公路工程檔案管理信息化路徑分析

鹿丹

摘 要：隨著交通強國信息化新征程的開啟，對大力發展智慧公路建設，以公路智能信息化引領交通強國建設，高質量服務國家重大戰略、實現交通運輸高質量發展提供堅實支撐和不竭動力。檔案管理工作是公路建設管理必不可少的環節，在公路管理中具有基礎性地位，尤其在信息化時代下，發揮檔案管理信息化在公路運輸行業的乘數效應十分重要。目前新形勢背景下的檔案管理呈現出多樣化的特點。基于此，本文詳細分析了公路工程檔案管理信息化存在的問題，并提出了針對性的措施，具有一定的參考性意義。

關鍵詞：公路工程;檔案管理;信息化;路徑

在實施公路工程建設中，如何有序管理檔案是關鍵環節，工程檔案管理環節在整個工程建設中起到記錄、保存公路數據整合作用，為以后進行公路修建和維護提供主要依據。公路工程檔案主要由招標文件、施工技術方案、驗收文件、施工設計圖、工程質量文件等組成，內容繁多、種類多樣，檔案管理工作難度加劇。由于網絡技術不斷迅猛發展，公路工程檔案已經逐步向信息化管理轉變，使檔案管理更加便捷，因此對公路工程檔案管理信息化路徑進行分析是十分必要的。

1 檔案信息化概述

近些年來，伴隨著信息化技術的普及與推廣，我國各行各業以廣泛的使用信息化技術對其存放的檔案進行管理，但其實對于該信息化建設并沒有全面的認知，我們從廣義和狹義兩個角度來分析檔案信息化建設的含義;首先從廣義角度來看，檔案管理信息化就是將單位的檔案與社會上諸多影響因素信息進行有機結合，并將信息進行整合從而形成具體、全面的信息體，為管理人員進行決策和判斷提供一個比較科學和客觀的依據;而從狹義角度來看，是指將檔案進行信息化處理，實現自身的信息化，可以說廣義的信息化是建立在狹義信息化基礎上，并有一定程度的延伸和拓展，而且這兩種檔案信息化定義都是為了將檔案轉化為有用的信息，以利于領導進行決策和使用，尤其在當前處于信息化高度發達的背景下，能夠將檔案信息與社會政治，經濟有機結合起來，并通過一定的分析和處理，將檔案信息和其他信息融合在一起，從而提煉出跟為全面的信息。

2 公路工程檔案管理信息化的意義

1）使公路工程檔案的使用期限延長。在對工程的檔案管理實踐過程中，我們發現將傳統的紙質化的檔案管理過程轉化成信息化管理的過程可以提高檔案的使用壽命，使用信息化管理技術可以在有效降低檔案管理成本的同時減小空間的使用，從而降低在檔案管理過程中的資源浪費。除此之外，在傳統的紙質化檔案管理過程中經常會出現檔案丟失和被破壞的現象，信息化管理可以有效規避這些風險，從而使公路工程檔案保存和使用的期限更加長久。

2）使檔案管理的服務效率提高。在傳統的紙質化檔案管理過程中，需要大量的物力和人力，但檔案的管理效率低下，比如在檔案的查閱過程中往往需要很復雜的手續才能完成，而且也會出現信息不準確等問題。對公路工程中的檔案進行信息化管理，可以對整合好的檔案進行快速閱讀和調取，只要在計算機中輸入相應的關鍵詞，就可以查找到自己需要的檔案和與之相關的檔案，整個過程操作簡單且查閱速度快，節省了很多人力物力。

3 公路工程檔案管理現狀

1）公路工程檔案管理制度不夠規范。公路建設的過程其實就是工程檔案的建立過程，這就意味著工程檔案的建立需要經歷漫長而復雜的階段。從工程立項逐步到工程驗收結束的各個環節形成的檔案材料來源于不同單位或部門，實際上，也就加大了工程檔案建立的難度。所以信息化檔案管理就是促進工程檔案管理效率提高的重要手段。但是在公路工程管理中，有些單位盡管已經初步建立檔案管理方面的制度，但是不夠全面，很難確保檔案材料建立完整。

