新時期企業檔案管理工作中的問題及對策

姜婷婷

摘 要：作為企業實現長遠可持續發展的重要依托，檔案對于企業而言有著十分重要的決策參考價值與歷史價值。新時期，企業在展開檔案管理工作時，因形勢的變化而面臨著一系列全新挑戰，也不可避免地出現了一些新問題，這就要求企業對問題進行科學分析，把握其成因，在此基礎上采取科學對策有效解決問題，以此切實提高檔案管理工作水平，最大限度地發揮檔案對于自身發展的積極促進作用。為此，本文主要對現階段企業檔案管理工作中存在的問題展開分析，探討企業有效改善檔案管理質量的具體對策，旨在提供有價值的參考。

關鍵詞：企業檔案管理;問題;對策

檔案管理工作是企業整體管理工作的重要組成，其是指對企業在生產經營與管理實踐中形成的各類具備保存與參考借鑒價值的重要文件資料進行有序管理的一項管理工作，對于企業實現長遠可持續發展而言，有著十分重要的意義[1]。新時期下，企業在展開檔案管理工作時也出現了一系列不同于以往的問題，企業必須深刻認識檔案管理工作的重要性，采取有效對策解決存在于檔案管理工作中的問題，切實增強檔案管理實效性。

1 現階段企業檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 缺乏對于檔案管理工作的應有重視力度

伴隨企業面臨的市場競爭日趨激烈，企業的注意力日漸集中于生產經營工作，對于檔案管理則缺乏應有的重視力度[2]。究其原因，出現這一問題主要在于企業沒有深刻把握檔案管理工作水平與生產經營水平之間的關系、沒有充分認識檔案管理工作對于經濟效益提升所具備的積極促進作用，導致檔案管理部門在企業中處于邊緣地位，檔案管理在大部分時間流于形式而缺乏實效，與此同時檔案信息泄露與重要檔案丟失的情況也經常發生，這在很大程度上對于企業發展產生了嚴重的負面影響。

1.2 未能為檔案管理工作提供軟硬件環境支持

當前，企業檔案管理部門在展開管理實踐時，往往缺乏相應的軟件與硬件環境。一方面，由于企業缺乏檔案信息化意識，因而沒有意識到開發檔案管理軟件對于提升檔案管理水平所具備的重要意義，導致檔案管理缺乏軟件支撐;另一方面，企業給予檔案管理部門的資金支持也不夠充分，因而檔案管理部門在計算機、掃描儀等硬件設施方面同樣較為欠缺，因而無法有效展開檔案數字化工作。此外，由于企業缺乏檔案管理意識，因而企業內部也沒有形成有利于檔案管理工作順利展開的環境氛圍。

1.3 檔案管理方法與模式較為落后

受制于主客觀各方面因素影響，目前企業在檔案管理實踐中所采取的仍為傳統落后的紙質檔案管理方法和人工歸檔整理模式，因而不僅效率低下，而且也難以有效保障檔案材料信息的真實性與可靠性。與此同時，由于紙質檔案易受氣候和保存環境等外部因素的影響，因而有效保存難度較大，很容易出現破損、蟲蝕等情況，不利于企業的檔案應用與管理實踐。

2 企業有效改善檔案管理質量的具體對策

2.1 增強檔案管理意識

新時期，企業必須增強檔案管理意識，深入理解檔案這一重要文獻資料的歷史價值與決策參考價值，全面把握檔案管理工作與生產經營實踐之間的關系，充分認識改善檔案管理工作成效對于提升經濟效益的積極促進作用。企業應站在全局高度認識檔案管理工作，將提高檔案管理工作水平上升為一項企業發展戰略，做好相應頂層設計與實踐規劃，科學確定檔案管理工作在短期與長期的目標，進而有效地推進檔案管理質量改善。在此方面，企業不僅應提高對于檔案管理工作的重視力度，還應重視提升檔案信息化管理意識，以此真正實現檔案管理工作與時代發展同步，促進檔案管理效率與檔案保存水平提高。此外，企業還應提高檔案管理部門在內部架構中的地位，以此為檔案管理工作部門與其他部門之間的溝通配合提供充分便利[3]。

