事業性單位電算化后會計檔案的管理探索

許娜 鄧延春

摘 要：我國的經濟正在飛速發展，社會主義現代化建設也在逐漸的完善，推動了信息技術的改革與創新。互聯網等現代化設備被廣泛的應用到各行各業中，事業化單位是我國發展的重要力量，當前已經實行電算化的管理方式。會計電算化技術要比以往人工的核算方法更加精準，能夠提高資金使用率，對單位的資金情況做到全面的把控，會計檔案的管理工作也得到了進一步的發展。

關鍵詞：事業單位;電算化后;會計檔案;管理工作

隨著我國信息技術的迅猛發展，事業性單位已經實行電算化的會計管理，采用信息技術開展單位的會計核算工作已經是今后單位會計管理的必然趨勢。會計電算化不僅有助于核算數據的結果更加精準，同時能夠提升工作效率，節約時間的同時為單位提供更準確、更全面的信息。因此，要針對會計電算化管理工作中的不足之處進行改善，確保事業性單位的穩定發展。

1 事業單位實行電算化會計檔案管理方式的主要特點

1.1 儲存范圍更廣

首先，電算化會計檔案儲存的相關范圍較比之前更加的廣闊，傳統的手工記賬方法得出的檔案僅為紙質這一種形式。但電算化會計的檔案管理方式能夠使會計儲存的范圍擴大，不僅包括在計算機硬盤中儲存的相關數據，也包含著磁性介質中的會計數據。

1.2 保管難度增加

會計電算化檔案管理的難度更高，其原因在于，會計電算化是通過運用計算機進行數據的核算，而電腦設備容易發生各種故障，數據如果只保存在計算機中，會有丟失的風險，因此，相關數據要保存在硬盤或磁性介質中，并進行定期的清理與檢查，確保數據不發生丟失的情況，因此，對管理人員的要求也更高。

1.3 對安全完整性的要求更高

會計電算化檔案在完整與安全方面的要求更高，采用電算化會計的管理方式必須要備份相關的會計數據與資料。光盤與磁性介質都要保存會計資料。因此，要求電子數據是無法修改與篡改的，否則黑客入侵時會丟失數據。此外，在沒有領導的批準許可下。不可隨意的復制硬盤中的數據，對于資料硬盤與磁性介質的保存環境也有極高要求，因此，要求檔案保管的技術人員有著較高的水平。同時要防火防潮，防止銷毀。電算化會計檔案調用也需要軟硬件的環境。傳統的手動自動化會計檔案管理形式更加的直觀清晰，磁性介質中存儲的會計檔案對環境的要求更高。

2 電算化會計檔案與傳統的會計檔案的區別

2.1 兩種檔案管理方式的范圍不同

首先是兩種檔案的管理方式范圍不同，傳統的會計檔案是以紙質為主，這其中包含了會計的憑證與賬簿、報表等，主要是記錄或報告企業中的交易等事項。電算化的會計檔案除了需要對會計的憑證、賬簿、報表等主要的資料外，更需要設計相關的計算機系統與可以識別的代碼、程序文件與數據的結構文件等，例如用戶的使用手冊與相關的操作規范、計算公式這些內容。雖然這些項目不是傳統的會計結算系統中的環節，但確是電算化會計檔案管理不能缺少的重要前提。是維護電算化會計系統、降低風險與故障排除的重要基礎，同時也是新范疇下的會計檔案管理。

2.2 兩種檔案管理方式的載體不同

其次是當種檔案的載體不同，傳統的會計檔案載體主要是以紙質為主的，而電算化會計檔案的載體以光盤與磁性介質為主。二者相較來說，灰塵與一些有害氣體或磁場對電算化的管理方式影響更多一些，如若保存的方式不當，會受到一定程度的損毀。因此，對檔案的存放環境有著極高的要求。需要嚴格的防塵、防磁、防火防潮、防火等。此外，在電算化的環境中，利用計算機與其他科技手段進行數據的復制與修改銷毀等工作會更加的方便，快速，能夠做到不留痕跡。而傳統的會計檔案中發現弄虛作假等相關的違規違法行為的難度更高，導致的損失與危害也更大，因此，新時代的會計檔案面臨著較嚴重的安全問題與挑戰，要對載體加強管理與維護，才能確保檔案的

安全。

2.3 兩種檔案管理的數據獲取方式不同

其三就是兩種檔案管理獲取數據的方式不同，傳統的會計檔案在正常情況下需要將相關的會計業務全部完成后才能夠在賬面中獲取數據，有著一定的滯后性。而電算化會計檔案的會計數據都會在第一時間保存到計算機中，查詢時通過計算機進行查找能夠很快的獲取到相關數據，能夠幫助決策者在較快的時間內準確的、迅速的制定出相關的經營方針與經營政策。能夠幫助企業提高自身的經濟效益，在競爭中勝出。此外，計算機快捷操作的特點可以使檔案在進行查詢時，通過設置的標記標識與索引等方式對數據進行更好的整理與分類。使獲取數據具有一定的時效性與針對性。

2.4 兩種檔案管理方式的銷毀方法不同

最后是兩種檔案管理方式的銷毀方法不同，傳統的紙質會計檔案需要耗費大量的人力，而電算化的會計檔案銷毀方式是需要根據其索引分類，輸入需要留下的內容并將其打印輸出就可保留紙質的載體與磁性的載體兩個部分。對于要銷毀的內容進行篩選，并制作銷毀清單，在獲得領導的審批以后，能夠快速的進行清除，降低了對人物物力與財力的消耗。

