提升檔案管理人員素質推進檔案管理科學化

摘 要：檔案管理是一項有著較高業務性和政治性要求的工作，檔案管理的科學化不僅能加強檔案資料保存的穩定性，同時對管理質量和水平的提升起到重要的作用。隨著檔案事業的不斷發展，其規模和內容也在不斷的擴大，檔案中的信息資源也愈加廣泛，這些都對檔案管理有了更高的要求。檔案管理人員是開展檔案工作的重要人力支撐，管理人員的素質能力對檔案管理工作的質量有重要影響，加強管理人員素質的提升，才能更好的推動檔案事業的發展。文章分析了檔案管理人員必備的基本能力，提出了促進檔案管理科學化的主要路徑。

關鍵詞：檔案管理;科學化;檔案管理人員素質

1 檔案管理人員必備基本能力

1）需要具備較強的政治素質和法律意識。政治素養是檔案管理人員必須具備的素質，具體指檔案管理人員的政治理論水平、政治責任感以及職業道德等。檔案管理工作具有較強的機密性特點，管理人員在工作開展的過程中，會直接管理一些機密資料，這些都要求管理人員有堅定的政治立場，以正確的政治方向指導工作，有組織有紀律的嚴格遵守相關規章制度，保證資料的嚴密性和安全性，嚴格按照相關法律規定開展管理工作，維護檔案的真實性和安全性，防止檔案資料丟失和被盜用等[1]。在日常管理工作中，應將檔案法、管理制度與自身實際情況充分結合，制定完善檔案收集、審核、查閱借閱、整理規劃等內容方面的制度，實現有法可依。

2）具備專業業務素質和服務意識。業務素質是管理人員在進行檔案管理工作的基本素質，是保證管理工作順利開展和任務完成的重要保障。檔案管理人員應充分了解有關檔案工作的各項規定，掌握檔案相關知識，如檔案管理、檔案信息開發和利用、檔案管理技術等等。同時還應具備扎實的文字表達能力和獨立管理能力。檔案管理工作具有較強的文字性，需要經常寫總結、調查研究等方面文字，需要將不同的材料進行匯編，這就對管理人員文字表達能力有一定的要求。特別是互聯網信息技術快速發展的當下，還需要與時俱進的學習電子信息技術、計算機技術等，能夠通過信息技術工具的有效利用，實現管理工作的高效率。服務意識是現代社會發展對檔案管理人員的要求。管理人員應突破傳統的管理模式，做到主動服務。在實際工作開展中有積極的態度，通過對檔案的有效利用提高工作效率。

3）能力素質要求。首先要具備一定的協調能力，通過與其他各部門的有效聯系實現檔案的統一管理，檔案材料來源于不同的部門當中，特別是一些具有較高價值的材料在無法及時收集和歸檔時，管理人員需要和相關部門、人員進行溝通和交流，進而完成檔案的收集和整理。其次要具備終身學習的能力，時代不斷進步，知識更新頻繁，檔案管理人員需要通過不斷的學習，拓展自己的知識范圍，才能跟緊時代發展的腳步掌握現代化管理知識和技術，提高檔案管理的效率。檔案管理人員需要主動學習檔案管理相關知識、學習計算機信息技術的應用，要注重理論與實踐的結合，提高自己的創新意識，積累管理經驗。

2 推進檔案管理科學化路徑

1）完善檔案管理制度。檔案事業不斷發展，其規模和內容也在不斷的擴大，傳統的管理制度已經無法滿足現代化檔案管理工作的需要。因此管理人員應結合現代化發展以及實際需求，在傳統管理制度的基礎上，不斷完善檔案管理制度，促進檔案管理工作更加穩定有序的開展。在檔案管理制度的建設中，應著重在檔案的安全制度、工作的責任以及服務等方面進行完善[2]。完善安全制度建設是檔案管理工作中的重點內容，因此應在實際運行的安全管理制度中，結合現代檔案管理工作的內容進行完善。比如檔案數字化過程中的安全性和保密性;計算機安全使用等等。在責任制度建設中，根據崗位的職能要求落實崗位人員的實際責任，促進檔案管理的科學化。檔案管理人員應通過以人定崗，以崗定責的原則，完善責任制度，實現科學化管理。服務制度的建設中，需要提高管理人員服務精神，強化主動服務意識，切實的發揮出檔案管理的服務作用，提高檔案管理工作的質量。

