新時代檔案信息服務方式創新路徑探究

段煉

摘要：新時代背景下，知識產業作為一種新型的產業類型，正處于飛速發展的階段。如今知識產業更是成為社會經濟可持續發展的重要產業類型。在知識產業中，檔案占據著非常重要地位。其包含了人類社會發展過程中生活層面以及思想層面的信息內容，是人類的智慧結晶，因此，將其靈活用于社會領域各方面，可以促使其作用得以有效發揮。檔案信息服務作為知識產業發展的主要模式，在時代發展環境下，卻呈現出以往檔案信息服務方式難以有效滿足時代發展需求的態勢。因此，不斷創新檔案信息服務方式至關重要。本文首先分析了新時代下檔案信息的特點、檔案信息服務方式的問題，根據檔案信息服務存在的問題，提出了相關的創新策略。

關鍵詞：信息服務方式;創新

引言

檔案信息內容可以分為以下兩個方面：基本信息與形式內容。通常情況下，知識庫作為檔案信息管理部門，其主要職能在于對行業中的優秀工作者及先進事例進行記錄，通過知識庫，為學者們更好的了解與研究社會生活和自然生活提供了良好的基礎條件。由于檔案信息本身有著真實性特點，因此其應用價值處于較高水平，需在借鑒與實踐的基礎上不斷充實、創新各類檔案信息。知識經濟時代的帶來，為促進檔案信息的發展以及服務方式的創新帶來了一定的機遇，因此，檔案信息管理部門更應結合時代發展環境，不斷提升其信息管理水平。并且知識經濟時代對人力資源提出了新的要求，這也意味著檔案信息管理人員的整體素質也隨之受到較高要求，其在知識積累、文化內涵、探索精神以及創新能力等方面均需要與當前時代環境相適應。基于此，檔案信息管理部門應側重于對服務模式的創新并不斷提高管理人員的專業素養。

1新時代背景下檔案信息服務現狀

1.1技術化服務基礎

檔案信息管理是通過多種技術實現的，互聯網信息技術的使用，為檔案信息有序管理的提供了保障;同時，有效破除了時間與空間方面的壁壘，傳統檔案管理中的信息管理模式得到創新。具體而言，在互聯網信息技術的應用下，檔案信息的搜索效率也得到大大提升，且其安全性得到進一步保障。因為結合互聯網自身的優勢之處，查閱檔案信息變得更為便捷與迅速，數字化的模式也使得檔案信息管理部門可以不用再為避免檔案信息不慎丟失或泄露而犯愁。而在現代化的檔案信息管理模式下，互聯網信息技術的應用較好的提升的檔案信息管理效率，以往因檔案信息管理人員供給數量或綜合素質要少于實際需求而造成的檔案信息沒有及時更新、其完整度遭受質疑、檔案信息雜亂無章等現象，可以得到有效改善。此外，在網路信息技術的應用下，具由于檔案信息管理部門對人力資源予以合理配置，在不僅可以有效將此人力資源成本費用，檔案信息管理的整體效率也能隨之得到提升。

1.2多樣性服務形式

隨著互聯網信息技術的應用，檔案管理的服務形式也由此發生較大變化。基于現代化科學技術的影響，檔案信息逐漸呈現出多元化態勢，例如，圖像、短視頻、音樂、文字、聲音等，通過以上信息形式，人們可以從中接受更為多樣化的服務模式等。與此同時，通過互聯網信息技術，各類檔案信息可以利用互聯網渠道得到更為廣泛的應用，人們僅僅需要通過互聯網端口，依據個人實際需求進行檢索，由此得到與之相適應的信息，這種形式可以兼顧用戶多元化以及個性化的服務需求。現階段，利用微信、微博等公眾平臺已成為人們獲取檔案信息較為常用及普遍的方式，這在一定程度上促使檔案信息的使用價值和使用效率得到提升。而在反饋平臺上，人們可以非常便捷的提出有關檔案信息管理方面的各類建議及意見，這對加快檔案信息管理模式的優化，可以起到較大的推動作用。總體而言，新時代背景下的信息檔案服務的多樣性特點，也是檔案管理部門為廣大民眾服務的體現所在。

1.3直接交流方式

新時代的檔案信息服務使得用于與傳播者之間的交流方式發生了較大改變。在傳統的檔案信息管理模式中，人們通常需要到檔案信息管理部門進行面對面的交流，且有著一系列的程序，這種交流方式在便利性及迅捷性方面并不占有優勢地位。而互聯網信息技術下的新型檔案信息服務，人們通過網絡平臺即可實現交流，其時效性得到較大程度的提升。由于檔案信息的形式趨于多元化，用戶只要利用網絡服務器，即可接收數據檔案信息、文本檔案信息、生態研究檔案信息、歷史研究檔案信息等多種形態的信息內容，平臺還可以向用戶發送與其需求相適應的各種格式的資料，如超文本、壓縮包、超鏈接等。通過現代化的檔案信息管理平臺，用戶可以實現實時、靈活的觀察相關信息的變化趨勢，在查閱資料的過程中可以實現更為高效、精準的獲取信息內容。在互聯網信息技術的應用下，新時代檔案信息服務模式為各部門組織、政府機構和個人傳播和反饋檔案信息提供了富有時代氣息的現代化平臺，依據傳播和反饋信息內容，進一步豐富了檔案信息[1]。用戶在需要相關信息的時候只要通過平臺就可以非常容易的獲取信息，從另一層面來看，對用戶的工作及生活帶來了積極助益。

