大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息化管理探究

龍麥養(yǎng)

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)以及4G技術(shù)的全面覆蓋，以及5G的到來，我國已步入大數(shù)據(jù)時代，在這一時代背景之下，檔案的數(shù)據(jù)化、信息化已然成為未來發(fā)展中一個不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。檔案的信息化能夠更好地適應(yīng)時代，同時也優(yōu)化了檔案處理過程，有助于檔案管理工作效率的提升。但就現(xiàn)在來看，檔案的信息化發(fā)展尚且存在著諸多的問題。本文將就大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化的優(yōu)勢、所面臨的困境以及具體的解決方法進行深入分析探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案信息化

現(xiàn)如今，我國已然邁入大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)的應(yīng)用極大的便利了我們的生活，同時也改變了我們的生活。生活中的許多事情都與大數(shù)據(jù)有了密不可分的聯(lián)系，因為大數(shù)據(jù)的大規(guī)模應(yīng)用，使得人們獲得信息的渠道拓寬，信息的獲得量大幅增長，也使各類檔案的數(shù)據(jù)總量大幅增長，類型也更加豐富多彩。但同時也對檔案的管理工作造成了沉重的負擔，為了能夠更好地進行檔案的管理，檔案信息化成了必不可少的手段。而如何將檔案信息化也成了越來越多的人所關(guān)注的焦點。

1 檔案信息化的優(yōu)勢

當下是一個信息爆炸的時代，各式各樣的信息層出不窮。這使負責(zé)收集信息的各類檔案的工作量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然有些不堪重負，無法應(yīng)對數(shù)量激增的各類信息。于是，檔案的信息化逐漸進入人們的視線，為這一問題提供了良好的解決思路。

1）便于保存和管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，一旦數(shù)量激增，就需要增加管理人員和存放場地，考慮到新舊管理人員的配合問題以及面對眾多資料的慌亂，檔案極易丟失。就如處于大數(shù)據(jù)時代的現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式早已不堪重負。除此之外，存放時間久遠的檔案本身就極難完整保存，也加大了檔案管理的難度。

與之相比，將檔案信息化就完美解決了以上的問題，將檔案錄入存儲電腦后，保存便不再是問題，更不需要擔心年代久遠的問題，無論何時從電腦導(dǎo)出，都是一份全新的檔案。至于管理問題，只要在錄入電腦時按照一定的順序（如按照字母排序），整份檔案都會簡潔明了，管理起來也會十分輕松。查找時信息化的檔案管理模式也只需在搜索引擎中輸入檔案的名字，所需檔案便可以找到，

2）降低保存成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，需要眾多人員和場地的投入，并且檔案中的文件越多，投入就越大。與之相比，信息化的新型檔案管理模式所需的投入相對就要少得多。首先信息化的檔案管理模式對場地的需求并不高，其次一旦錄入電腦之后，對與管理人員的需求也要遠遠低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受限于紙張的限制，一旦長時間頻繁地翻閱使用，會使紙質(zhì)發(fā)生破損，加大保存難度和成本。但信息化的檔案卻沒有這一困擾，可以肆意的反復(fù)查閱，既省去了紙張的消耗，又使檔案的重復(fù)使用率和利用率得到顯著的提升。

3）有利于提高工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式無論是保存還是提取都需要眾多手續(xù)，需要消耗大量的工作人員和工作時間，工作效率較低，同時對數(shù)量也會有所限制。而信息化的檔案管理卻沒有這個困擾，相較與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，信息化的檔案管理模式在保存和提取時的手續(xù)都會少的多，不需要消耗過多的時間和工作人員，并且其本身具有自我整理和搜索查找功能，可以將檔案信息高效整合起來，并進行快速、精準的分析，極大地提高了工作效率。

2 檔案信息化所面臨的困境

1）沒有得到相應(yīng)的重視。檔案管理工作雖然是一件極為重要的工作，但社會各界卻并沒有給予充分的重視，一些公司更是將自家的檔案管理工作視為可有可無的邊緣化工作。這種不重視的態(tài)度嚴重降低了檔案信息化的發(fā)展速度，阻礙了檔案信息化進程。現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)應(yīng)用盛行，各行各業(yè)都通過各種方式參與到大數(shù)據(jù)這一巨大的社會浪潮中，但正由于各界對檔案管理工作的忽視，大部分的檔案管理工作并沒有及時地對檔案進行信息化建設(shè)，仍然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在工作壓力倍增的同時也錯過了大數(shù)據(jù)的這一浪潮。

