提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)有著較高業(yè)務(wù)性和政治性要求的工作，檔案管理的科學(xué)化不僅能加強(qiáng)檔案資料保存的穩(wěn)定性，同時(shí)對(duì)管理質(zhì)量和水平的提升起到重要的作用。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，其規(guī)模和內(nèi)容也在不斷的擴(kuò)大，檔案中的信息資源也愈加廣泛，這些都對(duì)檔案管理有了更高的要求。檔案管理人員是開展檔案工作的重要人力支撐，管理人員的素質(zhì)能力對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有重要影響，加強(qiáng)管理人員素質(zhì)的提升，才能更好的推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。文章分析了檔案管理人員必備的基本能力，提出了促進(jìn)檔案管理科學(xué)化的主要路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;檔案管理人員素質(zhì)

1 檔案管理人員必備基本能力

1）需要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和法律意識(shí)。政治素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的素質(zhì)，具體指檔案管理人員的政治理論水平、政治責(zé)任感以及職業(yè)道德等。檔案管理工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性特點(diǎn)，管理人員在工作開展的過程中，會(huì)直接管理一些機(jī)密資料，這些都要求管理人員有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，以正確的政治方向指導(dǎo)工作，有組織有紀(jì)律的嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，保證資料的嚴(yán)密性和安全性，嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定開展管理工作，維護(hù)檔案的真實(shí)性和安全性，防止檔案資料丟失和被盜用等[1]。在日常管理工作中，應(yīng)將檔案法、管理制度與自身實(shí)際情況充分結(jié)合，制定完善檔案收集、審核、查閱借閱、整理規(guī)劃等內(nèi)容方面的制度，實(shí)現(xiàn)有法可依。

2）具備專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的基本素質(zhì)，是保證管理工作順利開展和任務(wù)完成的重要保障。檔案管理人員應(yīng)充分了解有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)定，掌握檔案相關(guān)知識(shí)，如檔案管理、檔案信息開發(fā)和利用、檔案管理技術(shù)等等。同時(shí)還應(yīng)具備扎實(shí)的文字表達(dá)能力和獨(dú)立管理能力。檔案管理工作具有較強(qiáng)的文字性，需要經(jīng)常寫總結(jié)、調(diào)查研究等方面文字，需要將不同的材料進(jìn)行匯編，這就對(duì)管理人員文字表達(dá)能力有一定的要求。特別是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，還需要與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，能夠通過信息技術(shù)工具的有效利用，實(shí)現(xiàn)管理工作的高效率。服務(wù)意識(shí)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理人員的要求。管理人員應(yīng)突破傳統(tǒng)的管理模式，做到主動(dòng)服務(wù)。在實(shí)際工作開展中有積極的態(tài)度，通過對(duì)檔案的有效利用提高工作效率。

3）能力素質(zhì)要求。首先要具備一定的協(xié)調(diào)能力，通過與其他各部門的有效聯(lián)系實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，檔案材料來源于不同的部門當(dāng)中，特別是一些具有較高價(jià)值的材料在無法及時(shí)收集和歸檔時(shí)，管理人員需要和相關(guān)部門、人員進(jìn)行溝通和交流，進(jìn)而完成檔案的收集和整理。其次要具備終身學(xué)習(xí)的能力，時(shí)代不斷進(jìn)步，知識(shí)更新頻繁，檔案管理人員需要通過不斷的學(xué)習(xí)，拓展自己的知識(shí)范圍，才能跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和技術(shù)，提高檔案管理的效率。檔案管理人員需要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，要注重理論與實(shí)踐的結(jié)合，提高自己的創(chuàng)新意識(shí)，積累管理經(jīng)驗(yàn)。

