔案和電子檔案的管理工作，真正構建新的檔案管理工作格局，促進單位各項業(yè)務活動的有序開展。

（三）加強檔案工作的全程管理

單位組織進行各項管理工作時必須要同時開展好檔案跟蹤服務，重視相關信息資源和材料的整理歸檔，正確認識到單位檔案管理服務工作需求，有效開展信息資源服務，特別是本單位重點業(yè)務的組織開展和重要文件材料，檔案管理工作人員必須積極參與，確保檔案資源從形成到歸檔全過程的全方位管理。比如說重要業(yè)務活動所涉及到的檔案信息材料，檔案工作人員應當提前參與，及時創(chuàng)建檔案目錄，按照相關標準做好信息材料的歸檔整理工作;又例如說針對各種電子文件材料的管理，應當第一時間做好收集歸檔工作，檔案工作人員需要對各類電子文件材料的基本情況有充分的了解，對電子材料的類型、范圍和格式等統(tǒng)一做好規(guī)范化處理，保證電子檔案的安全和完整。

（四）推進檔案信息化建設

促進單位檔案管理信息化建設必須要借助于人才、設備和技術的支撐，檔案管理人員應當真正重視這一工作，不斷促進單位檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設，推動檔案材料的有效整合，一方面應當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術對單位相關檔案信息實現(xiàn)高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸;另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉變?yōu)橹R型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

五、結語

檔案管理是一個復雜的過程，機關事業(yè)單位在發(fā)展當中信息量也是逐漸地在增大，這對檔案管理人員的考驗也越來越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實現(xiàn)檔案的有效管理。機關事業(yè)單位在深化內部管理建設的過程中，應強化檔案管理工作的開展，為內控管理改革、檔案管理工作開展，提供有力保障。檔案管理在工作中具有重要的地位，管理工作的深入開展，著力點在于四個方面：一是強化檔案安全管理的意識;二是確立檔案管理工作新格局;三是加強檔案工作的全程管理;四是推進檔案信息化建設，這是檔案管理在機關事業(yè)單位工作中的重要性體現(xiàn)。

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