檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策

鄭義軍

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)，有著至關(guān)重要的作用。但在目前的實(shí)際工作過(guò)程中，還是會(huì)遇到很多問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方案，是確保當(dāng)前檔案管理工作的前提，也是企業(yè)能夠正常運(yùn)行的保證。所以，相關(guān)企業(yè)要做好檔案管理工作，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?；诖?，本文主要分析了檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策;分析

1 新形勢(shì)下檔案管理的重要性

雖然國(guó)內(nèi)的檔案管理工作有著悠久的發(fā)展歷史，但現(xiàn)在仍存在許多制約檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的問(wèn)題。傳統(tǒng)的文件管理工作通常使用手動(dòng)記錄方法對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和記錄，工作量大，給文件管理人員帶來(lái)很大的工作壓力。受到檔案記錄材料的制約，檔案的保存工作比較困難，檔案容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，檔案的保存工作每年都需要大量的資金和人力的投入。檔案的記錄主要是為今后的工作提供重要的原始資料和查證依據(jù)，但是傳統(tǒng)的檔案管理查閱困難，難以發(fā)揮檔案管理工作的真正意義。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，特別進(jìn)入信息時(shí)代后，計(jì)算機(jī)的使用極大地提高了文件管理的效率。人們可以使用計(jì)算機(jī)來(lái)檢查和記錄文件，從而不斷減少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存放工作，可以減少檔案的占地面積，還可以讓檔案避免遭受到外力的破壞。因此，將信息時(shí)代的檔案管理工作從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒较蚴潜厝悔厔?shì)，對(duì)檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用[1]。

2 檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 重視程度不夠

當(dāng)前，一些單位對(duì)檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行對(duì)材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門(mén)，不能夠給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。這些誤區(qū)的出現(xiàn)，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為表明了這些人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)單位的發(fā)展也是非常不利的。目前，我國(guó)尚未構(gòu)建起有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的法律依據(jù)。同時(shí)，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢(shì)必將導(dǎo)致檔案管理背離標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而，使檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能[2]。

2.2 企業(yè)檔案管理隨意性強(qiáng)

因?yàn)槠髽I(yè)當(dāng)中各種檔案資料的歸檔及保管統(tǒng)一性不強(qiáng)，導(dǎo)致一些本來(lái)應(yīng)當(dāng)保存的資料沒(méi)有被保存，因?yàn)闅w檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒(méi)有任何保存價(jià)值或者是沒(méi)有長(zhǎng)久保存價(jià)值的資料會(huì)被長(zhǎng)期保管，讓檔案管理經(jīng)營(yíng)成本大幅提升。檔案管理的規(guī)范性不是很強(qiáng)，存在隨意修改等問(wèn)題，越到基層當(dāng)中這一問(wèn)題就會(huì)顯得越為嚴(yán)重，甚至還有隨意抽取檔案資料這一問(wèn)題，檔案鑒定及銷(xiāo)毀工作的隨意性比較強(qiáng)，這一問(wèn)題的形成原因是，單位不是十分重視這一問(wèn)題，也沒(méi)有制度的限制，因此在這一項(xiàng)工作進(jìn)行的過(guò)程中，自然也就會(huì)受到人為因素的影響。

2.3 相應(yīng)的硬件設(shè)施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對(duì)檔案的存放設(shè)施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案存放條件。而有的單位即使有專(zhuān)門(mén)的檔案存放地點(diǎn)，但也大多數(shù)設(shè)置在偏僻處，“六防”設(shè)備不配套，由于環(huán)境差，會(huì)使紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變，蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象的發(fā)生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理必備的切刀、統(tǒng)一檔案夾等這些最基本的設(shè)備的都沒(méi)有。

