文書檔案精細化管理的必要性及基本路徑探究

摘 要：現代檔案管理學將專門檔案、科技檔案與文書檔案并稱為三大檔案，強調文書檔案在單位決策和社會服務中的憑證價值。近年來，檔案管理理念的變化以及科學技術的發展為文書檔案管理工作注入了新的活力，文書檔案精細化管理被越來越多的學者所關注。然而，究竟如何對文書檔案進行精細化管理，各個單位仍處于摸索階段。鑒于此，文章重點就文書檔案精細化管理的必要性進行分析，闡述文書檔案精細化管理中常見的問題，并提出自己關于文書檔案精細化管理的建議，旨在落實文書檔案精細化、專業化、標準化建設的要求。

關鍵詞：文書檔案;必要性;精細化;基本路徑;管理

1 文書檔案精細化管理的必要性

1）提升文書檔案管理規范性和有序性的必然要求。文書檔案資源來源于日常公文交接、行政管理事務等各項工作，是單位重要的信息資源。文書檔案管理水平不僅能夠體現單位公文處理、行政管理的效率和質量，而且能夠全面、準確、真實地反映單位信息管理質

量[1]。從這個層面來看，推動文書檔案精細化管理，確保文書檔案分類合理、管理流程精簡，能夠更好地保障文書檔案管理的規范性和有序性。一方面，立足于單位的規章制度對文書檔案進行存儲、處理、評價、分析和收集，細化文書檔案管理內容，能夠更好地確保文書檔案管理規范性。另一方面，從精細化的角度明確檔案管理部門、業務部門以及其他人員在文書檔案管理領域的職責，能夠避免職責交叉、職責不明等情況的發生，確保文書檔案管理工作的有序性。

2）提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求的內在要求。進入21世紀之后，各個單位的文書檔案資源呈現“井噴式”的增長態勢，文書檔案利用要求也隨之變化。如何進一步對文書檔案資源進行加工、整合、挖掘和采集，是文書檔案管理人員重點關注和思考的課題[2]。從精細化的角度對文書檔案進行管理，重塑文書檔案管理流程，能夠為檔案專題建設、檔案數據庫建設、檔案編研工作提供有利條件，進而提升文書檔案資源利用率。除此之外，為了更好地滿足相關主體檢索、查閱文書檔案的需求，必須要對文書檔案資源進行精細化管理。例如，將信息技術應用于文書檔案管理領域，能夠更清晰、合理地對文書檔案進行分類整合，便于檢索與查閱。綜上，文書檔案精細化管理不僅可以提升文書檔案管理規范性和有序性，而且可以提升文書檔案資源利用率，滿足檔案查閱需求。

2 文書檔案精細化管理中常見的問題

1）文書檔案整理歸檔工作不科學。文書檔案整理歸檔是文書檔案管理的起點，會影響文書檔案后續的處理。然而，當下部分單位文書檔案整理歸檔的流程、方法和內容不科學，影響文書檔案精細化管理目標的實現。一是文書檔案歸檔范圍與保管期限不明確，部分重要的文書信息資源沒有及時歸檔整理，影響文書檔案的完整性、連續性和系統性。二是文書檔案的整理分類較為籠統，不夠細致。例如，部分檔案管理人員沒有對文書的內容進行審核，沒有做到特殊文件特殊保管。

2）信息技術在文書檔案精細化管理中的應用度不高。當下，部分單位在處理、管理和利用文書檔案過程中仍然沒有充分利用多種信息技術，對文書檔案管理人員的依賴度較高，難以適應新形勢下文書檔案數量增多的狀況。一是沒有利用數字轉化技術對紙質文書檔案進行數字化處理，尚未建立統一的電子文件生成、制作、儲存、傳輸制度，更談不上通過文書檔案管理系統對文書檔案進行精細化管理，無法真正實現文書檔案一體化目標。二是文書檔案管理系統的功能單一，無法對文書檔案資源進行分類、分析、提取、加工修改。同時，部分單位設置的文書檔案檢索條件單一，難以快速、精準地定位到相關檔案資源。