2）建立檔案管理評估平臺。首先是技術評估，計算機技術的快速發展中，網絡技術、文件、數據庫技術等等被廣泛應用到檔案管理工作當中，推動檔案管理的科學化需要加強對技術方面的評估。其次檔案質量評估，針對數字化檔案內容，管理人員應聯合技術人員、檔案專家等開展評估，主要包含數字檔案文字的質量、圖片、視頻內容質量，數字化過程中對質量的影響等等，為檔案信息的完整性和真實性提供保障。最后人員評估方面，需要針對其工作開展的有效性進行評估，及時發現管理人員在實際工作過程中的優勢和問題等，進而做出合理的安排，以提升整體檔案管理工作的質量。

3）加強檔案管理技術的創新發展。首先在電子文件歸檔方式中，通過將紙質檔案的數字化建立電子檔案信息資源庫，能夠節省大量的空間。在電子檔案管理中，應通過制定文檔歸檔標準，在數據庫的訪問中設置嚴格要求，避免數據信息丟失或被篡改的風險。其次電子檔案的存儲和共享。檔案管理工作中，信息資源共享是其中的重點內容。在實際工作中，應提高管理人員信息技術的應用意識，提高檔案管理工作中的安全性和穩定性。最后要大家對檔案信息資料的開發和利用，檔案資料得到充分開發和利用才能發揮出其應有的經濟效益和社會效益。因此管理部門應注重對檔案信息的挖掘，注重對開發資料的篩查和整理，并將其按照需求提供給需要的人員和部門。

4）加強管理人員素質提升。（1）加大管理人員素質培訓。結合檔案管理工作的重心加強對人員的培訓，提高管理人員思想意識、業務能力、計算機技術應用能力、管理能力等，結合管理人員職業發展需要加強培訓，提高管理人員的素質水平，邀請相關專業開展知識講座，提供業務技術交流的機會等，從各渠道中提高檔案管理人員的水平和能力。（2）提高用人門檻。信息技術的快速發展以及檔案管理事業越來越高的重要性，都對檔案管理人員的能力提出了較高的要求，需要檔案管理人員具備管理能力、技術水平，業務能力、信息技術應用能力、創新能力綜合能力和政治素養、職業道德等等。因此單位在檔案管理人才的引進上，應提高用人門檻，按照工作的實際需求，提高任職標準和具體能力要求。同時在正式入職時需要做好崗前培訓工作，從源頭提高檔案管理人員的素質。（3）實施多樣化考核。通過完善的激勵機制，實施多樣化的考核標準，將管理人員工作績效與其工作的獎金、晉升等掛鉤，提高檔案管理人員的競爭意識，工作突出人員予以獎勵，由于疏忽造成工作失誤人員應進行記過處分，增強檔案管理人員工作的危機感。（4）提高管理人員服務意識。提高檔案管理人員的服務意識，強化其職業道德標準。能夠積極主動參與工作管理和創新當中。嚴格遵守相關律法制度和規章制度，有甘于奉獻的精神。通過問責機制加強對檔案信息保密性的重視。通過先進管理理念、新型管理技術，提高檔案管理工作的質量和效率。通過培訓和再教育提升整體管理隊伍的素質，不斷推動檔案管理向著科學化的方向發展。

4 總結

隨著國家對檔案管理制定的一系列標準，檔案管理的科學化受到越來越多的重視，這同時也要求了檔案管理人員主要加強對檔案管理工作的重視，要對檔案管理者提出高標準和高要求，通過培訓等手段，提高管理人員的專業素質和業務能力，促進檔案管理事業的進一步發展。

參考文獻

[1]余艷芳.檔案管理現代化的意義及其推進策略[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——決策科學化與民主化學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：，2017：1.

[2]李建華.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].蘭臺內外，2018（06）：65-66.

作者簡介

王鳳娟（1988-），女，漢，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。