3 檔案管理工作的對(duì)策

3.1 建立健全檔案管理制度和機(jī)制

結(jié)合新形勢(shì)、新要求，對(duì)現(xiàn)有檔案管理各項(xiàng)制度進(jìn)行全面梳理，通過(guò)必要的修改、補(bǔ)充、完善，建立一整套適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理制度。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理機(jī)制改革，將檔案管理工作真正納入企業(yè)基層基礎(chǔ)工作考核范圍之內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理工作的約束力，不斷提高檔案管理工作的有效性。近年來(lái)，為進(jìn)一步規(guī)范、完善檔案接收、處理、歸檔的步驟和程序，做到“全、清、準(zhǔn)、快、密”。全：就是確保檔案歸檔率達(dá)到100%，不丟失。清：就是做到目錄清晰，不紊亂。準(zhǔn)：就是檔案分類(lèi)準(zhǔn)確無(wú)誤，不難查。快：就是要求檔案管理員能夠在3分鐘內(nèi)找到目標(biāo)文件，不拖拉。密：就是嚴(yán)格落實(shí)檔案保密制度，不松懈。同時(shí)，通過(guò)全面梳理以往的相關(guān)整理規(guī)章制度，重新制定了《檔案管理規(guī)定》，為加強(qiáng)檔案管理、提高服務(wù)水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[3]。

3.2 規(guī)范化的完成檔案管理工作

切實(shí)依據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，構(gòu)建出較為完善的檔案管理制度，切實(shí)依據(jù)文件材料內(nèi)容開(kāi)展分類(lèi)及歸檔工作，積極在以往檔案信息收集方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，積極使用事前監(jiān)控收發(fā)文件以及登門(mén)尋找等措施，爭(zhēng)取可以將廣泛收集和重點(diǎn)收集相互融合起來(lái);切實(shí)把握時(shí)間要求，遵循各種類(lèi)型檔案的形成規(guī)律，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)下進(jìn)行收集;促使檔案資料的收集范圍變得更為豐富一些，既應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作的過(guò)程中收集紙質(zhì)載體，也需要收集其他各種介質(zhì)的載體。推動(dòng)檔案管理工作向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，要求各個(gè)檔案管理人員在實(shí)際工作的過(guò)程中，依據(jù)現(xiàn)行規(guī)章制度中提出的要求，妥善完成檔案管理工作。各種類(lèi)型載體的檔案都應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理，為后續(xù)檔案信息的利用做出保證[4]。

3.3 切實(shí)提升檔案利用率

在各個(gè)企業(yè)當(dāng)中，無(wú)論是哪一種類(lèi)型的檔案，其實(shí)都有十分重要的價(jià)值，可以在實(shí)際工作的過(guò)程中起到一定借鑒性作用，甚至在某些情況下還會(huì)發(fā)揮出十分重要的作用，因此企業(yè)管理人員在實(shí)際工作的過(guò)程中，需要純熟的去使用檔案本身的功能，妥善完成檔案的維護(hù)工作，盡可能讓原本死板的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榛罘旱馁Y料，更好的在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中提供服務(wù)，促使企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益，最終能夠在我國(guó)構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展型社會(huì)的過(guò)程中，起到推動(dòng)作用。

3.4 要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)則是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。要提高新形勢(shì)下檔案管理水平，檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)是關(guān)鍵。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)教育，培育一支真正熱愛(ài)檔案管理工作的、積極進(jìn)取的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍;其次，要積極開(kāi)展崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之掌握熟練的、先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。為此，企業(yè)要結(jié)合實(shí)際制定檔案管理人員培訓(xùn)規(guī)劃和實(shí)施方案，幫助其不斷提高業(yè)務(wù)水平，特別是要使其隨時(shí)掌握適應(yīng)新形勢(shì)需要的現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的檔案管理方法，系統(tǒng)地、有計(jì)劃地提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，為加強(qiáng)檔案管理提供可靠的人才保障[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，企業(yè)檔案是一種十分重要的信息資源，可以在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中提供一定參考依據(jù)，企業(yè)檔案管理是企業(yè)當(dāng)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其所發(fā)揮出的作用，是會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的構(gòu)建以及對(duì)企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)不斷深化而增強(qiáng)的。新形勢(shì)之下，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，怎樣才可以將自身的作用充分發(fā)揮出來(lái)，怎樣才可以在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中更好的提供服務(wù)，是企業(yè)檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中應(yīng)充分重視的一個(gè)問(wèn)題。

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