2）工作人員的技能缺失。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，新型的信息化檔案管理模式雖然對與工作人員的數(shù)量需求有所減少，但在工作人員的素質(zhì)需求卻是有所增加。信息化的檔案管理模式是借助大數(shù)據(jù)得以實現(xiàn)的，故而需要管理人員對大數(shù)據(jù)要有所了解，需要具有大數(shù)據(jù)管理意識，但在實際工作中，這種具有大數(shù)據(jù)管理意識的工作人員數(shù)量極為稀少。若是工作人員沒有這種大數(shù)據(jù)意識，就會導(dǎo)致在實際工作中無法真正發(fā)揮出大數(shù)據(jù)應(yīng)有的作用，在此之下，即便檔案管理工作已經(jīng)向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，仍然會不時有問題爆發(fā)，導(dǎo)致工作效率的降低。大部分的工作人員缺少這項技能，阻礙了信息化的檔案管理模式的推廣。

3）檔案信息化建設(shè)存在安全隱患。信息化的檔案管理雖簡化了工作流程，但仍然要立足于基礎(chǔ)檔案信息的整理，其中包括檔案信息的收集與歸納，文件的分類等，這些基礎(chǔ)檔案信息整理是檔案進行信息化管理的前提條件。但在實際工作中，很多的檔案管理工作并沒有一個科學(xué)、完整的檔案管理規(guī)章制度，這導(dǎo)致工作人員在對檔案在進行整理歸納時出現(xiàn)問題，可能會對檔案的信息化建設(shè)帶來嚴重的問題。

同時網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題也隨之出現(xiàn)，信息化的檔案管理立足于網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)打破了空間和時間的限制，卻也沒有了現(xiàn)實中墻壁的保護，檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護都需考慮到安全隱患的問題。

3 具體的解決方案

1）宣傳檔案信息化的重要性，引起社會重視。將紙質(zhì)檔案信息化是檔案管理模式的一次重大進步，這在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已然無法滿足需求的現(xiàn)如今顯得尤為重要。為了更好地推廣信息化的檔案管理模式，必須要讓社會各界認識到檔案信息化的重要性。強化企業(yè)、圖書館等需要進行檔案管理的部門的檔案信息化觀念。定期定點進行有關(guān)檔案信息化的宣講;相關(guān)的政府部門可以加大倡導(dǎo)力度，全方位、多角度地對檔案信息化的優(yōu)勢及其重要性進行宣傳，以引起社會重視，唯有社會各界真正將檔案信息化重視起來，檔案信息化才能更好地進行推廣。

2）培養(yǎng)員工的專業(yè)技能。現(xiàn)階段中的檔案管理工作中的人員大多缺少大數(shù)據(jù)意識，無法勝任信息化的檔案管理工作。因此，想要推廣檔案管理的信息化，就需要加大投入，對員工進行專業(yè)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)員工們的大數(shù)據(jù)思維以勝任信息化的檔案管理工作。例如定期開展與信息化檔案管理相關(guān)的課程讓員工學(xué)習(xí)等等。

3）完善檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的時間尚短，也不夠完善，許多的信息化檔案管理工作并沒有一個科學(xué)、完善的檔案管理規(guī)章制度，導(dǎo)致信息化的檔案管理在工作時進行地并不順利。為此，必須要完善檔案信息化建設(shè)，建立一個完整、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度。

同時為應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全問題，需要從政府監(jiān)管和技術(shù)進步兩方面入手。首先，政府要出臺相應(yīng)的法律法規(guī)來完善檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，打造一個健康的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。技術(shù)層面，根據(jù)級別和工作的不同，設(shè)定不同的操作權(quán)限，以保障檔案信息的安全性，從根本上解決檔案信息化建設(shè)中有可能會遇到的安全隱患。

4 結(jié)語

現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)應(yīng)用在各行各業(yè)都有所涉及，在此背景之下，檔案的信息化已然是不可逆轉(zhuǎn)的潮流，雖然尚有不少問題殘留，但這并不是檔案管理工作止步不前的理由。隨著人們的日益重視，相關(guān)法律法規(guī)的逐步完善以及技術(shù)的不斷進步。檔案信息化必將推廣開來。

參考文獻

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