辦公室文書(shū)檔案收集及歸檔工作管理措施研究

徐裕華

摘 要：從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行分析，辦公室文書(shū)檔案收集管理工作有著其不可替代的重要作用，關(guān)系到了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展，特別是我們社保局這一特殊部門(mén)，關(guān)系到參保人工傷保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育報(bào)銷(xiāo)、辦理退休等切身利益的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策及工作提供借鑒和參考作用。辦公室文書(shū)檔案相關(guān)管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作時(shí)，對(duì)所有的文書(shū)檔案進(jìn)行有效的收集與歸檔，了解在日常工作不同工種的工作的目的以及工作的方式，加強(qiáng)文書(shū)檔案的相關(guān)管理工作，提高文書(shū)檔案在當(dāng)前應(yīng)用的整體效果。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū);檔案收集;歸檔工作;管理措施

現(xiàn)階段提高辦公室文書(shū)檔案收集管理工作的整體質(zhì)量與效率，對(duì)單位發(fā)展而言有著十分積極的影響，需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)所有工作人員的管理，并且加強(qiáng)提高對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集管理工作的重視程度、規(guī)范其管理方式，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的工作態(tài)度，促使所有工作人員在日常工作時(shí)能夠以一種積極向上的態(tài)度工作，提高工作的整體效益，同時(shí)也能夠讓人們感受到辦公室文書(shū)檔案存在的積極影響，提高文書(shū)歸檔、收集的整體質(zhì)量。

1 提高檔案人員對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的認(rèn)識(shí)

1.1 針對(duì)相應(yīng)信息資源提供者

部分檔案人員對(duì)管理工作認(rèn)知不足，相關(guān)觀念欠缺，導(dǎo)致檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)難以提升，當(dāng)前需要通過(guò)不同的方式提高辦公室文書(shū)檔案工作人員的工作意識(shí)，了解在新時(shí)期、新的歷史條件下，有關(guān)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的全新工作要求。第一，應(yīng)明確不同信息的提供者是誰(shuí)，在文書(shū)檔案中及所有內(nèi)容需要簡(jiǎn)潔明了，并且信息真實(shí)可靠，保證所有的信息都能夠及時(shí)的查閱、及時(shí)地應(yīng)用在其中，要求所有資源提供者在最初提供相應(yīng)資料中所包含的數(shù)據(jù)以及事項(xiàng)等內(nèi)容，做到真實(shí)并且可靠。并且要求所有的信息資源提供者擁有積極主動(dòng)的思想，能夠認(rèn)真的配合檔案人員的工作要求，提供相應(yīng)的資源。第二，文書(shū)檔案的收集管理人員也應(yīng)該了解到自己在實(shí)際工作時(shí)去工作的重要性，明確工作中的工作要點(diǎn)以及工作內(nèi)容是什么，要求所有辦公室文書(shū)檔案收集管理人員需要向提供者科普檔案收集，以及當(dāng)歸納的基礎(chǔ)流程，并且告訴提供者其工作的重要性。要求提供者所提供的檔案是真實(shí)有效的，是能夠滿足辦公室文書(shū)檔案收集歸納管理需求的同時(shí)，需要設(shè)置相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同部門(mén)工作人員所提供的資料進(jìn)行深度分析，嚴(yán)格按照工作人員提供的資料進(jìn)行進(jìn)一步的落實(shí)與管理，分析其資料存在的重要意義，了解資料中的內(nèi)容是否是真實(shí)的。如果資料存在虛假或者是殘缺的狀況，辦公室文書(shū)歸納管理者可以直接對(duì)提供者進(jìn)行批評(píng)，或者選擇懲罰措施，追究相應(yīng)的責(zé)任，如果所提供的資料是正確的并且真實(shí)的則可以進(jìn)行褒獎(jiǎng)。促使文書(shū)檔案能夠始終滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展相應(yīng)活動(dòng)時(shí)的活動(dòng)需求，給予活動(dòng)一定的參考意見(jiàn)。

