數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

閆亞祥

摘 要：隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代的到來帶動(dòng)了各個(gè)行業(yè)快速進(jìn)步。檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜且對工作質(zhì)量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，引入先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。本文將結(jié)合實(shí)際情況，對數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)分析，以期為今后開展的有關(guān)工作提供寶貴參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理

現(xiàn)在全球已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，世界各國都面臨著信息化變革，在此背景下人們的生活和工作方式也發(fā)生了顛覆式的改變。對于檔案管理工作來說，其要想跟上時(shí)代的步伐就必須也要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化突破。所謂檔案數(shù)字化指的就是檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案向數(shù)碼影像電子檔案轉(zhuǎn)化的過程，數(shù)字化檔案不僅能完整的記錄事件內(nèi)容，還便于資料的儲(chǔ)存，在很大程度上減少了資源浪費(fèi)，降低了制作儲(chǔ)存成本，但同時(shí)數(shù)字化檔案也面臨著檔案安全性和數(shù)字真實(shí)性和完整性的方面的威脅和考驗(yàn)，一旦出現(xiàn)問題會(huì)給單位和個(gè)人造成嚴(yán)重的影響。因此客觀，全面的認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，做好檔案數(shù)字化管理工作，是相關(guān)管理技術(shù)人員需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 提高了檔案管理工作效率

通過對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可大幅度提升檔案管理工作效率，彌補(bǔ)了以往檔案管理模式的缺陷和弊端，將人員從繁重的工作壓力中解脫出來。首先，通過對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案管理的全面升級(jí)，同時(shí)也緩解了紙質(zhì)檔案管理機(jī)械操作繁瑣、復(fù)雜的問題。其次，在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，檔案資料數(shù)量越來越多，尤其在當(dāng)前的信息化社會(huì)背景下，以往的檔案管理模式并不能滿足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求，而通過檔案數(shù)字化管理，則可大幅度提高工作效率，更好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。最后，通過檔案數(shù)字化管理，更加容易凸顯檔案等應(yīng)用價(jià)值，例如，可實(shí)現(xiàn)對檔案的快速檢索，節(jié)約了檔案應(yīng)用和管理人員的時(shí)間。

1.2 提高經(jīng)濟(jì)效益高

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國出現(xiàn)了龐大的信息儲(chǔ)量，之前我國使用落后的辦公方式進(jìn)行辦公，使得二者之間出現(xiàn)了明顯的矛盾。在此之前我國檔案管理工作通常使用粗放型模式進(jìn)行辦公，當(dāng)辦公人員無法及時(shí)處理龐大的信息量時(shí)，常常采用擴(kuò)充辦公人員和增加辦公經(jīng)費(fèi)這兩種方式進(jìn)行處理。這使得企業(yè)的成本大幅度增加。而將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中有效地解決了這個(gè)問題，因?yàn)閿?shù)字化檔案管理不再使用以傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息，而是采用新型的機(jī)讀檔案。這一改革不但縮減了保管檔案費(fèi)用，而且在很大程度上節(jié)省了占地使用面積。使企業(yè)的開支有效降低，從而大大提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)采用這種方式為查閱資料提供了便利，減少了重復(fù)印刷帶來的紙張浪費(fèi)以及其他人員開支。

2 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作存在的主要問題

為了適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，雖然在一定程度上提高了工作效率，但事實(shí)上仍然存在一些問題，影響檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。首先，設(shè)備滯后。目前大部分事業(yè)單位所采用的計(jì)算機(jī)、影印機(jī)、掃描機(jī)，不管是使用時(shí)間較長，更為主要的是在功能上也存在一定的滯后性，數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，對軟硬件設(shè)施的要求都相對較高，而設(shè)備的滯后性，將直接影響到數(shù)字檔案的保存，是檔案管理數(shù)字化的重要阻礙。其次，大部分檔案管理人員的年齡偏大，對于數(shù)字化的接受程度相對較低，還有一部分則是非管理專業(yè)出身，一人身兼數(shù)職，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，但年齡較小，需要事業(yè)單位在這一人才任用、培訓(xùn)方面加以重視。再次，精細(xì)化管理工作仍待完善。目前，事業(yè)單位中大部分檔案仍然是紙質(zhì)檔案，以書面形式充分顯現(xiàn)，這些檔案存儲(chǔ)時(shí)間較為久遠(yuǎn)，無法完全錄入到計(jì)算機(jī)中，需要結(jié)合實(shí)際情況，采取有效的對接方式，保證紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的準(zhǔn)確對接。最后，事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公室之間無法實(shí)現(xiàn)緊密對接，這也就使得單位檔案管理、自動(dòng)化管理系統(tǒng)之間缺乏管理規(guī)范，不利于檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

