如何開展高中學籍檔案信息化管理

劉道琳

摘 要：高中學籍檔案管理是學校日常管理工作的重點之一，它包括學生從入學到高中在校期間直至高中畢業三年間的一系列信息的記錄和管理。如今，隨著國家對于教育的重視，高中教學規模也在不斷擴大，因而，對于高中學籍檔案的管理工作量也在加大，如何科學合理的管理檔案，改進檔案管理方式，利用信息技術對于高中學生檔案進行有效科學的管理，是中學學籍管理工作亟需解決的問題。

關鍵詞：信息技術;檔案管理;學校管理

學籍檔案的管理是國家對于培育人才信息的管理，隨著信息技術的廣泛應用，學校利用信息化技術來管理學籍檔案是檔案管理方式必須要經過的路程。此外，信息化管理簡化了檔案管理工作人員的工作內容，大大提高工作人員的工作效率。

1 高中學籍檔案的特征分析

1）內容全面豐富。高中學籍檔案記錄內容全面豐富，它包含了學生的基礎信息和學生的學業狀況以及成績，它還包括學生在校期間獲獎情況，學生受到國家助學金的資助以及學生的身體健康狀況，學生學籍變更（轉學、退學、休學以及復學），學生品德的鑒定以及入團情況。

2）學生檔案信息來源分散。一份完整的高中學生檔案，它是學生從入學到畢業所記錄的重要信息檔案，它的來源方式比較多樣化，有的信息采集是通過教師日常班級管理工作來獲得的，有的信息是通過學生自己填寫來獲取的，有的信息是通過學校政教處記錄來獲取的，為此學籍檔案信息的來源比較復雜，而且學生在校期間，學籍信息是處于不斷變化的，為此這也給檔案的管理增加了難度。

2 高中學籍檔案管理存在的不足之處

1）創新管理觀念不足。很多學校對于利用信息化處理工作的觀念意識不強，為此沒有普及在檔案管理方面的信息化技術，但是信息技術對于數據的處理具有至關重要的作用，它在很大程度上方便了人們的工作和學習;大多數高中學校對于學籍檔案管理方式依然使用傳統的方法，但是傳統管理方式容易出現學生真實信息和記錄信息的不對稱，學生信息在校期間是不斷的變化的，為此傳統的學籍檔案管理方式容易出現學生信息錯誤和遺漏的情況。

2）重視程度不夠。學校不夠重視學生學籍檔案的管理工作，只是專注重視學生成績，為此很多學校都沒有關于學生學籍檔案管理的專門辦公場所和專用設備，讓學籍檔案的管理人員即使有業務素養也限制于客觀條件，這些都是導致了高中學籍檔案管理出現漏洞的原因。

3 對于高中學籍檔案進行信息化管理的意義

對于高中學籍檔案進行信息化管理是讓學籍檔案進入現代化必須要使用的管理方式，因為隨著社會的進步和高中學生入學人數的增加，學生的檔案數量也在不斷加大，而且隨著檔案管理方式的不斷進步，對于檔案管理內容的要求也越來越廣泛，龐大的學生檔案信息數據的收集和記錄以及分析都需要一種有效地管理方式進行管理，為此對于高中學籍檔案管理方式提出了更高的要求。

高中階段由于學生數量龐大，學籍檔案管理時間長，學籍信息復雜，如果利用傳統機械的手動方式去統計學生檔案信息就會出現工作效率低下，收集的信息容易出現偏差，但是利用信息化技術就可以啟動網絡化技術，將學生的學習檔案信息錄入信息系統，利用信息化技術來管理高中學籍檔案，這樣有利于檔案信息的迅速查詢和及時更新，對于學籍檔案信息的信息化管理才能夠最大效率的利用，學生學籍檔案是國家培育人才信息的重要依據，利用信息化技術能夠讓學生檔案的信息記錄和管理更加科學合理。

4 高中學籍檔案信息化管理辦法

1）樹立信息化管理高中學籍檔案的創新意識。想要在學籍檔案管理方式上實施信息化技術，那么首先就是要高中學籍檔案的工作人員和主管領導要樹立使用信息化技術管理檔案的意識，讓他們意識到信息化管理檔案的好處和優點，引導相關工作人員改變傳統的觀念，從思想上高度認可信息化技術對于學籍檔案管理的作用，才能夠不斷的去接觸和學習如何使用信息化管理檔案的技術，觀念意識的改變為高中學籍檔案的信息化技術管理奠定基礎。