1.2 針對(duì)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員

辦公室內(nèi)文書(shū)歸檔收集工作人員，除了需要著重了解文書(shū)收納與歸檔的內(nèi)容，以及具體的步驟，明確自己的工作，了解自己在實(shí)際工作目的以及工作意以外，還需要領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)對(duì)這一方面的管理。由于有部分領(lǐng)導(dǎo)人員并不認(rèn)為文書(shū)收納歸檔十分重要，導(dǎo)致在工作中檔案員粗心大意，檔案人員的工作態(tài)度也難以滿足文書(shū)歸檔收納的實(shí)際需求。例如2016年社保局局長(zhǎng)找檔案室需要緊急查詢多年前的一份“有關(guān)解決困難企業(yè)職工醫(yī)保問(wèn)題”的文件，我在電子系統(tǒng)怎么都查詢不到，最后按照年份拿出文件，按目錄表逐一查詢，最終在其中一盒文件中找到。這件事讓我記憶深刻，由于檔案員的失誤一份重要文件沒(méi)有錄入信息，為查詢工作帶來(lái)麻煩，也降低了工作效率。為此，需要通過(guò)以下兩種不同的方式，提高文書(shū)辦公室文書(shū)檔案收集歸納的整體效果：第一，在文書(shū)檔案歸納與收集的過(guò)程中，應(yīng)明確所有內(nèi)容的職責(zé)劃分，并且了解每一個(gè)人所承擔(dān)的工作責(zé)任，做好崗位的劃分，才能讓檔案人員在日常工作時(shí)，其工作質(zhì)量得到提升。對(duì)所有辦公室文書(shū)檔案收集、歸檔人員上崗之前需要進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)以及相應(yīng)的考核，只有考核質(zhì)量達(dá)標(biāo)，并且培訓(xùn)效果好才能讓其上崗工作，需要在上崗之前能夠準(zhǔn)確的了解到自己在日常工作時(shí)其工作的整體內(nèi)容、工作的相關(guān)步驟，并且在了解之后安排任職，從最初就盡可能的避免觀念的欠缺，或者是由于能力欠缺而導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集質(zhì)量較差等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)。第二，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員更需要做好職責(zé)的劃分，在日常工作時(shí)需要了解工作存在的工作的意義，可以對(duì)所有檔案人員進(jìn)行不定期的抽查，明確其在工作的過(guò)程中是否存在著誤區(qū)，或者是工作質(zhì)量較差工作不能夠滿足實(shí)際需求等一系列的問(wèn)題。進(jìn)行抽查時(shí)，還需要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集、歸檔工作，抽查不合格的文書(shū)檔案，重新進(jìn)行返回要求其按照辦公室文書(shū)檔案的收集規(guī)定進(jìn)行工作。如果檔案人員出現(xiàn)了高頻率的失誤，比如說(shuō)在文書(shū)檔案中存在著非常明顯的歸納錯(cuò)誤需要直接對(duì)其進(jìn)行處罰，如果造成了非常嚴(yán)峻的后果，則需要對(duì)工作人員直接進(jìn)行開(kāi)除處理。

2 需求結(jié)合當(dāng)下科技發(fā)展，對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式進(jìn)行優(yōu)化改良

現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，辦公室文書(shū)檔案收集與歸納工作的質(zhì)量得到了提升，但是從現(xiàn)階段我國(guó)部分辦公部分單位或者是機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言。在進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔與收納時(shí)，仍舊以人力資源為主導(dǎo)，并沒(méi)有使用現(xiàn)階段的信息化工作，導(dǎo)致工作過(guò)程中，工作量較大，并且檔案人員所需要承擔(dān)的工作內(nèi)容較多，導(dǎo)致工作人員的收納和歸檔效率較低，存在著一定的人為失誤率。人為失誤率雖然可以降低，但是確實(shí)不可避免的，落后的文書(shū)檔案收集與歸檔工作，一定會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)或者事業(yè)單位在日常管理時(shí)，其管理質(zhì)量下降。為此，在當(dāng)前需要結(jié)合現(xiàn)代的科技發(fā)展，緊緊的跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的理念進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云技術(shù)都可以將其進(jìn)一步應(yīng)用在文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，利用該技術(shù)提高工作的整體質(zhì)量，并且將該技術(shù)引入到文書(shū)檔案的收集與歸檔。對(duì)現(xiàn)存的工作方式逐一的進(jìn)行改變，提高所有檔案人員在工作時(shí)的工作質(zhì)量與工作效率，減少工檔案人員在工作中由于收集檔案的質(zhì)量較差，導(dǎo)致失誤率越來(lái)越高等一系列問(wèn)題，同時(shí)還需要降低在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案人員不熟悉互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容，無(wú)法進(jìn)一步的提高互聯(lián)網(wǎng)的使用效果等一系列的問(wèn)題，明確互聯(lián)網(wǎng)存在的意義，了解如何進(jìn)一步地使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案的收集管理，促使辦公室文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)管理質(zhì)量更佳，更能滿足現(xiàn)階段辦公室檔案管理的實(shí)際需求。特別是利用互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，由于其本身可以存儲(chǔ)大量的文書(shū)檔案，并且并不占用空間資源和紙質(zhì)資源，只需要調(diào)動(dòng)相關(guān)的檔案，通過(guò)密碼賬號(hào)登錄云端，可以隨時(shí)隨地的將檔案內(nèi)容調(diào)出，滿足現(xiàn)階段辦公室文書(shū)檔案收集管理時(shí)的整體要求，并且讓整體的過(guò)程更加簡(jiǎn)單，收集的速度更加便捷。總體而言，利用現(xiàn)代化科技，能夠?qū)⑥k公室文書(shū)檔案收集歸檔質(zhì)量更佳，并且提高文書(shū)檔案的收集管理質(zhì)量，無(wú)論是在收集分類(lèi)、后期調(diào)用等，相比于傳統(tǒng)的人工管理方式其質(zhì)量都更好。

