檔案管理系統在城市供水工作中的具體應用

摘 要：隨著信息時代的來臨，檔案管理相關部門所能發揮的價值在機構、企業、單位中具有重要意義。城市供水工作主要由自來水公司承擔，而自來水公司的文件資料等管理尤為重要，本文主要就城市供水工作中檔案管理的具體應用展開了分析，以期能夠提供相應的建議和幫助。

關鍵詞：檔案管理;城市供水;資料維護

現階段，自來水公司已經成為城市供水工作中的重要組成部分，自來水公司目前的檔案管理系統中，由于DARMS文件資料對系統綜合管理中的性能發揮具備相當大的優越性，因此廣泛應用于諸多自來水公司系統中。DARMS文件資料綜合管理系統能夠綜合管理如未歸檔文件、軌道文件、卷內文件等，并且還具備年報統計、關鍵詞檢索、全文錄入等功能，伴隨該系統在實際使用的過程中持續的完善與更新，對城市供水工作的檔案管理系統具有重要作用。此系統能夠準確性、高效性、安全性、有序性的為檔案管理部門組織相關的檔案管理

工作。

1 城市供水工作對檔案管理系統的需求

現階段的檔案管理部門中，檔案管理系統由于其具備的信息處理系統而受到廣泛關注。由于檔案管理系統需要處理相關的檔案借閱信息與電子文件，同時還需要處理檔案中存在的靜態信息。因此，檔案管理系統必然要具備相應的實用性、安全性、高效性、可靠性、準確性等，且還需要具備較高水平的自動化管理。

城市供水工作由于要在城市中各個地理位置保持水供應，因此，通常情況下均是由總部與諸多分布于城市各個地理位置的分部所構成，這也就導致分布于城市各個角落中的各個分部與總部之間所存在的距離相對較遠。經調查結果表明，我國各個城市中的城市供水工作仍然處于人工手動檔案管理的階段，又因為城市供水工作總部與其各個分部分布的距離而造成在傳遞檔案與移交檔案時具有極大難度，同時，當相關檔案經過各個分部最終傳遞到城市供水公司總部時，相關的檔案管理人員有需要對這些檔案進行整理，這也就導致檔案管理人員由于檔案的數量較大。因此，實際工作具備相當大的復雜性與繁瑣性，在整理檔案的過程中發生一系列問題的概率也會大大提升。為確保這種情況能夠從根本上得到改善，我國的城市供水工作應當采取信息化管理的方式對內部的檔案進行管理。使用計算機對城市供水工作內部的檔案構建集中數據庫，在此數據庫中應該對分布于城市中各個不同位置的分部所產生的需求做到充分考慮。此外，現代化的公司在日常辦公時均會應用計算機網絡，所產生的電子文件數量非常龐大，在城市供水工作采取信息化管理檔案管理的過程中也應該對這些電子文件充分考慮。

2 城市工作中檔案管理系統的結構

信息化辦公對于現代各個公司而言均具有良好的發展前景，城市供水工作的檔案管理中也同樣應當按照日常運營中的實際狀況采取信息化管理檔案管理。因此，城市供水工作中的檔案管理系統必須具備能夠在網絡上開展數據交換、數據查閱的內容。

城市供水工作的檔案管理系統在結構上應當屬于拓撲結構，城市供水工作的總部應當構建出主數據庫服務器，進而通過城市供水工作總部中的主數據庫服務器針對位于城市中各個地點的分部內擴充節點，確保每一個分部能均具備一個節點同時每一個節點都應該安裝一個客戶端。城市供水工作可以通過如此這般的檔案管理系統真正意義上實現城市供水工作總部與各個分部工作間的數據傳輸過程[1]。此外，為確保檔案數據具備相應的安全性，城市供水工作可以通過在實際檔案管理系統中各個分部內設置一個本地數據庫用于存儲檔案，此本地數據庫實行單機制，為防止數據丟失因此不與互聯網進行連接，確保除了網絡傳輸檔案外還能夠采取U盤等數據存儲機制將檔案以另外一種方式完成的保存下來。