2）善于使用信息化技術管理學籍檔案。用信息化技術來管理學籍檔案包括將檔案的查閱和檢索等項目與信息化技術結合起來，讓高中學生的學籍檔案實現遠距離的信息化傳輸;可以利用光盤將學籍檔案的信息利用圖文結合的方式進行存儲;可以利用信息化技術對于高中學籍檔案進行深度和廣度的開拓;可以利用信息化技術對于高中學籍檔案保存時間延長，讓學籍檔案的信息不會遺失;并且在學籍檔案信息化技術管理的時候要注意保護學生的隱私，讓學籍檔案在信息化技術的管理下能夠安全和全面的被保存，對于學籍檔案的查詢和管理針對不同人要有不同的權限設置，以防學生的檔案信息被用心不良的人篡改或者銷毀，為此信息化技術的安全性關系到學生的切身利益，更關乎到學校學生學籍檔案管理的效果。

3）培養具有高技術、高素質的管理人才。高中學籍檔案的信息化技術管理離不開對于技術的使用，為此如果管理者或者一線檔案管理工作人員不懂信息化技術，那么在檔案管理中應用信息化技術就失去了意義，隨著經濟的飛速發展，信息化技術在各行各業已經普及，高中學籍檔案管理也面臨著改變，傳統的管理模式的弊端也在不斷凸顯，為此建立和培養一批信息化專業團隊顯得很重要，專業化團隊要懂得高中學生學籍檔案管理的基本業務知識，更要懂得把學籍檔案知識和信息化技術知識結合起來運用，學?？梢酝ㄟ^培訓和擇優錄取的原則，讓真正懂得技術和業務的管理人員進入到信息化技術管理學籍檔案的工作中來，而且要注重培養管理檔案的工作人員的道德素養和社會責任感，這樣的團隊才會對學校負責，為社會培養有素質人才做出自己應有的貢獻。

4）制定健全的學籍檔案管理制度。學?？梢砸罁陨淼膶嶋H情況，從領導到教師都樹立起信息化技術的意識，將學籍檔案管理的信息化改革與學校的發展聯系起來，嚴格按照國家檔案局、云南省教育廳制訂的檔案標準來管理學生學籍檔案;對于管理學籍檔案的工作人員要進行嚴格的選擇，必須確保工作人員是全職狀態，不能錄用兼職人員或沒有職業素養的人;學校需要設立專門管理信息化技術管理學籍檔案的辦公室，對于檔案的原始紙質資料或者光盤都需要有專門的房間進行存儲，設立嚴格的門禁制度，非工作人員不能進入;對于高中學籍檔案的收集，記錄和查閱都需要進行嚴格把控，防止未經規定允許對于學生檔案資料進行篡改的現象發生;檔案管理室要注意通風，對于這方面的安保措施需要升級，防止出現室內著火或者盜竊檔案資料現象。

5）明確規定學籍檔案的信息采集范圍。要根據高中學生的實際情況，制定出合理規范的采集范圍。比如學生的基本檔案包括學生的姓名、性別、出生年月日、身份證號碼、電話、住址、學籍號等等，學生是否入團，學生所在的學校班級和家長的相關信息，該學生是否轉學和休學，是否留級情況，還有學生的道德素質，學生的考試成績和相關特長，學生的身體狀況和學生的家庭基本狀況等，這些基本內容都是需要收集的，并且學校根據這些情況利用信息化技術處理辦法合理規劃和管理這些學生基本信息 。根據國家有關學生檔案管理的規定，學生的檔案分為紙質和電子檔案，對于紙質檔案需要有專門的管理工作人員進行保管，對于電子檔案則納入電子信息技術系統，并要嚴格按照國家檔案局、云南省教育廳的有關規定對高中學生的學籍檔案進行管理。

5 結束語

綜上所述，高中學生的學籍檔案管理是學校的重要工作之一，這需要學校相關人員能夠引起重視。隨著信息化時代的發展，學生的學籍檔案管理方法必須適應信息化時代的發展，在學籍檔案管理中使用電子信息化技術，并且學校要培養一批熟練運用信息化技術，擁有職業道德和職業素養的專業檔案管理人員，合理制定有關信息化檔案管理技術的規章制度和流程，合理設置學生檔案信息的采集范圍。

參考文獻

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