3 對(duì)檔案管理體系進(jìn)行逐步完善

在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案收集與管理體系中，主要可以通過(guò)兩個(gè)不同的方面進(jìn)行管理，提高辦公室文書(shū)檔案收集的整體質(zhì)量。

3.1 對(duì)人員管理制度進(jìn)行完善

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作中涉及了整個(gè)單位或是機(jī)關(guān)內(nèi)所有的部門(mén)以及檔案人員，需要對(duì)各股室門(mén)以及檔案人員進(jìn)行科學(xué)的管理，保證在檔案收集時(shí)可以根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需求將檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量得到提升，而加強(qiáng)對(duì)檔案人員管理制度的完善。其目的是結(jié)合現(xiàn)階段不同股室與檔案人員工作的實(shí)際狀況，確保該工作制度的可行性，同時(shí)提高工作的整體效益，在實(shí)際工作中要求檔案人員管理制度完善，注意以下兩點(diǎn)：第一，對(duì)所有檔案人員的工作內(nèi)容以及職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，由于部分的部門(mén)存在著一個(gè)崗位對(duì)應(yīng)多個(gè)工作人員的情況，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象或者是一個(gè)崗位的內(nèi)容與職責(zé)并不清晰，在劃分時(shí)相對(duì)含糊造成了職責(zé)不明，最終都會(huì)影響到辦公室文書(shū)檔案歸納管理工作的工作效益，甚至?xí)?duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來(lái)負(fù)面的影響。第二，檔案人員在實(shí)際工作時(shí)，缺乏對(duì)工作質(zhì)量的整體考核要求，無(wú)論是對(duì)辦公室文書(shū)檔案歸檔、收集，或者對(duì)檔案人員進(jìn)行考核，對(duì)局內(nèi)的其他工作人員定期進(jìn)行考核，都需要將考核的結(jié)果放入到文檔中，幫助管理者了解其整體的工作效益與工作狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)工作質(zhì)量較差的情況，則需要與其進(jìn)行溝通，并且提高整體管理的效益，而工作質(zhì)量?jī)?yōu)秀的檔案人員，對(duì)其進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

3.2 對(duì)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善

對(duì)于現(xiàn)階段文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善，其目的是確保在文書(shū)檔案管理中所有的內(nèi)容都是正確的、可靠的，并且通過(guò)加強(qiáng)對(duì)所有檔案人員的專(zhuān)業(yè)管理，能讓檔案人員了解到辦公室文書(shū)檔案管理收集的工作意義，如何進(jìn)一步提高其工作狀態(tài)。要求管理者定期在單位內(nèi)開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)制度，加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集的重視程度，讓檔案人員能夠感受到管理者對(duì)其的關(guān)懷，并且主動(dòng)、自發(fā)的學(xué)習(xí)有關(guān)辦公室文書(shū)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，還需要明確其歸檔的范圍，并且提高歸檔的整體質(zhì)量，通過(guò)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集、管理，降低在文書(shū)檔案收集管理時(shí)的難度，同時(shí)也可以提高文書(shū)檔案收集管理的整體質(zhì)量，促使文書(shū)檔案使用效果更佳。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作在現(xiàn)階段能夠直接反映出社會(huì)活動(dòng)或者是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常經(jīng)營(yíng)管理時(shí)的整體管理狀態(tài)。對(duì)單位而言能夠提高信息的收納效果，并且在不同時(shí)期下可以直接將以往的工作經(jīng)驗(yàn)調(diào)出來(lái)，幫助管理者分析未來(lái)的發(fā)展方向，了解到行業(yè)以及市場(chǎng)的發(fā)展規(guī)律，促使該事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量更佳。

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