關(guān)于提高疾控檔案利用效率的路徑分析

王韻茗

摘 要：為了有效的落實我國《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，作為疾控中心來說需要嚴(yán)格執(zhí)行文件要求，在多個方面進(jìn)行檔案形式的創(chuàng)新，進(jìn)一步完善檔案服務(wù)的相關(guān)措施，加強檔案服務(wù)功能，以此提高疾控檔案的使用率。在本篇文章當(dāng)中，主要以疾控檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀為出發(fā)點，從客觀上描述了疾控檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)實的經(jīng)驗提出了相關(guān)建議，從而為有效的利用疾控檔案提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：疾控檔案;檔案管理;檔案利用率;路徑;措施

在疾控中心的發(fā)展過程中，通常會記錄不同的活動，形成一定的保存價值歷史記錄，這些寶貴的歷史記錄是疾病預(yù)防控制系統(tǒng)的寶貴資源，對于疾病預(yù)防和控制工作來說，具有非常重要的意義，因此需要不斷提高疾控檔案的利用效率。

1 進(jìn)行疾控檔案管理工作的意義

疾控中心承擔(dān)的工作任務(wù)為：對于傳染病以及慢性非傳染病進(jìn)行預(yù)防以及控制，同時是對周圍的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢測、健康教育等高度關(guān)注民生的事業(yè)的職能性社會機構(gòu)。在開展各項活動的過程中，必然會形成一些業(yè)務(wù)技術(shù)資料以及相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，將這些資料以及信息數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納整理以后，就可以形成具有很高研究價值的疾控檔案。留存的這些檔案資料是區(qū)政府和衛(wèi)生部門制定疾病控制措施的重要依據(jù)。由于這些檔案的利用價值非常高，所以疾控檔案管理的整理工作逐漸成為疾控中心進(jìn)行檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容。在最近幾年中，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體系的不斷改革，對于疾控檔案的管理工作而言，需要結(jié)合疾控工作的相關(guān)特點，采取有效的措施進(jìn)一步完善檔案管理利用制度，從而可以有效的提高疾控檔案的利用率，進(jìn)而可以更好的發(fā)揮疾控檔案的真正價值。

2 疾控檔案管理工作中所存在的相關(guān)問題

2.1 對檔案管理工作有所忽視

在疾控檔案管理的工作當(dāng)中，有些疾控中心因為忙于相關(guān)的疾控業(yè)務(wù)工作和其他環(huán)節(jié)的相關(guān)工作，在一定程度上忽視了疾控檔案的管理工作，由于沒有設(shè)置專門的檔案管理管理人員和未安裝專門的檔案存放設(shè)施，導(dǎo)致了疾控檔案管理資料不完整、資料跟蹤不及時的現(xiàn)象。此外，有些單位的檔案管理人員實行臨時聘用制度或者由其他的崗位人員進(jìn)行兼職，這些人員并不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，這些往往導(dǎo)致檔案的收集以及整理等檔案管理環(huán)節(jié)無法形成完整的系統(tǒng)，從而引起了檔案缺漏以及檔案信息收錄不全等問題的出現(xiàn)。

2.2 檔案管理制度不夠完善

由于我國的檔案管理工作所涉及的內(nèi)容繁多、范圍廣泛等。因此需要檔案管理的相關(guān)科室進(jìn)行共同協(xié)作，只有通過這種方式才可以最大程度上確保檔案管理工作的順利開展。然而，由于有些疾控中心管理缺乏科室之間的協(xié)作能力，在疾控檔案的收集以及歸整中缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時，也沒有詳細(xì)的管理規(guī)定約束疾控檔案管理，不能夠完善檔案收集管理制度，導(dǎo)致疾控檔案的管理范圍以及相關(guān)的責(zé)任劃分不清楚，無法實現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.3 疾控檔案的信息化管理水平普遍不高

從疾控檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，現(xiàn)在有少數(shù)的疾控中心依然使用傳統(tǒng)的形式進(jìn)行檔案管理，不能同現(xiàn)代化的信息管理模式相接軌。如今我國大多數(shù)的檔案管理還處于傳統(tǒng)的檔案管理層面，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的檔案儲存設(shè)備以及計算機設(shè)施等現(xiàn)代化的檔案管理工具，從而使檔案管理工作無法滿足一定的保存需求。然而現(xiàn)代化檔案管理工作需要保存大量的圖片以及文字材料，因此，有許多的檔案資料因為檔案保存條件不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致?lián)p毀和丟失，極大的影響了疾控檔案資料的科學(xué)性和完整性。

