淺談干部人事檔案信息化管理

張宏

摘 要：干部人員的個人詳細資料被記錄在干部人事檔案中，為了解干部人員的具體情況可通過查詢干部人事檔案得知，同時干部人事檔案也是正確選用干部的重要依據。因此，有必要創新干部人事檔案管理制度中的工作形式，通過推進干部人事檔案管理制度改革進一步提升人事檔案管理的信息化、規范化。

關鍵詞：干部人事檔案;管理信息化

隨著科技的不斷發展，干部人事檔案必須加強信息化管理。網絡技術的運用大大提高了干部人事信息管理質量。

1 干部人事檔案現狀

科學技術的發展給生活、工作帶來了極大的便利，然而，大部分干部人事檔案工作落后于時代發展，不能與時俱進，管理技術落后，工作效率偏低，人事檔案仍然以紙質為主，而且管理不規范、不統一：比如信息不夠全面，數據存在偏差，更新既費時又費力，并且紙質版信息易丟失、損壞，一旦恢復信息既困難又麻煩。為改變這一管理現狀，應改變落后的技術管理手段，運用高效、科學、方便的干部人事檔案管理模式，最大限度地發揮檔案管理的利用率。

現階段檔案部門對檔案管理人力資源投資資金有限，檔案管理人員不能及時參加培訓，優秀檔案管理人才很難被吸納進來，諸多原因導致現階段檔案管理人員綜合素質不高，檔案管理團隊綜合能力較高，嚴重制約先進管理技術在信息化檔案管理建設過程中的應用和

推廣。

2 加快干部人事檔案信息化建設速度

2.1 電子信息系統的建立

在組織人事部門帶領之下，在各級檔案管理人員中抽出一批人進行專業培訓，各級檔案管理單位應該根據本單位的實際情況，具體問題具體分析，以求全面提高人事檔案管理人員的綜合素質，使他們學會用科學技術，用現代化的輸入設備，將紙質版的干部人事檔案信息資料輸入電腦，使用現代化的相應技術將各種資料轉變為數據的信息，便于查找查閱。 使其在計算機技術、通信技術、網絡傳播技術等普遍應用的條件下，每一位檔案管理者必須緊隨時代潮流，不斷適應和學習電子信息技術革命帶來的影響和變革！各級檔案管理單位在資金充足的情況下，讓檔案管理人員參加定期培訓學習，認真學習和掌握檔案管理最新理論、最新技能。檔案管理人員還應不斷加強思想政治和法律法規教育，提高自身政治修養和職業修養。

2.2 干部人事檔案信息化管理目標

全面地建設數據信息系統，使干部人事檔案信息以電子版為主，跟隨時代步伐，切實利用現代技術和設備，將頻繁使用的檔案資料信息制成各種文件形式，實現檔案信息化、數據化，以便利于查找、統計、等日常管理工作。既保障了檔案信息的長久性，安全性，也減少了紙張浪費，同時促進了環保，可謂一舉數得。

3 干部人事檔案管理規范化信息化

規范干部人事檔案管理工作，應制定相關制度，并促使其信息化。要使人事檔案工作管理規范，就需要制定相關制度并嚴格執行。為了使人事檔案管理工作信息化，應當盡快完善信息管理系統，加快建設干部信息庫和干部電子檔案，從而提高工作效率和質量。另外，要不斷強化干部檔案工作隊伍的服務能力，并定期對其進行崗位培養，使其更專業化規范化。

目前，由于網絡等高新科技的應用，使得在干部檔案信息化在管理過程中，要增強防護檔案信息泄密的措施。從某種程度上來說，在整個檔案信息化管理的過程中，要切實做好如防火墻技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備份等等。如若其中任何一個環節出現問題，都可能帶來安全威脅。

要真正實現干部人事檔案管理數字化，及時地對管理工作更新，使得干部信息的更新速度能夠同步，并且要確保信息無誤。因此，為了防止意外導致信息缺失，必須做好備份措施;為了防止重要且不宜曝光的信息泄露，要切實做好安全保密工作。此外，要抓好應用，加快建設信息管理系統，當用人選人的時候干部檔案應充分發揮作用，而且為規范借閱檔案的程序，要建立并完善管理制度，明確工作人員的職責。爭取使得干部人事檔案作用能夠信息化、規范化。

4 人事檔案管理需要信息化的大力支持

1）要使人事工作效率得到提高，符合利用者對人事檔案信息的深層次開發利用需求，必須建設加快干部人事檔案全文數據庫，利用先進科技來完善人事檔案信息網絡服務功能。

2）要想實現信息共享，必須增強網絡建設。網絡技術給現代生活帶來了極大的便利， 當然也能在人事信息管理檔案中發揮其強大功能，通過加強網絡信息化建設，使人事檔案現代化。為實施人事檔案現代化，應為人事管理機構設置信息中心，并且對人事管理信息化進行指導，充分利用網絡，建立共享平臺，實現信息共享，使信息服務能以好的形式循環。

3）安全為首，實行檔案信息動態化管理。干部人事檔案是屬于黨和國家的機密，任何個人不得私自保存和泄漏人事檔案材料，不得向社會無條件地提供服務。在干部人事檔案信息管理中，保證信息安全尤為重要，對于人事檔案來說，安全性主要包括：保存安全和使用安全。為了保證其信息的安全性，需要通過采用相關的技術手段和具體有效策略。其一，要對信息進行備份處理，以防萬一，其二，要建立恢復機制。在網絡方面，通過技術對其進行嚴格監控，以確保安全。在確保信息安全的基礎上，要對人事檔案信息進行動態管理，同時要進行維護干部人事檔案信息。另外，要不斷摸索發現更有利于建立電子人事檔案的新途徑、新方法。為提升檔案的使用價值，需要建立健全人才跟蹤系統，而建立人才跟蹤系統，則離不開通過現代技術手段，目的最終是改善干部信息檔案管理工作。

4）增強人事檔案的時效性和真實性。對于干部人事檔案，信息的準時性和真實性極為重要！為了增強其人事檔案的準時性和真實性，要增強人事檔案管理的動態性，固定時間整理人事檔案資料，對已有資料進行檢查，對于不重要無意義無需保存的資料進行刪減，增加新的內容，這樣既利于資料的管理同時又利于人力資源管理部門全面了解干部人員的真實情況。增加并擴寬信息容量，使信息管理體系和處理系統得到完善，從而提高管理效率。

綜上所述，要改變干部人事檔案信息管理現狀，必須建立電子信息系統，完善人事檔案信息管理體系，充分利用現代技術手段，增強工作人員的專業性，大力推動人事管理檔案規范化、制度化、信息化，最終實現干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創新的目的，最大限度地發揮干部人事檔案管理的服務功能。

參考文獻

[1]孫艷.事業單位檔案管理信息化建設問題的若干研究論述[J].信息化建設，2016（07）.

[2]李萬梅.探討如何做好新時期干部人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2012，05.

[2]李國芳.談檔案造假現象的危害及防范[J].青海檔案，2010（2）.

[3]陳彩.淺淡檔案打假[J].浙江檔案，2009（5）.