組織特性對企業信息化建設的影響

崔鵬　閆竣程　霍世超　崔文龍　焦子洋

摘要：作為當代企業向前發展的必然選擇，信息化建設開始被越來越多的企業重視并開展。本文從技術角度和行為角度剖析了組織的概念，提煉了標準程序、組織政治和組織文化等特性，并且逐項分析了這些特性對企業信息化建設產生的影響，以期為企業提高信息化建設成功率提供一定的借鑒和幫助，促進企業信息化建設水平提高。

關鍵詞：標準程序;組織政治;組織文化;信息化

信息化作為現代化的最新時代特征，與現代化同向同行。隨著知識與信息時代的到來，信息化已經是當代企業向前發展的必然選擇，成為企業實現現代化的一個重要標志，越來越多企業投入資金、下大工夫開展信息化建設。然而，企業在開展信息化工作時，往往更關注業務需求、開發團隊能力和信息技術水平等表象直觀因素對信息化建設的作用，忽略了隱藏的間接因素可能造成的影響。企業以組織的形式存在，組織特性就如企業的精神脈絡，潛移默化影響著企業活動的方方面面，必然也包括信息化建設。因此，研究分析組織及其特性對企業信息化建設的影響具有非常重要的意義。

一、組織及其特性

組織是從環境吸收資源并加工形成產品的正式穩定的社會結構，通過對人員精心安排來實現某些特定的目的[1]。

從技術角度講，組織包括四個基本要素，即資本、勞動力、產品生產和環境。為了以產品和服務的形式對環境提供輸出，組織處理并使用信息，因此組織在生產產品的同時伴隨著信息處理的過程。企業作為一種組織，從這個角度被看作是永遠可塑的，新技術可以不受限制地得到應用。從行為的角度講，組織是權力、特權、義務和責任的集合體，是協作和沖突的平衡體。可以把組織要素歸結為兩類，一類是結構的要素，分為層級、勞動分工、規章制度和商業流程;另一類是過程的要素，分為權利義務、特權責任、價值、規范和人。技術和行為兩個角度是相互補充的。技術角度運用微觀經濟學理論闡述競爭市場中企業如何將資本、勞動力以及信息技術結合在一起，而行為角度使研究人員可以審視特定企業如何使用資本和勞動力去提供產品。

世界上眾多學者對組織研究總結其特性包括：權力分配、自治度、授權、規范化、職業化、標準化、復雜化、垂直幅度、控制跨度、人員比例、專門化、差異化和協調機制[2]。針對信息化建設，可從上述種種特性中選取有關因素并提取分類，總結三個主要因素：標準程序、組織政治和組織文化。

二、組織特性對信息化建設的影響

根據組織的定義，技術角度認為組織是彈性的，技術可以隨意采用。企業通過信息化建設可以優化信息處理過程，加快信息處理速度，從而提升組織的效率，信息化對組織是有益的。行為角度認為組織是行為的集合體，行為的主體是人以及由人產生的人際關系、組織內部的氛圍和特點。企業開展信息化建設會涉及權力、義務、責任等調整和變化，從而打破組織平衡產生新的沖突，信息化過程就會產生阻力。因此，結合這兩個角度，就可以解釋為任何企業開展信息化建設可能成功也可能失敗。

企業在開展信息化建設之前，必須對組織進行詳細的分析，識別可能對信息化建設產生負面影響的因素并制定應對措施，提高信息化建設成功率。本文將從影響信息化建設的三個主要特征進行分析。

（一）標準程序

標準程序源于企業管理，是為了提高工作效率、減少人為錯誤、避免資源浪費而總結的工作經驗，通過持續優化完善形成的一套包括管理理念、手段、規章制度、工作方法及步驟的標準化管理文件，企業以此來應付各種未來可能的情況。