3 提高疾控檔案的利用率的相關(guān)建議

3.1 結(jié)合實際情況完善檔案管理制度

為有效的提高檔案的利用效率，根據(jù)現(xiàn)實的情況，需要建立與之相匹配的檔案管理制度，既而建立檔案管理長效制度。第一、建立崗位責(zé)任制度。在實際的工作中需要將具體責(zé)任落實到具體個人，實行分工協(xié)作，形成各個科室共同配合、群策群力的檔案管理系統(tǒng)。第二、需要實行規(guī)范化檔案管理制度。需要在檔案的歸檔階段進(jìn)行分類，使用不同的收錄載體進(jìn)行收集、排序、裝訂。最后、需要配備電子設(shè)備。與此同時，需要安裝自動消防設(shè)施以及報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等。這樣可以在最大程度上確保檔案管理工作可以符合現(xiàn)代化檔案管理工作的相關(guān)需求，為后續(xù)的疾控檔案的應(yīng)用提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2 不斷的增強檔案管理人員的檔案管理意識

首先，提高各個科室對檔案管理工作的重視程度，強化行政科室、后勤科室等有關(guān)科室的檔案管理意識，為疾控檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。其次，需要夯實檔案管理專業(yè)知識的理論基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上指導(dǎo)疾控中心的檔案管理工作，與此同時，還需要主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理信息技術(shù)，建立數(shù)字管理意識，主動參與到檔案管理的交流溝通中。通過科學(xué)化的理論知識指導(dǎo)檔案的管理，以專業(yè)化的業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)檔案材料的收集管理、保管、檢索、統(tǒng)計等工作。最后，需要立足于信息化檔案管理建設(shè)的實際情況，設(shè)立合理的檔案崗位工作職責(zé)，完善檔案資料安全管理權(quán)責(zé)和相關(guān)管理制度，做到安全存儲疾控檔案資料。

3.3 需要高度重視檔案信息化的管理和建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，檔案管理的信息化建設(shè)是整個檔案管理行業(yè)發(fā)展的趨勢所向。使用信息技術(shù)不僅可以優(yōu)化檔案管理的相關(guān)流程，還可以提高檔案管理的工作效率。因此，疾控中心在檔案管理工作方面，需要全面的看待網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作。在檔案管理過程中，不僅需要加強信息化管理硬件建設(shè)，將一些先進(jìn)的檔案管理存儲設(shè)備、計算機以及存儲軟件等應(yīng)用于檔案管理工作中，在最大程度上滿足信息化設(shè)備的要求，而且，需要以檔案管理工作的實際需求為主，配備相應(yīng)的檔案存儲設(shè)備。此外，還需要對檔案管理人員加強管理，進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，從而可以借助檔案管理信息化的建設(shè)優(yōu)勢，最大程度上提高檔案的應(yīng)用效率。

3.4 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

疾控檔案管理的質(zhì)量主要由疾控檔案管理人員的綜合素質(zhì)影響，疾控檔案管理人員的素質(zhì)越高，檔案管理的質(zhì)量就越高。只有建立高質(zhì)量的檔案，才可以在一定程度上提升檔案的利用效率。作為疾控檔案管理人員來說，需要具備多個方面的專業(yè)素質(zhì)，并且需要不斷的豐富自身的檔案管理和醫(yī)療衛(wèi)生方面的相關(guān)知識，熟練的操控計算機操作系統(tǒng)，進(jìn)一步提升閱讀分析、總結(jié)和報告能力。因而，這就要求相關(guān)人員可以通過有關(guān)措施來進(jìn)一步提升疾控檔案管理人員的綜合素質(zhì)，可以為建立高質(zhì)量的疾控檔案提供保障，通過提高疾控檔案管理人員的自身素質(zhì)來提升疾控檔案管理工作的效率，進(jìn)一步提高疾控檔案的利用率。

4 結(jié)語

疾控中心具有獨特特點以及服務(wù)性質(zhì)，如果想要高效的發(fā)揮自身作用，就需要積極的拓展外部渠道，進(jìn)行內(nèi)部優(yōu)化管理，發(fā)揮出檔案管理的真正作用，通過優(yōu)化管理形式結(jié)合實際適當(dāng)?shù)恼{(diào)整服務(wù)范圍，對形式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，從而滿足疾控中心持續(xù)發(fā)展的需求。

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