2新時代檔案信息服務方式創新路徑

2.1革新服務機制

服務機制是進行檔案信息服務的核心，知識經濟時代下改變服務機制很有必要。各個檔案管理部門應及時革新服務機制，順應時代發展的需求，以便為用戶提供更優良的服務。革新服務機制包括以下幾個方面：第一，對檔案信息管理部門工作人員的權責予以明確劃分，確保體系內人員可以在相應的崗位上充分發揮本身職能作用，以此提升工作效率;第二，健全檔案管理部門的檔案信息管理制度，包括工作流程、程序規范等，確保新時代檔案信息服務方式具備良好的制度環境;第三，深化檔案信息管理部門工作人員的績效考核、晉升、激勵等方面的機制改革，堅持以公平公正且人性化的態度做好人力資源管理，構建專業且多元化的管理人才培養制度，并切實有效的落實執行，提升檔案信息管理人才的專業水平和綜合素養，進而促使其在檔案信息服務中發揮應有作用;第四，優化檔案信息管理人才的評價制度，對其予以多維度以及持續性的評價，對富有探索能力、創新精神以及職業能力強的管理人才予以激勵，其激勵方式可以涉及物質激勵和精神激勵多方面，通過此方式有效激發檔案信息管理人才的工作積極性，并能夠在組織體系中發揮標桿作用，進而提升檔案信息管理人才隊伍的整體工作效率。

2.2豐富服務方式

在知識經濟時代背景下，檔案管理人員應運用網絡平臺主動為用戶提供多樣性的服務方式，滿足用戶所需。豐富檔案信息服務方式的途徑有以下幾種：第一，結合網絡服務器的特點，對其優勢之處予以靈活應用，使相關的檔案信息能夠實時傳送，以此提升新時代用戶對檔案信息服務的評價;第二，深化現代化社交軟件的使用，例如微信、微博、貼吧、QQ等，通過使用多元化的社交軟件和平臺，使用戶與檔案信息管理部門之間構建多樣化的溝通與交流的渠道，形成良好的溝通環境，進而提升檔案信息的使用率和檔案信息服務水平;第三，傳統的檔案信息管理模式中，其提供的檢索服務較為單一，在新時代檔案信息服務方式中，應加強檢索形式的創新，超文本檢索、數據檢索、關鍵詞檢索等形式都可以在較大程度上豐富檔案信息服務的檢索方式;第四，在互聯網渠道構建多元化檔案信息管理公眾平臺，例如微信、微博等平臺，通過以上公眾平臺，加強檔案信息管理相關知識內容的宣傳，使更多用戶對現代化檔案管理形成系統、全面的了解，以此提升檔案信息服務水平及效率，同時，促使用戶懂得合理利用檔案信息，推動檔案信息自身蘊含的價值得以有效發揮[2]。

2.3更新服務內容

傳統的檔案信息服務內容有以下兩個方面：依據檔案文獻的內容或者特征進行編排，以便用戶找到自己需要的檔案信息;深度研究檔案信息，對它進行專題分類，促使用戶能夠檢索到相關研究專題。檔案信息管理部門需順應時代發展的需求，更新服務內容，使服務內容與互聯網信息技術相結合。通過網絡平臺，傳播多方面的檔案信息服務內容，不僅提供多種類型的檔案信息服務，還提供運用網絡平臺檢索信息的步驟服務。

互聯網信息技術的不斷發展對改善檔案信息管理有一定的促進作用，解決了之前難保存以及易丟失的問題，但互聯網信息技術的運用并沒有解決傳統模式存在的收集與整理的問題，檔案信息管理部門把重點放在了檔案的保存與查閱，忽略了收集與整理檔案信息的重要地位。只有解決了傳統管理模式存在的收集與整理的問題，才能使檔案信息更完整、更有序。

結語

綜上所述，為了使檔案信息服務方式能夠適應知識經濟發展的需求，對改善檔案信息服務方式提出了一些建議：提高管理人員的素質，進而提高提高檔案管理部門的水平;更新服務觀念，主動為用戶提供實時、有效的檔案信息;革新服務機制，促使檔案信息管理部門能夠很好地應對社會發展帶來的挑戰;豐富服務方式，使用戶能夠通過多種渠道找到自己需要的資料;變更服務制度，使檔案信息管理部門的服務制度更標準化;更新服務內容，為用戶提供多方面的服務內容，在用戶心中樹立一個良好的形象。

參考文獻

[1]閉線林.高校民生檔案信息服務面臨的問題及其對策[J].山西檔案，2015，（6）：70-72.

[2]陳陽.知識共享機制下企業文件與檔案管理體系探究[J].山西檔案，2014，（6）：88-90.