3 城市供水工作中檔案管理系統的功能

城市供水工作的各個職能部門均與檔案管理部門有所牽連，這也要求檔案管理系統應當包含城市供水工作內部的各個職能部門中的全部業務范圍，圍繞著城市供水工作的全部業務流程也要求檔案管理系統應具備不同的功能。檔案的整理應當圍繞著利用檔案的組卷業務作為基礎功能，檔案的核心功能應當圍繞著借閱服務展開。組卷業務指的是通過收集城市供水工作日常運營過程中所產生的各種不同信息，根據相應條件而展開立卷工作，最后在對檔案進行相應的調整;借閱服務指的是管理借閱效果、借閱登記、借閱權限。

通過對檔案管理數據流程展開的分析得出，組成檔案管理系統的部分為檔案原件信息管理、檔案條目信息管理。檔案條目信息管理指的是檔案管理系統中存儲的數據以系統導入與手動輸入等方式，數據庫中應當長期存儲著立卷檔案與調整檔案，確保能夠便于借閱檔案與檢索檔案。城市供水公司中的檔案管理系統應當按照其檔案管理的不同特性具備不同功能，大致可分為三個功能板塊：1）數據傳輸板塊能夠時間跨距離在城市供水工作總部與各個分部間進行數據傳輸;2）WEB查詢板塊能夠簡化數據查詢所提出的要求通過計算機內部的瀏覽器隨時隨地查詢相關數據;3）文件資料綜合管理板塊能夠管理檔案編研、卷內文件、未歸檔文件、歸檔文件并且具備系統維護、案卷分級、統計年報的功能[2]。

4 城市供水工作中檔案管理系統的應用

經調查結果表明，城市供水工作的檔案管理系統多數應用DARMS文件資料綜合管理系統，其具備較為方便的維護與安裝、較為簡潔的用戶使用界面、較為規范化的數據標準，正式因為DARMS文件資料綜合管理系統所具備的諸多特點而廣泛應用于諸多城市供水工作內部的檔案管理工作。

經過對DARMS文件資料綜合管理系統的整體分析結果表明，該系統中具備許多優越之處，應用DARMS文件資料綜合管理系統能夠實現城市供水工作將相關檔案信息放置于內部服務期內，便于城市供水工作內部員工的借閱與查詢。DARMS文件資料綜合管理系統將城市供水工作自動化辦公數據接口的相應問題有效的解決了，檔案管理系統能夠通過電子文件的形式將檔案信息直接收錄在內部服務器中。同時DARMS文件資料綜合管理系統在整理檔案這項工作內容上提供了兩種方法，即最新的案件歸檔、傳統的立卷歸檔。此外，DARMS文件資料綜合管理系統內的WEB查詢系統能夠便于城市供水公司總部與各個分部間進行查詢數據與交換數據，能夠較高管理常見的TXT文件與WORD文件。DARMS文件資料綜合管理系統能夠在實際開展的檔案管理工作實現級別權限管理手段，對檔案與城市供水工作內部員工設置相應的等級權限制，城市供水工作領導層可以通過這個功能分權設置不同檔案信息的查詢全線[3]。由此可見，DARMS文件資料綜合管理系統具備較強的實用性價值。

5 結論

城市供水工作對于人們的日常生活息息相關，其所具備的重要性自然不必多言，而對于城市供水工作而言，檔案管理工作所具備的重要性也同樣不容小覷。文章通過對城市供水工作的檔案管理系統進行綜合分析得出，檔案管理系統能夠提供給城市供水工作諸多便利之處，同時還能夠解決許多的實際性問題，特別的查詢檔案信息與傳輸檔案信息這兩個方面，檔案管理系統能夠簡化這兩個方面的流程。科學技術的不斷發展與進度定能夠使城市供水工作的檔案管理工作帶來幫助，而檔案管理系統也將隨之越加趨于先進化。

參考文獻

[1]曹新美，鄭麗.淺談信息技術在企業檔案管理中的應用[J].中國新技術新產品，2011，000（003）：386.

[2]劉恒杰，張樹梅，杜明學，等.光盤系統與縮微攝影系統在檔案工作應用中的對比分析[J].檔案學研究，1992（02）：78-79.

[3]王佩兒.開創管理的新領域——管網CIS的開發應用與供水檔案基礎工作[J].城建檔案，1998（06）：13-15.

作者簡介

張學成（1972-），男，漢族，吉林省東豐縣，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理。