3）文書工作與檔案工作的銜接度不高。部分單位文書工作與檔案工作的銜接度不高，主要表現如下：一是檔案管理人員處理文書資料的能力和意識不強，沒有深刻把握文書工作與檔案管理工作的聯

系[3]。二是文書檔案立卷歸檔的職責分工不明，檔案管理部門與業務部門之間的協調性不強。許多文書信息資料沒有經過初步整理便直接移送檔案管理部門，不僅導致檔案管理部門工作壓力增加，而且影響文書檔案的歸檔質量。

3 文書檔案精細化管理的基本路徑

1）從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。文書檔案來源面廣，既來源于單位內部，也來源于單位外部，同時，文書檔案的種類多、內容雜，管理難度較大。為此，必須加強文書檔案的前端控制，從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作。一是明確文書檔案的歸檔范圍與保管期限，堅持“應歸盡歸，應細盡細”的基本原則。通常而言，文書檔案歸檔范圍應當涵蓋以下幾個方面：內外單位之間關于重要問題的批復、復函、來函、請示;與本單位重要業務相關的公文材料;本單位重要的資產登記、合同協議等具有憑證價值的資料;本單位重大活動、重要會議中產生的文書信息資料;政策性法規資料等。具體到實踐工作中，各單位可以結合單位主要業務進行細化和擴充。同時，要明確不同類別文書檔案的保管期限，做好文書檔案的清理、更新與銷毀工作。二是要做好文書檔案整理分類工作，及時對文書檔案資料進行審核，細化編目和分類的內容，保障文書檔案管理質量。

2）依托現代信息技術，提升文書檔案精細化管理水平。文書檔案數字化能夠革新文書檔案收集、編制、整合、存儲、檢索、查找、開發、傳輸、利用各個環節，能夠提升文書檔案精細化管理水平。一是要進一步建立統一的電子文件生成、制作、儲存、傳輸制度，應用微縮相機和數字掃描儀對紙質文書檔案進行轉化，將其轉化為各類電子介質。二是要完善文書檔案管理系統的功能，建立不同的文書檔案管理板塊和數據庫，對文書檔案資源進行分類、分析、提取、加工修改，實現一站式管理的目標。同時，要結合單位的檢索需求設置人性化的檢索條件，幫助相關主體快速檢索。

3）做好文書工作與檔案管理工作的銜接。文書檔案管理工作中，文書工作是基礎，是后續檔案管理的前提。一是要做好檔案管理人員的培訓工作，增強檔案管理人員處理各類文件的能力，打造精細化、復合型的管理隊伍。二是要細化文書檔案管理職責，理清管理邊界[4]。單位可以探索檔案管理部門與業務部門協調配合的文書檔案管理機制，由業務部門相關專責根據業務特點對文書信息資料進行初步整理與篩選后送交文書檔案管理進行精細化加工，最大限度地統籌人力資源。

4 結束語

近年來，文書檔案前端控制理論、文件生命周期理論以及文書檔案數字化建設理論不斷發展，單位文書檔案管理工作的內容和要求也發生了變化。在這種背景下，從精細化的角度對文書檔案進行管理，能夠進一步實現文書資源的高效整合、統籌與利用，打造“一站式”的管理與服務機制。文章結合相關理論，重點就文書檔案精細化管理的基本路徑進行了探討。通過本研究可以發現，文書檔案精細化管理是一項系統工程，不僅需要單位的支持與部門之間的協調，也需要檔案管理人員轉變管理思路，摸清檔案管理規律。具體而言，一是要從精細化的角度做好文書檔案整理歸檔工作;二是要依托現代信息技術，提升文書檔案精細化管理水平;三是要做好文書工作與檔案管理工作的銜接。

參考文獻

[1]任黎.在OA系統上實現文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案，2020

（02）：68-70.

[2]王燕.市場經濟視域下文書檔案管理手段探析[J].市場周刊，2020

（04）：23-24.

[3]張潔.辦公室文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內外，2020（09）：

71-72.

[4]裴彥萍.新形勢下檔案文書的信息化管理策略探討[J].新課程研究，2020（09）：66-67.

作者簡介

張國琴，女，赤峰市寧城縣，本科，畢業于赤峰學院，檔案員。