關于如何做好文書檔案管理工作的幾點措施

摘 要：文書檔案管理是檔案管理的一部分，對檔案管理起著重要的作用。本文通過對文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進行調(diào)查分析，主要在文書檔案管理的工作特點、重要性等方面，找到其存在的漏洞與問題，針對這些問題，提出了可行的建議與解決方案。

關鍵詞：工作特點;重要性;存在的問題;解決方案

文書檔案管理是檔案管理的基礎，也是檔案管理資源的重要組成部分，文書檔案的管理水平直接影響著單位檔案管理的質(zhì)量，一個單位的文書檔案的管理水平越高，該單位的檔案就越完整，所以說單位檔案管理水平的高低，多數(shù)是用文書檔案的管理水平來衡量的。因此一定要加強文書檔案的管理力度，加強檔案的完整性，使文書檔案得以更加有效的利用，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。面對新形勢新任務新要求，如何更高質(zhì)更高效地制定檔案管理制度和管理方法成了所有檔案管理人員的一項工作目標。

1 文書檔案管理工作的特點和重要性

1.1 文書檔案管理工作的特點

文書檔案管理主要是將業(yè)務過程中用到的資料或信息記載在文書內(nèi)，對其進行歸納收集形成文件，并對這些文件進行合理的科學分類，最后編號存檔。在單位的運營過程中，會有很多的業(yè)務辦理，這些業(yè)務會產(chǎn)生很多的檔案文件，有些檔案文件涉及的范圍很廣，其中包括了人事關系，業(yè)務工程記錄，使用過的資料等等。文書檔案管理要將這些材料和信息全部用檔案記錄下來，并且將其分類存檔，方便查對提檔。為了方便人們對此進行查閱分析，存檔前一定要確定文書檔案的完整性，并且對其進行科學合理的分類。

1.2 文書檔案管理工作的重要性

一是文書工作的性質(zhì)決定了文書部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵，做好文書檔案管理工作是大勢所趨;二是文書檔案管理工作極大程度上提高了查詢歷史文件和資料的時效性;三是做好文書檔案管理是為經(jīng)濟建設服務的有力保障，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書工作與檔案管理工作之間存在漏洞

文書工作與檔案管理工作同在一個管理體系中，但二者工作職能有所不同：文書工作者更注重文件的整理整合，不注重檔案的后期管理，而檔案的管理人員則更注重檔案的后期保存管理問題，不注重文書問題。由于兩者注重點不同，使得兩項工作在銜接時存在很大的漏洞，造成整個管理體系的殘缺，影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的

價值。

2.2 缺乏對文書檔案工作的重視

文書檔案的管理工作極其繁雜，但是都是些瑣碎的工作，也屬于一項辦公室職能，因此，單位的文書檔案工作一般情況下都是工作人員兼任，使得很多的領導干部沒有重視文書檔案工作，認為其可以由相關人員兼職，這是一種錯誤的認知，單位的文書檔案工作一直得不到重視和發(fā)展，使得單位的檔案質(zhì)量不高，也沒有發(fā)揮出檔案的應用價值。

2.3 缺乏專業(yè)的文書檔案工作人員

文書檔案工作是一項技術含量很高的工作，例如檔案信息的真?zhèn)畏直妫瑱n案資料的分類等，這些是要以專業(yè)知識為基礎的，這就要求單位必須要有專業(yè)的文書檔案管理人員，這樣才能更好地進行文書檔案管理工作。現(xiàn)階段由于很多單位沒有專業(yè)的文書檔案工作人員，致使檔案資料收集不完全，分類不科學，加大了檔案管理工作的難度，同時降低了檔案的質(zhì)量。

