智慧校園背景下高校智慧檔案館的內涵和理念

摘 要 智慧地球、智慧城市、智慧校園等的發展催生了智慧檔案館。在社會各項事業信息化高度發展的智慧時代，本文主要從融合貫通、高效協同、智能化、開放化等方面探討高校智慧檔案館的內涵和理念。

關鍵詞 智慧校園 高校智慧檔案館

Abstract The development of smart earth， smart city and smart campus has given birth to smart archives. In the era of high development of informatization in various social undertakings， this paper mainly discusses the connotation and concept of smart archives in colleges and universities from the aspects of integration， highly efficient coordination， intelligentization and openness.

Keyword smart campus; smart archives in colleges and universities

“智慧”一詞是近十多年來學術界研究的一個高頻詞匯和熱點話題，從最初IBM公司于2008年提出“智慧地球”概念，繼而2010年提出“智慧城市”的愿景，在此基礎上，又如遍地開花似地衍生出大量有關社會各行業、各領域的智慧化探討，如智慧商城、智慧校園、智慧醫院、智慧博物館、智慧圖書館、智慧教育、智慧旅游，等等。根據IBM的定義，在“智慧地球”時代，“能夠更透徹地感應和度量世界的本質和變化;促進世界更全面地互聯互通;所有事物、流程、運行方式都將實現更深入的智能化”。

一、關于智慧校園、智慧檔案館

在全球“智慧”學研究如火如荼的大背景下，高校智慧校園的理念應運而生。對于何為“智慧校園”，目前還沒有形成精準的定義，筆者暫且采用認可度比較高的清華大學蔣東興的觀點：“智慧校園是高校信息化的高級形態，是對數字校園的進一步擴展與提升，它綜合運用云計算、物聯網、移動互聯、大數據、智能感知、商業智能、知識管理、社交網絡等新興信息技術，全面感知校園物理環境，智能識別師生群體的學習、工作情景和個體的特征，將學校物理空間和數字空間有機銜接起來，為師生建立智能開放的教育教學環境和便利舒適的生活環境，改變師生與學校資源、環境的交互方式，實現以人為本的個性化創新服務。”[1]

檔案界學人們在這樣一股方興未艾的“智慧熱”研究浪潮中，同樣也以敏銳的嗅覺和與時俱進的開放心態，以高度自覺的責任與擔當，積極參與其中，大膽提出了“智慧檔案館”的構想，并且描繪出了一幅較為清晰的智慧檔案館的藍圖。研究者們紛紛發表自己的觀點，可謂百花齊放、百家爭鳴，研究成果也如雨后春筍般大量涌現。截至目前，在中國知網學術期刊網絡數據庫中，以關鍵詞“智慧檔案館”為檢索項，結果為219條，加之相關學術著作，成果頗豐。其中有對智慧檔案館的前瞻性展望、建設模式探討、研究述評、新興信息技術在智慧檔案館建設中的應用，也有對智慧檔案館研究熱的審慎思考和反思性探析，等等。在細思精研和熱烈探討中，理念越發成熟，認識也愈加清晰。筆者在閱讀了大量相關文獻后，概括各位研究者的觀點即為：智慧檔案館——智慧城市——智慧地球，三者之間是層層隸屬關系，相應地，高校智慧檔案館作為高校智慧校園的重要組成部分，“是檔案資源、檔案管理業務、檔案館舍設施、檔案人在以云計算構筑的信息生態環境下呈現出的檔案館的新形態”[2]，其主要特征也無外乎表現在以下方面：互聯網絡高速運作、智能終端廣泛應用、團隊協作便利充分、集體知識共生共榮、業務應用智能融合、外部智慧融會貫通[1]。高校信息化建設經歷了校園網建設（20世紀的最后15年）、數字校園（21世紀的前15年）和智慧校園建設（預計為21世紀接下來的15年）等幾個階段，目前正處于智慧校園建設的起步階段。高校檔案館也從傳統的實體檔案館到數字檔案館，繼而逐步邁向智慧檔案館階段。