3 目前電算化會計檔案管理工作的不足之處

3.1 管理制度體系不完善

首先是會計管理檔案工作的管理制度體系不完善，單位進行電算化管理的內容更加的多元化，如果制度不夠完善、不夠規范，會造成檔案混亂的情況發生，對精準獲取數據帶來不利影響。此外，會計電算化檔案管理 如果缺乏相關制度，會導致管理工作的效率低下，不能達到單位的檔案管理要求，就會導致丟失等不良情況發生，更有資料外流等嚴重后果。

3.2 對檔案管理工作的重視度不高

檔案管理人員對電算化會計的檔案管理工作不夠重視也是存在的主要問題。管理人員是電算化會計檔案管理工作的實施者，在過去傳統的手動管理檔案的方式影響下，許多檔案的管理人員對電算化的會計新型管理方式認知度不夠，對主要的構成不了解，并缺少相關的管理經驗。許多管理人員認為只要將會計憑證做好就可以，沒有從本質上了解并掌握會計電算化的重要意義，缺乏對電子檔案管理的重視，導致資料極易丟失，檔案沒有做到分類的處理，對今后數據的查詢工作帶來一定難度。同時，由于缺乏管理，會發生人為破壞的現象，導致數據被破壞。

3.3 保存期限不到位

還有就是某些會計檔案無法滿足保存期限的問題，事業單位的資料保管是需要在一定保管期限內的，但是經過調查發現，許多事業單位進行電算化會計時，采用針式打印的方法進行單位憑證的打印，這種方法打印出的憑證容易發生褪色，在規定的期限內就無法完好的保存下來。

3.4 管理人員素質有待提高

最后，檔案管理人員的素質需要進一步的提高，當前的現代化技術與設備的使用率得到突飛猛進的增加，但由于專業的人才相對匱乏，技能與管理水平不佳，對會計檔案的管理工作造成一定影響。因此，檔案管理人員要不斷的提高自身的專業技術與綜合素質，不僅要提高自身的會計技能，也有提高管理能力，確保管理工作的順利

開展。

4 完善電算化會計檔案管理工作的有效措施

針對以上提出的相關問題，要進行針對性的解決，不斷的完善檔案管理工作，提高電算化會計檔案管理工作的有效性。

4.1 健全完善管理制度

任何事物的運作都需要以完善健全相關的制度為前提條件，只有管理制度的完善，才能夠使管理人員在相關的制度下進行規范的管理工作。會計電算化的檔案管理工作實施后，相關的工作內容涉及了較多的方面，因此需要更加完善的制度與要求。結合會計電算化檔案管理工作的重要特點，事業性單位要制定并完善相關的管理制度，根據本單位的實際情況，將制度進行分類，并對管理內容進行完善，資料要備份、檔案要進行定期的維護。

此外，要制定規范的保管制度，根據《會計檔案管理辦法》中的相關規定，會計檔案的保管期限分別是三年、五年、十年、十五年、二十五年這五大年限。只讀為電子檔案的保存方式，并作相關的備份進行儲存保管。對光盤與磁盤等載體進行標記編號的工作，并交由專業人員保管，保存環境在上文中提到過。同時，光盤等磁性介質的保存會計檔案需要報備到財政部與國家的檔案局。最后，制定相關的備份制度，在電算化的會計檔案管理工作中，檔案的管理人員要定期的將全部數據進行多種介質中的備份，并全面檢查備份時間與備份的人員，進行詳細的記錄，防治信息的損毀與丟失。

4.2 管理人員要增強對電算化會計檔案管理工作的認知

電算化檔案管理與傳統的管理方式存在很大差異，因此，管理人員要重視對管理的認知，才能更好地提高管理工作的效率。管理人員要轉變錯誤的思想觀念，加強管理力度，并增加資金的投入，對管控的條件進行加強。資金要運用到實處，完善軟硬件設施設備，要設立管理部門，并安裝全方位的監控設備。事業單位要定期加強培訓，提高管理人員的對電算化會計的重視。

4.3 管理工作中定期檢查

在電算化會計的管理工作中，要做到定期的檢查，由于檔案內容涉及的方面較廣，而計算機容易發生病毒入侵等問題，數據會因此丟失。因此，為了避免資料的丟失與篡改，單位要加強監管力度，定期的檢查與維護，要選擇質量較好的硬盤進行資料的保存工作，并且注意防濕、放熱與防塵，確保資料的安全與完整性。

4.4 提升管理人員的自身素質

同時，管理人員的專業技能與自身素質也要持續提高，事業性單位在開展檔案管理工作時，要持續的提高管理人員的綜合素質，最大限度的發揮管理人員的相關職責。應當從根本上加強管理人員的管理能力，事業單位在進行管理人員的選拔時，要做到認真細致，對管理人員的專業技能進行全面的考核，確保其技術水平的專業性。要挑選管理能力與會計知識過硬的人員上崗工作，并定期的開展培訓與交流會，對有能力、有潛力的管理人員進行外派學習，穩定的提高管理人員的專業技術與管理能力，促進電算化會計檔案管理工作的穩定

發展。

5 結束語

綜上所述，利用信息技術開展會計管理已經是今后會計工作的必然趨勢，傳統的手動管理檔案方法對相關管理人員的專業水平要求不高，但新的檔案管理方法則需要管理人員善于分析傳統模式中的不足之處，并不斷的完善新型檔案管理工作，將相關的制度體系建立健全，提升自身素質，避免檔案的丟失，保障會計檔案管理工作的穩定發展。

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作者簡介

許娜（1986-），女，四川省內江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財務檔案和文書檔案工作。

鄧延春，女，四川省內江市，檔案館員，本科，主要從事和研究財務檔案和文書檔案工作。