3 針對文書檔案管理工作的問題提出解決方案

3.1 緊密聯(lián)系文書工作和檔案管理工作

檔案管理的基礎工作是文書工作，檔案管理工作質(zhì)量的高低在很大程度上取決于文書工作水平的高低，如果文書工作效率不能得到有效提升，那么就無從談起檔案管理的工作質(zhì)量。因此檔案管理工作的基礎是建立在文書工作的規(guī)范之上的。文書工作人員要加深對檔案管理工作的認識，能夠保證文書材料及時有效地進行歸檔立卷處理;緊密聯(lián)系文書工作和檔案管理工作，對于文書檔案管理的質(zhì)量要進行科學控制，更要第一時間內(nèi)處理重要資料，確保文書檔案管理工作的高效、高質(zhì)。

3.2 提高管理人員對文書檔案管理工作的重視程度

文書檔案管理工作屬于服務性質(zhì)的工作，這就需要文書檔案管理工作者努力提升自身的服務水平，單位領導也要加大對文書檔案管理工作的重視程度，這直接影響著文書檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案管理工作者也應將自己的工作情況及時匯報給單位的管理者，將文書檔案管理相關的政策法規(guī)傳達給單位領導，使單位領導能夠更深入地認識到檔案管理工作的重要性，從而加大對文書檔案管理工作的支持力度，實現(xiàn)文書檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變。

3.3 提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

素質(zhì)的提升，人員的管理是管理的根本。隨著信息技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和電子計算機廣泛應用于檔案管理的領域，這無疑給文書檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)，這需要一批具有更高業(yè)務能力的文書檔案管理人員才能駕馭信息技術帶來的便利條件。因此，單位領導一定要注重提升文書檔案管理人員的業(yè)務水平，要提供各種學習培訓的機會，不僅讓文書檔案工作人員對檔案管理工作的知識和技能精通，還要對一些基礎的計算機知識進行了解，使工作人員能夠熟練地運用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案計算機化管理，保證檔案工作的技術水平跟得上時代的進步，發(fā)揮出檔案工作的價值。

3.4 加強相關部門的協(xié)同合作

文書檔案管理的資料是從各個基層部門采集而來，因此，文書檔案管理人員要對各個不同的部門深入了解，不能只埋在資料堆里，要了解各部門的實際情況，將有價值的文件資料第一時間內(nèi)收集，并及時歸檔。此外，文書檔案管理人員還要協(xié)調(diào)各個部門之間的關系，成為單位各部門聯(lián)系的紐帶，實現(xiàn)自身工作的價值。總而言之，就是要更高效地發(fā)揮文書檔案管理部門自身的功能和職責。

3.5 加強檔案管理基礎建設，改善保管條件和管理手段

檔案是各單位日積月累長期形成的寶貴財富，妥善地保管好檔案對檔案事業(yè)的發(fā)展尤為重要。因此，要在加強硬件建設、改善保管條件和管理手段方面下功夫。要根據(jù)檔案保管的要求，盡力改善檔案保管條件;建設檔案庫房，不僅要在面積上滿足存放要求，而且要通風良好;購置檔案保管所需的檔案柜、密集架、檔案盒等，做到檔案收集整理規(guī)范化;及時配備計算機、掃描儀、打印機等相關設備，以適應辦公自動化和檔案管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)計算機檢索，提高檔案管理的科技含量，改變檔案管理手段，提高檔案管理水平，為檔案的利用奠定良好的物質(zhì)基礎。

4 結(jié)束語

黨的十九大提出了實現(xiàn)“兩個一百年”的奮斗目標。新的企盼、新的形勢、新的歷史階段對檔案管理工作提出了更高的要求，全面加強新形勢下檔案管理工作，進一步提升檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作效益，必將對全面實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化國家發(fā)揮積極、重要的

作用。

本文通過對當今文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進行調(diào)查分析，主要在文書檔案管理的工作特點、重要性等方面，對其中存在的問題提出了建議與解決辦法，希望可以促進新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展，增大有用信息的利用率。

作者簡介

齊曉娟（1980-），女，漢族，陜西西安，大學本科，檔案助理館員，西安市文物保護考古研究院辦公室文秘，研究方向：檔案管理。