二、智慧校園背景下高校智慧檔案館的內涵和理念

1.高校智慧檔案館的內涵之一體現在融合貫通，高效協同。高校智慧檔案館是智慧校園的重要組成部分。智慧校園是虛實校園的高度融合。“智慧校園基本功能之一是使數字校園和實體校園高度融合，讓其產生倍增效應。”[3]相較于虛、實校園建設像兩條平行線各行其是的狀況，在當今高速泛在的互聯網時代，努力讓二者實現無縫融合，可以產生“1+1≥2”的效果。在這種融通的智慧校園環境中，高校智慧檔案館也必然不能置身事外，積極推進虛實融合，數字和實體檔案館貫通才能跟上智慧校園建設步伐。體現在檔案業務監督、指導、培訓、宣傳等方面的應用有：當舉行大型檔案工作會議或學術報告、業務培訓會時，可以在網絡上進行同步直播，讓未能親臨現場的人員同步聆聽;舉辦檔案展覽，可同時開展實體展和網上虛擬展廳，以滿足不同參觀群體的需要;提供檔案利用服務，亦可采取線上線下相結合的方式，利用者根據自己的意愿，可來館實地辦理，也可通過校務服務中心檔案對外服務平臺進行在線申請，線上走完審批、發送電子檔案、登記等一系列流程，或線下寄送紙質檔案給異地校友;此外，在當今高校迅猛發展，一校多區辦學模式日益普遍的情況下，采用新興信息技術輔助辦公已然成為工作常態。在不同校區（包括同城或異地）辦公的檔案館內部人員之間、檔案館專職人員與二級歸檔部門兼職檔案員之間、檔案館人員與勤工儉學的學生助理或數字化外包公司人員及業務系統開發商之間，甚至全國不同省區高校檔案館同仁之間等，都可以通過建立QQ、微信群等新型社交網絡以語音、視頻、視頻會議等方式進行在線答疑、業務指導或交流、會議討論、工作通知等。如此，虛實相配、融合貫通，真正實現跨越時空限制的館內、館際，不同人群之間的無障礙溝通，體現了信息流通快捷、響應迅速，高效辦結等優勢。

智慧檔案館亦將建設高度協同的業務平臺，打破檔案館內設機構之間、內部人員之間、檔案館與各二級單位之間的“信息孤島”“應用孤島”和“資源孤島”現象，實現信息互聯互通，業務協同參與，資源共享共用，充分體現智慧檔案館高度融合共通的理念。高校各業務部門均建有自己的業務系統，智慧校園將打破各自為政，獨立封閉，相互割據的信息資源壁壘，實現業務協同和資源共享。智慧檔案管理系統與各業務系統高度集成，全面實現原生電子文件的單套制和單軌制的規范歸檔，避免重復投入和重復建設。檔案歸檔及利用等業務均通過便捷高效、標準規范的檔案管理系統實現業務協同共通，線上申請線上審批及辦理，達成一站式服務，是對數字檔案館“檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化、管理現代化、資源共享化”的進一步深化。

2.高校智慧檔案館之智能智慧理念。“物智能，人智慧，智能化的物能夠解放人，使人走向更大的智慧。”[3]在智慧校園時代，物聯網、云計算、大數據分析等核心信息技術的應用無處不在，目的在于為師生“提供一種環境全面感知、智慧型、數據化、網絡化、協作型一體化的教學、科研、管理和生活服務，并能對教育教學、教育管理進行洞察和預測的智慧學習環境”[4]。物聯網智慧校園系統的廣泛應用使校園各方面發生了深刻的變革，實現了對校內各類資源的優化整合和充分利用，如清華大學建成了遍布整個校園的智能垃圾桶、智能井蓋、智能路燈和校區環境監測、智能停車點、智能門鎖、智能電表等，打造了一個全場景的智慧校園，使校務管理和師生學習、辦公、生活都盡在掌握，變得前所未有的輕松便捷、人性化和精細化。在智慧校園的智能化進程中，也催生著高校檔案館的智能化建設。對于檔案館的館舍環境和檔案庫房的管理，可以采用無線智能檔案館庫房綜合管理系統，該系統含恒溫恒濕、空氣監測采集、漏水監測報警、庫房消毒、煙霧報警、門禁管理等子系統，基于物聯網技術和一體化集成手段，把構成整個檔案館數字智能化系統的各自獨立分離的設備、功能和信息集成為一個相互關聯、完整、協調的綜合網絡平臺，并通過該平臺把館內分散、復雜而龐大的各類設備和系統進行信息、資源、任務的充分共享，從而在統一界面實現對各子系統的全局性監視和管控，對進出檔案館人員及館內自動化設備進行集中統一、安全、可控的管理，為檔案創造一個安全、適宜的存放環境，實現節能高效的目標[5]。通過該系統，可以遠程控制館內各種設備的運行，可根據實際需要提前開啟或關閉設備，如若臨時接到上級領導或校外同仁的接待工作，可通過遠程控制提前開啟會議室投影儀及電腦等以備用或提前打開館庫各功能用房的門、燈等以方便來訪者參觀;若在非工作日臨時停電，則可提前遠程關閉檔案館機房服務器和空調等，以避免因非正常關閉而有可能導致的設備故障;該系統也可集成物聯網智慧校園系統的人臉識別、校園一卡通等子系統，對進出館的校外人員和校內師生進行高效、可靠的身份識別，還可隨時監控檔案館內部及周邊環境。隨著信息化浪潮的洶涌而至，人工智能技術的飛速發展，其在各行業、各領域的應用幾乎無處不在，高校更是先進科學技術應用的先行者，高校檔案館置身其中，耳濡目染，更能深切感受到人工智能技術在智慧檔案館建設中所發揮的變革性作用，檔案人應積極應對各種新興技術的挑戰，努力學習，跟上時代發展的步伐，而不是故步自封、墨守成規。

