基于共享模式下應付核算業務風險的防控

陳潔

摘要：共享服務是致力于企業專業化、規范化的業務核算，為戰略財務和業務財務提供數據支持和分析服務。應付核算業務主要包括物資采購、項目成本、經營費用應付掛賬及清賬，在核算的最前沿，存在多種核算風險，對帶來機遇的同時面對的挑戰也是極為嚴峻的。因此規避風險，是優化共享事業發展的有效途徑，就需要共享財務人員融會貫通，有高度的責任感，規范核算。在財務數據與業務實質關聯性、事前分析和管理決策等方面進行研判，提升對異常數據的有效識別和處理能力。積極創新，優化流程，推動標準化工作的落地，賦予系統更高的“邏輯思維能力”，讓更多的自動化智能化參與到業務流程與工作管理。

關鍵詞：應付;核算;風險;防范;自動化智能化

財務共享為企業提供的服務基于會計科目和業務場景，重點涵蓋了重復性、交易量比較高、易于標準化的交易性流程，主要包括總賬報表、應收核算、應付核算、成本核算、資產核算、資金結算、費用報銷、憑證檔案八大業務大類，每一大類中又細化了二至四級的子流程。

一、應付核算業務風險點解析

（一）應付核算業務涉及的系統交互多，初審時業務類型出錯的風險。

按照《股份工單財會〔2016〕113號》文件要求，不通過費用報銷系統處理的業務外，對公掛賬業務全部納入費用報銷系統管理。未納入的業務在共享運營系統進行掛賬。隨著對費用報銷系統及合同履約系統集成的優化，部分企業關聯交易、訂單業務實現線上審批，共享初審時就需要對業務類型進行甄別。關聯交易、非關聯方的訂單業務如果業務類型選擇錯誤，會在費用報銷系統成為滯留單據，無法進行下一步操作。而應選擇“普通單據”的業務，選擇錯誤會集成到共享運營系統，無法在費用報銷系統自動生成對應的支付單據，影響后期資金的支付。影響時效，增加企業工作量。

（二）發票遺失用復印件入賬及電子發票的重復打印，存在重復報銷的風險

對提供復印件把關不嚴，相關事項的說明及審批手續不完善，同一筆費用以原件及復印件多次進行報銷，并支付款項。電子發票可自行下載多次打印，同時電子PDF文件，可以通過計算機進行電子文件修改，修改后再進行打印報銷，存在重復報銷及真偽難辨的問題。

（三）頻繁使用一次性供應商的風險

根據中石化集團公司對供應商的管理規定，對于長期業務往來的企業要求實行標準供應商管理，對偶爾發生業務且金額較小的往來單位的可以按照“一次性供應商”進行掛賬。通過標準供應商的管理，可以確切掌握與其交易情況以及征信等信息，規范物資采購行為，進行準確安全的資金支付，實現物流、信息流和現金流的“三流合一”。部分企業不重視標準供應商管理，不規范使用一次性供應商進行結算。無法對供應商資質進行審查，無法準確掌握與其的業務往來，存在轉掛、虛掛往來及錯付、誤付資金等風險。

二、對策和建議

（一）優化“業務場景”提報

從提高業務提報準確率，減輕企業提報工作量的思路出發，對系統提升，減輕企業提報工作量，開發“業務場景”提報，將專業財務語言轉化為平民化語言，通過選擇經濟業務發生場景實現業務提報，減少系統間交互，并實現自動帶出輔助核算和標準附件信息，真正實現無障礙提報。

（二）提升財務人員素質

目前共享財務人員基本功不夠扎實，對業務理解不夠深入，一方面需要專業知識的充電，加強會計基礎知識、共享應用系統及業務操作培訓，形成制定標準、查找差距、補能力缺項、考核評價的閉環管理。另一方面需要注重業務實質，積累經驗。在平時工作中做到仔細查看業務的附件細節，追根溯源，弄清業務實質;舉一反三，真實客觀反映經濟業務。同時按照共享服務對人才強企的要求，搭建培養多層次的人才，推動人員素質能力提升，同時形成兩分四部的案例庫，進一步規范會計核算，減少和防范內審外查風險。

（三）規范一次性供應商管理，

共享核算人員要嚴格把關，對供應商進行核實，已經申請標準供應商，必須按照規定執行，如符合申請標準供應商條件的，要求企業履行申請手續。共享端一方面要與服務企業進行溝通，爭取企業的配合和理解，另一方面堅持原則，不符合使用一次性供應商的一律不予入賬，做到有禮有節的堅守底線。從而規范供應商管理，規避風險。

（四）取消電子發票打印件的報銷 ，系統自動解析發票

對費用報銷系統功能提升，無需打印紙質電子發票，只需提供電子發票PDF原件。通過上傳電子發票，系統自動解析，并發送“國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺”系統進行發票真偽驗證，再由增值稅系統進行發票重復性使用的驗證。引入電子發票影像，形成電子化數據，加快業務流轉，為財務業務自動化提供支撐。

（五）嚴格對遺失發票的處理手續

國家稅務總局公告2020年第1號文件規定：納稅人丟失已開具增值稅專用發票或機動車銷售統一發票的發票聯，可憑相應發票的抵扣聯復印件，作為記賬憑證。但對于企業遺失發票事項應嚴格按照規范履行手續，取得原開具單位蓋有公章的證明，注明丟失發票的號碼、金額和內容。經辦人簽章對真實性的承諾。業務經辦部門的領導、會計機構負責人的核實批準。財務人員在入賬前在賬務系統查詢，再次確認該筆費用是否已入賬，從而防范重復入賬的風險。

三、應付核算業務的優化及提升

應付核算業務由于對人為判斷的依賴性較強，故自動化、智能化程度不高。根據近幾年來業務運行，不斷摸索業務優化的切入點。

（一）采購到付款端到端的業務流程再造

目前財務共享的業務單元和組織架構是基于會計科目和業務場景構建的，上線初期，這種模式保證了共享業務快速、有效銜接，但隨著業務規模的不斷擴大和穩定，這種分工導致企業業務重復提報，共享內部工作不均衡等問題凸顯。對應付核算業務來說從采購到付款，采購到成本分攤端到端的全業務流程再造勢在必行，優化業務專業化布局，將與應付核算有相關性的業務集中處理，提高內部運營效率，簡化企業端交互界面，有效提升用戶體驗度。

（二）開發整裝業務RPA

持續開發業務前端物裝模塊系統推送的訂單業務智能機器人，讓機器人代替人工制單，提高精準度，減輕核算壓力，釋放出更多的人力資源提供高端的增值服務。

（三）推動業務標準化的落地

業務標準化是提升共享運營質量效率的基礎性和關鍵性工作，目前共享公司已經初步完成了業務全覆蓋的板塊級標準化處理模板及流程圖。下一步將業務場景與處理流程有機融合，統一輔助核算和核算標準，并將標準化成果應用于智能輔助機器人項目，以輔助規范操作、智能業務提醒、業務操作實時監控為目標，搭建業務標準庫。同時將共享端的業務標準，延伸到對企業的場景化提報，實現一體標準化。

四、結語

財務共享服務建設是技術驅動的管理變革，是一個持續優化的過程，高度依賴于業務標準化和流程規范化，提升自動化建設，才能真正實現風險防范，強化共享服務效果。

參考文獻：

[1]中國石化集團（股份）會計手冊.2018-01-01.

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