2 推進(jìn)檔案管理科學(xué)化路徑

1）完善檔案管理制度。檔案事業(yè)不斷發(fā)展，其規(guī)模和內(nèi)容也在不斷的擴(kuò)大，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。因此管理人員應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化發(fā)展以及實(shí)際需求，在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，不斷完善檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作更加穩(wěn)定有序的開展。在檔案管理制度的建設(shè)中，應(yīng)著重在檔案的安全制度、工作的責(zé)任以及服務(wù)等方面進(jìn)行完善[2]。完善安全制度建設(shè)是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，因此應(yīng)在實(shí)際運(yùn)行的安全管理制度中，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行完善。比如檔案數(shù)字化過程中的安全性和保密性;計(jì)算機(jī)安全使用等等。在責(zé)任制度建設(shè)中，根據(jù)崗位的職能要求落實(shí)崗位人員的實(shí)際責(zé)任，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。檔案管理人員應(yīng)通過以人定崗，以崗定責(zé)的原則，完善責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。服務(wù)制度的建設(shè)中，需要提高管理人員服務(wù)精神，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，切實(shí)的發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)作用，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2）建立檔案管理評(píng)估平臺(tái)。首先是技術(shù)評(píng)估，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化需要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)方面的評(píng)估。其次檔案質(zhì)量評(píng)估，針對(duì)數(shù)字化檔案內(nèi)容，管理人員應(yīng)聯(lián)合技術(shù)人員、檔案專家等開展評(píng)估，主要包含數(shù)字檔案文字的質(zhì)量、圖片、視頻內(nèi)容質(zhì)量，數(shù)字化過程中對(duì)質(zhì)量的影響等等，為檔案信息的完整性和真實(shí)性提供保障。最后人員評(píng)估方面，需要針對(duì)其工作開展的有效性進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理人員在實(shí)際工作過程中的優(yōu)勢(shì)和問題等，進(jìn)而做出合理的安排，以提升整體檔案管理工作的質(zhì)量。

3）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展。首先在電子文件歸檔方式中，通過將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建立電子檔案信息資源庫，能夠節(jié)省大量的空間。在電子檔案管理中，應(yīng)通過制定文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)據(jù)庫的訪問中設(shè)置嚴(yán)格要求，避免數(shù)據(jù)信息丟失或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。其次電子檔案的存儲(chǔ)和共享。檔案管理工作中，信息資源共享是其中的重點(diǎn)內(nèi)容。在實(shí)際工作中，應(yīng)提高管理人員信息技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)，提高檔案管理工作中的安全性和穩(wěn)定性。最后要大家對(duì)檔案信息資料的開發(fā)和利用，檔案資料得到充分開發(fā)和利用才能發(fā)揮出其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此管理部門應(yīng)注重對(duì)檔案信息的挖掘，注重對(duì)開發(fā)資料的篩查和整理，并將其按照需求提供給需要的人員和部門。

4）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)提升。（1）加大管理人員素質(zhì)培訓(xùn)。結(jié)合檔案管理工作的重心加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，提高管理人員思想意識(shí)、業(yè)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力、管理能力等，結(jié)合管理人員職業(yè)發(fā)展需要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)水平，邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)開展知識(shí)講座，提供業(yè)務(wù)技術(shù)交流的機(jī)會(huì)等，從各渠道中提高檔案管理人員的水平和能力。（2）提高用人門檻。信息技術(shù)的快速發(fā)展以及檔案管理事業(yè)越來越高的重要性，都對(duì)檔案管理人員的能力提出了較高的要求，需要檔案管理人員具備管理能力、技術(shù)水平，業(yè)務(wù)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力、創(chuàng)新能力綜合能力和政治素養(yǎng)、職業(yè)道德等等。因此單位在檔案管理人才的引進(jìn)上，應(yīng)提高用人門檻，按照工作的實(shí)際需求，提高任職標(biāo)準(zhǔn)和具體能力要求。同時(shí)在正式入職時(shí)需要做好崗前培訓(xùn)工作，從源頭提高檔案管理人員的素質(zhì)。（3）實(shí)施多樣化考核。通過完善的激勵(lì)機(jī)制，實(shí)施多樣化的考核標(biāo)準(zhǔn)，將管理人員工作績(jī)效與其工作的獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，提高檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，工作突出人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，由于疏忽造成工作失誤人員應(yīng)進(jìn)行記過處分，增強(qiáng)檔案管理人員工作的危機(jī)感。（4）提高管理人員服務(wù)意識(shí)。提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化其職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)。能夠積極主動(dòng)參與工作管理和創(chuàng)新當(dāng)中。嚴(yán)格遵守相關(guān)律法制度和規(guī)章制度，有甘于奉獻(xiàn)的精神。通過問責(zé)機(jī)制加強(qiáng)對(duì)檔案信息保密性的重視。通過先進(jìn)管理理念、新型管理技術(shù)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過培訓(xùn)和再教育提升整體管理隊(duì)伍的素質(zhì)，不斷推動(dòng)檔案管理向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

4 總結(jié)

隨著國家對(duì)檔案管理制定的一系列標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的科學(xué)化受到越來越多的重視，這同時(shí)也要求了檔案管理人員主要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，要對(duì)檔案管理者提出高標(biāo)準(zhǔn)和高要求，通過培訓(xùn)等手段，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]余艷芳.檔案管理現(xiàn)代化的意義及其推進(jìn)策略[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——決策科學(xué)化與民主化學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：，2017：1.

[2]李建華.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（06）：65-66.

作者簡(jiǎn)介

王鳳娟（1988-），女，漢，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。