標準程序是企業信息化建設的基礎，但現實中企業標準程序建設存在較大差異，覆蓋面不全或者制定不規范的現象時有發生。標準程序都是企業在長期運轉過程中總結形成的，雖然其可能粗放不規范，但是員工已經按照這個程序養成了熟悉的工作習慣。企業已有的標準程序不一定適合信息化使用，在信息化建設過程中很大可能需要對其再次優化，這個過程也必然導致員工原有習慣的改變，特別是將方便的粗放式管理模式轉變為繁瑣的精細化管理模式時，將在很大程度上引起員工的不適應。企業在開展信息化建設前必須提前預估因標準程序變化產生的阻力，并在系統建設應用時預留足夠的磨合期。

（二）組織政治

組織政治是個體或者群體為了自身利益而開展的行動，通常與組織整體目標對立[3]。組織政治被認為是持續發生的過程，其既包含組織層面決策的過程也包括群體層面權力建立的過程，同時還包括個體層面的政治行為。組織通過崗位安排將不同的人員協調在一起，由于所處位置和思考角度不同，會對組織的管理、生產、獎懲產生不同的觀點，并因此產生矛盾。組織則通過制定一系列政策協調解決組織內部矛盾。

任何組織變化都會招來政治阻力，企業開展信息化建設就是一個很大的組織變化。不論企業領導層還是普通員工為了自身利益都會以競爭為手段，企業在實施信息化建設過程會加強或削弱這些手段，與之有利益的人員必定會以斗爭的形式影響利益分配。企業在開展信息化建設需要改變組織架構、職能分工和業務流程等方方面面時，必須要考慮這一過程會不會導致組織政治的產生，也就是會不會產生內斗及內耗。同時，企業在信息化建設時不要指望建設一套對誰都有利的系統，應該需要提前預估判斷對誰不利，以通過及時的政策調整來解決由此產生的組織政治矛盾。

（三）組織文化

組織文化是組織成員共有的價值觀、行為準則、傳統習俗和做事方式，影響著組織成員的行為方式[1]。組織文化包含三個方面的含義：首先，文化是一種感知;其次，盡管個人具有不同的背景或者處于不同的等級，他們仍往往采用相似的術語來描述組織的文化;最后，組織文化是一種描述性術語而非評價語言，不論成員是否喜歡這個組織，只與其如何看待組織有關。

組織文化的一個重要作用，就是以自身的價值觀和目標引導組織向信息活動既定的目標前進。積極且富有活力的企業組織文化，可以保障企業的信息活動不但符合企業自身的利益需求，而且符合社會整體的利益需求。優良的組織文化是企業前進的動力，推動著組織信息化的實現。組織文化還具有凝聚導向作用，能夠抑制組織政治沖突。當企業因開展信息化建設影響員工個人利益而導致發生政治沖突時，可以通過宣傳灌輸組織文化在一定程度上緩沖、抑制政治沖突，再次提高企業的凝聚力。

組織文化是一種強有力的無形力量，其約束規則制定和流程形成，同時對變化特別是技術變化具有很強的反抗性。因此，開始使用技術并不是用來改變組織基本文化而是必須支持現存文化。組織的變化具有惰性，技術變化遠比組織變化快。信息化作為新技術引進企業如果與組織文化產生抵觸，必須要等待組織文化的轉變，這個過程可能會持續很長時間，必要的時候信息化甚至在一定程度要適應組織文化。

三、結語

隨著信息技術的不斷發展，信息化已經成為當今世界的發展趨勢。然而，企業開展信息化建設并不是一項簡單的工程，需要考慮方方面面的因素。本文從技術角度和行為角度分別剖析了組織的概念，并提煉出標準程序、組織政治和組織文化三項對企業信息化建設有較大影響的特性，逐項分析了這些特性可能會對企業信息化建設產生的影響，以期對企業提高信息化建設成功率提供一定的借鑒和幫助。

參考文獻：

[1][美]斯蒂芬·P·羅賓斯.管理學[M].孫健敏，譯.北京：中國人民大學出版社，2008.

[2]倪慧芳.中美企業組織結構特性的比較分析[J].經濟視角（中旬），2011（12）.

[3]郭艷麗，等.組織政治認知研究綜述[J].成都師范學院學報，2014（12）.