在高校招生規模逐年加大，各歸檔部門形成的各種門類檔案數量日益龐大的今天，急需借助智能技術手段對檔案進行輔助管理，以便將檔案館有限的人力從繁雜的重復手工勞動中解放出來，將更多時間和精力投入到檔案編研和信息化建設等工作上來。RFID無限射頻識別技術是當前比較廣泛地運用在如物流、交通、倉儲、身份識別、防偽、資產管理、圖書館等多個行業和領域的一項物聯網技術。該技術同樣適用于智慧檔案館對館藏檔案的智能化管理。“通過RFID標簽、RFID通道門、RFID工作臺、智能化檔案密集柜、數據采集終端、掃描儀等信息存儲管理設備組成的標準智能檔案庫房，配合檔案管理系統，信息化管理檔案的借閱、歸還、查找、盤點等工作，實現歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀的閉環管理，實現檔案全生命周期的管理。”[6]在調閱檔案時能精準定位所查案卷、快速出庫，根據操作命令自動開啟和閉合相應位置智能密集架，并實時記錄異動信息，密切跟蹤檔案去向，全面掌握館藏檔案存放位置、借閱、銷毀等情況，尤其是在檔案清查時，相較于傳統檔案館時期手持紙質目錄進庫房逐卷逐件清點而言，極大地提高了工作效率，減輕了勞動強度，全面提升了檔案安全性。

在檔案資源收集方面，現代信息技術的高度發達，使得電子文件、網頁資源大量產生。國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出要“探索電子檔案與大數據行動的融合;研究制定重要網頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法”。如何讓浩如煙海的數字檔案信息資源的收集、處理分析等工作變得簡單而高效？人工智能技術便可發揮重要作用。高校智慧檔案館網頁抓取的數據主要來源于本校主頁以及校內各學院、機關、直屬各單位等網頁，其中有各種新聞的相關文字稿和圖片、音視頻;媒體報道、各類統計報表、規章制度、各單位簡介、工作總結、計劃、簡報;本校及各學院、研究所等的招生簡章、專家簡介，等等。可以采用智能Agent進行網頁數據的抓取、整理與分析，“智能Agent是數據挖掘方面的人工智能產品，我們所熟知的Google爬蟲、百度蜘蛛，都是智能Agent”[7]。目前市面上出現了各種網絡爬蟲工具，簡單易操作，功能強大，可輕松采集不同網站或網頁的大量數據，并可按照要求將數據進行自動編輯。

此外，基于語義分析、數據挖掘、邏輯推理、知識發現與關聯等技術的檔案信息智能檢索技術可推廣應用;運用自然語言理解分析的電子檔案智能分類，通過人工智能機器，對建有全文數據庫的電子檔案依照專業檔案分類方法，自動生成專題數據庫，通過知識管理的相關應用，搭建知識庫，采用知識地圖、智能檢索等，為不同利用群體提供精準、快速的檔案信息和知識服務。