3 做好檔案數(shù)字化工作的相關(guān)措施

3.1 加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)

近年來隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息資源逐步取代了傳統(tǒng)的文獻(xiàn)信息資源，特別是在互聯(lián)網(wǎng)大范圍普及的環(huán)境中，任何人、任何時(shí)間在任何地點(diǎn)儲(chǔ)存資料信息都變得有可能，因此為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使檔案管理工作能夠跟上社會(huì)的發(fā)展步伐，要盡快加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)建設(shè)。在知識(shí)信息化時(shí)代，建立檔案數(shù)字化服務(wù)中心的最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容智能化、檢索服務(wù)快捷化，信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的全新檔案管理系統(tǒng)。因此，檔案建設(shè)管理部門應(yīng)該加快數(shù)字化加工步驟，有計(jì)劃的建設(shè)全文信息數(shù)據(jù)化，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案文件的公開式計(jì)算機(jī)查詢。

3.2 做好數(shù)字化檔案精準(zhǔn)管理

與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理工作更為簡單、方便、快捷，但是對細(xì)節(jié)的重視程度卻有所提高，若是數(shù)字化檔案文件沒有得到有效處理，就很有可能會(huì)導(dǎo)致文件丟失、損壞，影響檔案管理質(zhì)量。因此，在今后事業(yè)單位必須要展開檔案的精準(zhǔn)化管理。一方面，應(yīng)該完善管理制度，對檔案管理的書面化、全面化、同步化、專業(yè)化給出具體的要求，而文件從形成、收集、整理、審核、歸檔、移交的各個(gè)環(huán)節(jié)，其工作規(guī)范、內(nèi)容都要更為明了;另一方面，要設(shè)立專職檔案員的這一職位，同時(shí)，明確崗位的工作原則與職責(zé)范圍，配合責(zé)任追究制度，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)追究責(zé)任人的工作疏忽，避免到時(shí)候出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況，同時(shí)，能夠促使人員之間形成相互監(jiān)督的工作氛圍，為精準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)打好基礎(chǔ)。

3.3 完善檔案管理安全體系

首先，要提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極做好應(yīng)對檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備。要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)，必須先實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的安全思想建設(shè)。因此應(yīng)該提升檔案管理人員的安全意識(shí)，使他們將檔案安全管理工作作為檔案管理的首要任務(wù)去完成。另外應(yīng)該讓檔案管理人員充分了解檔案出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件的后果，了解檔案數(shù)字化管理風(fēng)險(xiǎn)的重要性，在日常工作中在思想、知識(shí)、技術(shù)等方面做好準(zhǔn)備，從根本上保證檔案數(shù)字化管理工作的安全。

3.4 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案數(shù)字化工作的主要操作人員，他們的工作能力和個(gè)人素質(zhì)對檔案數(shù)字化工作的效果有直接的影響。首先應(yīng)該改變管理人員的傳統(tǒng)老套理念，讓他們發(fā)自內(nèi)心的接受新型數(shù)字化管理模式。其次，要對檔案數(shù)字化管理人員進(jìn)行定期的職業(yè)能力培訓(xùn)，提升他們的計(jì)算機(jī)操作能力，保證他們能夠熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。最后，要重點(diǎn)提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，提升他們的保密意識(shí)，從源頭做起維護(hù)檔案的信息安全，提升電子檔案的信息安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，就是檔案數(shù)字化管理工作的主要內(nèi)容和重點(diǎn)注意事項(xiàng)，完善我國檔案數(shù)字化管理還有很長的一段路要走，相關(guān)人員應(yīng)該不斷尋找、完善檔案數(shù)字化管理方式，只有做好檔案數(shù)字化管理工作，才能更好的發(fā)揮出檔案的實(shí)際效用，才能更好的為社會(huì)服務(wù)。

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