2.2 完善檔案管理制度

新時期，企業必須重視對檔案管理制度進行完善，以此規范和約束檔案管理工作人員的行為，推動檔案管理工作朝著規范化與有序化方向發展，構建良好的檔案管理工作秩序[4]。在檔案管理制度之中，企業應明確檔案工作的具體流程與細節性注意事項，以此為工作人員提供有效參照，有效保障檔案管理工作按照科學的步驟有條不紊地進行。與此同時，企業應以制度的形式明確具體檔案管理工作人員所承擔的具體職責，以此構建權責統一的檔案管理工作氛圍，增強檔案管理工作人員的責任意識，嚴格保障檔案管理工作人員各司其職，進而推動檔案管理實踐水平提升。企業應在對檔案管理制度進行完善時，同步開展檔案管理工作監督制度構建，以此實現不同部門之間的相互制約與相互監督，有效地增強檔案管理實效性與安全性。

2.3 加大資金支持力度

新時期，伴隨信息網絡技術的飛速發展，信息化已成為檔案管理實踐的必然發展趨勢。信息化檔案管理對于軟件條件和硬件條件都提出了較高的要求，這就需要企業加大對于檔案管理工作的資金支持力度，以此為檔案管理工作部門創造良好的軟硬件工作環境，有效加快信息化檔案管理模式構建進程，切實提高檔案管理工作水平。為此，企業需要著力做好以下兩方面工作：一方面，企業應重視與專業的計算機企業展開合作，共同從自身檔案管理實踐需求出發，開發功能完備且操作便捷的檔案管理軟件，使這一軟件成為有效展開信息化檔案管理工作的平臺;另一方面，企業應重視為檔案管理工作部門購置高性能計算機、數字掃描儀等硬件設施，以此有效加快電子檔案與數字檔案的建設進程，切實保障信息化檔案管理工作有序展開。此外，企業應樹立創新思維，重視將大數據、物聯網等現代信息網絡技術與檔案管理工作有機結合起來，以此進一步提高檔案管理信息化水平。比如，企業可以應用大數據技術對檔案資料進行全盤分析，以此有效甄別檔案材料信息的真實性與可靠性，同時實現對于檔案資料價值的充分開發。

2.4 構建專業管理隊伍

新時期，高質量檔案管理工作離不開一支具備良好專業素質與綜合實踐能力的專業化檔案管理隊伍[5]。為此，企業一方面應邀請檔案管理領域的專家以及具備豐富經驗的實踐工作者為檔案管理部門展開主題培訓工作，增進檔案管理工作人員對于檔案管理最新發展的了解，幫助他們掌握科學的檔案管理理論與先進的檔案管理方法;另一方面，企業應積極優化檔案工作部門人才招聘流程，力求引入兼具相應專業背景和較強學習與實踐能力的復合型人才，從而為檔案管理部門注入全新活力。信息化時代，企業還應著力提高檔案管理工作人員的信息素養，確保他們能夠熟練操作使用計算機以及檔案管理軟件。

3 結束語

總而言之，新時期，面對發展新形勢，企業必須充分認識檔案管理工作的重要性，正視當前存在于檔案管理工作之中諸如缺乏應有重視力度、未保障檔案管理工作擁有良好的軟硬件環境、檔案管理方法與模式滯后于時代發展等問題，通過采取增強檔案管理意識、完善檔案管理制度、加大對于檔案管理工作的資金支持力度，構建一支具備良好專業能力的檔案管理工作隊伍等對策，有效改善檔單管理工作實效，最大化實現檔案管理工作對于企業長遠可持續發展的重要價值。

參考文獻

[1]鄭詩建.新時期企業檔案管理工作思考[J].中國管理信息化，2018

（5）：184-186.

[2]羅莎.新時期企業檔案管理工作的創新探究[J].卷宗，2018

（007）：70.

[3]郝艷珠.新時代企業檔案管理研究[J].山西檔案，2019（001）：

124-127.

[4]汪穎.新時期企業檔案管理面臨的問題與對策[J].讀書文摘（中），2018（008）：250.

[5]劉承.新時期企業檔案管理水平提升路徑的探究[J].經濟視野，2018（16）：51.