2）檔案管理人員綜合專業技能不高。公路工程信息化檔案管理需要人員具備一定的專業技術、過硬本領和知識儲備，從而能有序開展信息化檔案管理工作。但是現在很多從事公路工程檔案管理人員普遍都存在專業知識匱乏、技術能力不過關等現象，有些對于利用計算機軟件進行信息數字化檔案管理的工作不夠了解。在公路工程檔案管理中，有些是檔案專業人員，他們具有較好的檔案專業知識，但是對于公路工程建設方面的知識不夠清楚。

3）公路工程檔案歸檔的質量不高。在公路工程檔案管理中，常常存在檔案歸檔時資料不夠完整的問題。多數工程在竣工時僅僅存留一些施工設計圖、竣工圖、少許報告，基本沒有工程檔案材料，中間基礎材料也沒有，工程聯系單和監理質量文件等更是缺乏。還有就是檔案歸檔時真實性不強，由于工程施工時間持續長，無從核實。

4 檔案管理信息化路徑

1）強化檔案管理人員的意識。檔案管理工作人員在進行檔案管理信息化時，必須正確認識信息在檔案管理工作中的重要性，只有管理者從心底重視，就可以快速把檔案管理信息化工作的要求落到實際檔案管理工作中。目前，普遍的檔案管理工作人員已經習慣了之前長期采用的管理的檔案管理方式，因此很難從意識上進行轉變。因此將強化和提升檔案管理人員的意識作為工作的重點，并輔以購買先進性的設備，使其盡早盡快的適應信息化檔案管理的方式。

2）建設復合型的檔案管理隊伍。在公路工程檔案管理信息化過程中，對人才的培養是一項非常重要的基礎工作。第一，應該使檔案管理人員熟悉電子文件的相關特點，使其了解網絡安全防護的相關知識，從而保證檔案信息的安全性和完整性。第二，檔案管理人員應該從自己的實際工作出發，不斷進行強化學習，持續學習最新的專業技能，提高自身的業務水平和素質。為了加快傳統檔案管理模式向信息化管理模式的轉變，相關部門應該定期對檔案管理人員進行培訓，培訓內容是信息管理和計算機網絡的知識。檔案管理者必須嚴格執行相應的規章制度，規范管理人員的行為，使安全至上的理念深入人心。

3）建立健全檔案管理制度。公路工程檔案信息化管理一定要在完整健全的制度體系下嚴格執行才能保障檔案信息的安全性和全面性。建立完善的檔案管理制度體系是公路工程檔案信息化工作中不可或缺的重要環節，因此遵守規則制度檔案管理才能有序實施。公路工程相關單位必須認真貫徹《檔案法》《檔案安全保管細則》《公路工程檔案管理辦法》、檔案管理人員的崗位責任制等制度，還要建立一套完整的公路工程檔案管理工作制度，從而指導檔案管理工作。制度的建立一定要落實到位，不能形同虛設，應操作性強，做到有規章制度可遵循。

4）建立檔案數據庫，保證檔案信息安全。為了保證檔案信息的安全性，我們應該不斷對信息數據庫進行完善和補充。信息化時代，互聯網實現了信息的共享，使用戶之間能夠方便快捷交流。公路工程的相關檔案數量巨大且種類繁多，這就使得公路工程的檔案管理信息化極為困難。所以，在對公路工程進行信息化管理的過程中，面對檔案進行精確的篩選是保證公路工程數據庫準確性和完整性的關鍵。除此之外，對公路工程的數據信息中心進行建立和完善也是提高檔案安全性的關鍵工作。由于公路工程的建設數量不斷增多，數據庫中的信息量也開始不斷增加，這就使傳統的信息管理弊端開始暴露。基于這個原因，為了更好地給人們提供便捷和人性化的服務，應該從公路工程的實際情況出發，增加對公路信息檔案管理的資金投入，充分利用現代化的手段，建立并完善檔案管理的信息化體系。

5 結語

在新形勢下，需要把握信息時代的特點，找出公路工程檔案管理中存在的問題，在全面分析的基礎上，整合多項因素，調整和創新機制，使工作體系能夠得到進一步完善，最終實現檔案管理的高效性。必須樹立新型化理念，完善相關模式，提高檔案管理人員的素質，可以為公路工程檔案管理信息化奠定基礎，促進公路工程事業的進步和發展。

參考文獻

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