3.高校智慧檔案館之開放智慧內涵。當今世界正朝著網絡化、開放化的大方向高速發展。高校智慧校園的建設使教師有了“騰云駕霧”的本領，極大地擴展了課堂教學開放的維度，如mooc課程就突破了時空限制，使課堂教學通達全世界。作為近些年興起的大型開放式網絡課程，慕課做到了讓世界各地每一位對這一課程感興趣的學員都能通過網絡進行在線學習。除此之外，隨著智慧校園建設的深入，高校各服務型機構，如圖書館的智慧化建設幾乎是對傳統圖書館的一場顛覆性變革，正以更為開放的姿態和便捷、高效高度智能的嶄新形象走近我們。而高校檔案館歷經幾十年的發展和檔案人長期不懈的努力，傳統檔案館逐漸發展為數字檔案館，其開放程度也在不斷提高，檔案館傳達給普通民眾的也不再是以往那種刻板、神秘、不易親近的印象。如今更是在智慧城市、智慧校園建設的時代發展大背景下，呼喚著智慧檔案館的到來。在社會各項事業日益開放化的今天，高校智慧檔案館也注定走向更廣泛、更深層次的開放。首先，在檔案館建筑的物理形態上，高校檔案部門絕大多數已經成為獨立于學校辦公室之外的處級直屬單位，其館舍也從機關大樓遷出，不再藏于深閨大院，而是獨立掛牌，自立門戶，并且有明確路牌指引，便于公眾找尋，也保證了足夠的檔案館各功能用房，設計理念上更為親民，不再給人過于威嚴，讓人敬而遠之的印象，這也為檔案館的開放奠定了基礎。開放的理念也體現在檔案宣傳上，除了通過檔案館網站將檔案館各項信息，包括概況、沿革、機構設置、人員、聯系方式、服務流程、檔案法律法規等公之于眾，如今各高校檔案館更廣泛開通微信公眾號，使公眾隨時隨地通過掌上終端一鍵式了解檔案信息、檔案工作動態以及豐富的檔案史料，更深入地走進檔案，揭開檔案神秘的面紗。在檔案利用服務方面，多數已開發并使用檔案對外利用服務平臺，利用者無論身處何地，均可登錄平臺遠程發起檔案利用申請，無需舟車勞頓到實地辦理，檔案館人員每天及時在后臺審核處理并將所查檔案快遞給利用者，大大方便了師生校友。在社會各項事業廣泛推行“放管服”的今天，簡化辦事流程、優化服務也是提高檔案工作滿意度和美譽度的重要方面。將習近平總書記關于城市建設理念的一段話套用到檔案工作上，可以說，檔案工作的核心是人，檔案工作做得好不好，老百姓滿意不滿意，生活方便不方便，檔案管理和服務狀況是重要評判標準。這也體現了檔案工作的開放所帶來的正面效應。在嚴格遵循檔案利用相關規程以及妥善處理好檔案利用和知識產權保護之間關系的前提下，應實現最大限度的開放，全方位為利用者提供檔案利用服務，而不是層層設卡，人為設置重重障礙。這就需要檔案工作者進一步解放思想，以開放包容、海納百川的格局和胸襟，為利用者營造一個更為寬松而周到的服務環境。

在智慧檔案館形態中，這種開放理念詮釋得更為深入。體現在檔案利用方面，除了千方百計滿足利用者傳統的檔案利用需求外，亦可提供更深層次的檔案信息、檔案知識服務。通過跟蹤和分析利用者的檔案利用記錄，運用大數據挖掘技術，對利用者的研究方向和喜好作出判斷，從而有針對性地主動向其進行相關的信息推送，提供個性化服務。智慧檔案館在提供檔案信息服務的基礎上進一步發展為提供檔案知識服務，借助集知識收集、加工、存儲、傳遞和利用功能于一體的智慧檔案管理平臺，進行知識采集、知識組織、知識挖掘，“通過網絡和知識門戶、搜索引擎等技術工具將知識和應用有機整合，實現知識的及時獲取、共享和開發利用”[8]，進而通過知識挖掘、推理、演繹、歸類等方法實現檔案知識的進一步升華，即檔案知識的再生，有利于檔案知識的深度開發和價值拓展，為更高層次的檔案知識服務創造條件。這種緊隨現代科技發展步伐，開發應用最新科技成果以滿足利用者越來越多元化、個性化需求的真誠態度體現了檔案界日益開放的心態和理念。

參考文獻

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[5]如何有效管控檔案庫房信息數據安全http：//www.gd3n.com/news/industry/201910193740.html，2019.10.19.

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