新時期下如何做好人事檔案管理工作

李菲

摘 要：新時代賦予了事業單位新的任務，而事業單位中的檔案管理工作也變得更加規范和嚴格。對于事業單位來說，檔案管理工作能夠在很大程度上促進體制內工作的順暢有序及高效。基于此，本文針對事業單位人事檔案管理重要性進行分析，探究人事檔案在事業單位中的價值體現，并根據相關的問題提出事業單位在人事檔案管理中的一些有效性意見。

關鍵詞：人事檔案;人才;檔案管理

1 引言

隨著社會進程的持續加快，人才成為行業與行業之間的競爭關鍵點。對于每一個單位而言，如何選好人、用好人成為大問題。做好事業單位人事檔案管理，才能夠為人事工作提供規范管理、科學決策，并且能夠為后續的人才開發、人才使用、制定人才計劃等提供準確的信息，所以，事業單位落實人事檔案管理工作意義非凡。

2 現代人力資源管理與人事檔案管理的關系

現代管理學的思想本質上是對人這一核心進行管理。具體到人力資源管理領域，主要是要通過完備的人力資源管理體系以及內容來確保人員配置科學合理，提升單位人才競爭力。在這一過程中，需要充分利用人事檔案這一重要的資源，進而提升人資管理的實效。一方面，人事檔案是人力資源管理的主要依據和基礎，它集中反映了人力資源的基本情況，體現了“人”的歷史和現狀。從這個方面來看，人事檔案能夠幫助相關單位全面地考察了解和正確選拔相應的優秀員工。另一方面，人事檔案管理工作不能脫離人力資源管理，必須緊密貼合人力資源管理的目標和要求。也就是說，單位要充分發揮好人事檔案的重要作用，及時將人力資源管理中的相關內容記錄到人事

檔案。

3 當前事業單位職工人事檔案管理出現的矛盾和問題

1）人事檔案管理工作。如果想更加規范，就必須制定相應的章程與制度，以起到有效制約的作用。若缺少完善的制度，則管理員工便會根據自身的經驗和習慣開展工作，而不同的員工有不同的工作方式與習慣，所以勢必會讓人事檔案管理陷入一片混亂。因此需有效細化人事檔案管理工作，給予其精準的指導以及有效的約束，促進人事檔案管理精準與規范性的提升。除此之外，如今一些機關事業單位還缺乏完善的人事檔案管理制度，管理過于隨意，雜亂無章，所以加強這一方面的改善迫在眉睫。

2）人事檔案管理設施缺乏。伴隨當前互聯網發展速度進一步加快，電子化技術進一步發展，電子文本逐步代替了原有的傳統紙質檔案，紙質檔案盡管可以對單位人事的情況進行有效的記錄，然而紙質檔案具有很大的缺點，比如說，無法有效的保存紙質材料，隨著時間的增長以及翻閱次數的增加會導致紙張出現丟失或破損等情況，當前社會網絡發展的速度進一步加快，人事檔案逐步開始使用網絡化經營管理，但是因為某些單位不重視檔案的管理，檔案管理部門沒有進行網絡化，造成很多管理設施缺乏，很多人事記錄掃描件、復印件無法有效的向網絡當中傳輸，造成人事檔案管理過程中缺乏準確性。

3）相關工作人員不夠專業。一些管理人員對人事檔案管理認知存在偏差，在人力資源的調配方面存在嚴重不足，也沒有根據本單位自身的工作性質篩選出適合檔案管理的人員。專業性不強主要表現在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經過系統的培訓，從事人事檔案管理工作多數都是“半路出家”，致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規和方法的工作，具有獨立的任務和程序，從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎去進行學習，而當前許多單位對檔案管理工作人員的調動頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運行。

4 加強人事檔案管理的措施

1）提升重視程度，完善管理思維。人事制度的變遷對人事檔案的地位變化具有很大影響，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國的地位非常高，是人們在社會環境中生存的重要證明之一。隨著社會經濟和科學技術的快速發展，人事檔案的地位和權威受到了極大的挑戰，所以新時期政府要求事業單位領導高度重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理中產生的綜合效益堅持發展的思路。新經濟常態背景下，人才是各機關組織之間競爭的實質，而人事檔案管理有助于事業單位對人才進行發掘，并將其留住，同時讓事業單位更好地進行管理創新和經營改革。因此，事業單位的領導需讓人事檔案管理部門和檔案人員之間的合作更加緊密，對之前與新時代背景不適應的管理思維與管理措施予以不斷改革和完善。

2）建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率。第一，建立人事檔案數據庫系統，搭建相應的數據分析模型，實現對人事檔案中信息資源的分類處理以及數據統計，強化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領域的作用。第二，綜合利用云計算技術、大數據技術以及云儲存技術來強化人事檔案信息化建設，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務于上下級單位之間的人才流動工作。第三，進一步利用數字掃描技術以及數字微縮技術對人事檔案進行數字化處理，確保人事檔案中內容的真實性和準確性，提升人力資源管理效率。

3）加強人事檔案管理隊伍的建設。用人單位要想加強人事檔案管理，就需要提高工作人員的綜合水平，對人才隊伍的建設進行強化，并且充分重視人事檔案管理的工作，選擇一些思想素質較好、具有較強責任心的人員進行人事檔案的管理。另外還需要進行定期的教育和培訓，讓檔案管理人員具有較強的專業水平，并且了解到人事檔案管理的重要性，定期考核檔案管理人員，讓他們積極學習一些先進的管理方式，讓檔案管理人員的綜合素養提高。與此同時，還需要積極落實相關人員的工資待遇，用人單位在檔案管理的過程中需要依照檔案局的相關標準規定來進行落實，這樣既明確了工作要求，又具有較好的工資待遇，才能讓檔案管理人員的工作水平和工作質量提高。

4）完善檔案收集工作，提升管理質量。機關事業單位需安排專人負責各項管理工作，從而讓人事檔案管理基礎設施建設進一步加快。同時把相關規定內容結合起來，不斷完善人事部門檔案庫房的管理工作人員與基礎設施，安排專門的人員具體負責每個人的檔案。同時，庫房應具備防火、防盜，以及防潮等多項功能，且鐵制存儲柜也不可少，以對檔案進行妥善儲存，配備好空調、滅火器等滅火與控溫的設備與管理工具。另外，結合實際管理需求，對人事檔案管理制度予以進一步完善，優化其檔案功能，保證檔案記錄內容更加真實，增強其客觀性，并向事業單位提供更可靠的參考依據，幫助其有效落實各項人事決策，讓事業單位能夠更好地開展人才選拔工作。

5 結束語

總而言之，高質量的人事檔案管理是一項非常重要的信息資源，對個人和事業單位都有著非常重要的實用價值。事業單位須順應時代的發展，加強人事檔案管理隊伍建設，對人事檔案管理人員的專業能力有嚴格地把控，多途徑和措施及時全面提高人事檔案管理人員的綜合素質，認識到人事檔案管理電子化的重要性和必要性，對我國事業單位人事檔案管理的創新及提高有著至關重要的推動作用。

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