信息技術背景下高校信息共享對工作協同的影響

汪沉沉

摘 要：隨著信息技術的快速發展和應用，為學校信息化管理提供了條件，信息化管理越來越普遍，在多方面提高了學校的管理效率。本文主要從教學事務、教師事務以及學生事務三個方面部分工作進行分析信息共享對工作協同的影響。

關鍵詞：信息技術;信息共享;工作協同;影響

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》明確指出：“要加快學校管理信息化進程，促進學校管理標準化、規范化。”搶占教育發展的制高點，以信息化促進學校管理的現代化，提升辦學水平，是將學校做精做強的最佳選擇和必由之路。隨著信息技術的迅速發展和在學校的使用，有效的加強高校信息化建設實現各部門信息共享，促進工作協同。

隨著社會的不斷發展學校各方面的管理事務越來越多，也越來越復雜，這對工作效率的要求越來越高。教學事務、學生事務、教師事務是學校非常重要的事務，為了提高了工作辦事效率，現在學校通過合理使用信息技術實現信息共享，有效提高了工作效率。

一、教學事務方面

教學事務主要是學校最基礎保障教學運行的工作，各部門和院（部）之間通過信息技術實現信息共享，可以有效地促進學校管理工作的協調，提高管理工作效率，為學校教學運行工作的順利開展提供保障。

（一）教學安排

教務系統是學校教學安排工作的主要信息共享平臺。在教務系統中進行教學任務分配、排課、教師安排、教室安排、調課等教學安排。教務處根據系統已有的培養方案在系統中完成各教學班的配課，院（部）可以及時在系統平臺上查到所屬院（部）需要安排的課程，并進行教學任務安排，然后將相應的上課教師的信息錄入系統平臺，教師有特殊情況者可備注說明，排課負責教師根據系統平臺中教師上課相關信息進行合理的安排排課，排課中遇到沖突或問題系統會給予提醒，便于及時解決排課問題。完成排課后系統可直接生成教師課表、學生課表、班級課表、教室課表等課表，院（部）的教師和學生可以通過平臺查看教學時間、地點等情況，也可根據所需信息查找不同主題課表。通過這種信息技術系統平臺，可以有效地促進教學安排信息共享，提高排課等工作效率，并可以在平臺上查到工作過程及相關信息。

對于調課，教師在系統進行申報，教師在填寫時系統會主動提醒教師學生沖突率，當沖突率過于一定比例，教師將無法申請調課，這樣有效的減少對學生的影響。院（部）領導通過系統審核教師調課，審批結果系統直接報到教務處，再由教務處進行審核。整個調課申請、審批、上報、匯總等過程都在系統平臺進行，這使整個調課過程都能夠共享，并有效地實施。

（二）考試安排

考試是教學活動很重要的一個環節，是檢查學生學習效果的一種重要的方式。所有課程在平臺可以查到，教務處和學院根據課程考試要求安排統一考試和課堂隨考，學校的教師和學生可以方便的通過教務系統考試模塊查到考試的具體信息，并按時參加考試。另外，印刷部門可以通過系統看到我們的印刷試卷的要求，根據課程考試的需要合理安排影印試卷。考試后的成績錄入、公布等通過平臺完成，教師和學生都可以通過系統平臺查看成績，這使考試有序高效的完成。

（三）設備軟件

無論是多媒體教室，還是專業實驗室、語音室的設備軟件都需要信息部門的安裝、調試、維護。教師可以根據教學內容要求將這些教室的設備軟件的需求、安裝、維護等情況通過系統平臺報到信息部門，信息部門可以查看到院（部）教師對設備軟件的需求，并及時完成相關工作，這樣可以有效地實現教室設備軟件部門信息共享，促進工作協同，使教學可以順利的開展。

二、教師事務方面

教師是開展教學活動的主要實施者，教師的相關信息是學校學院和很多部門都需要了解和使用，人事處是主要負責記錄教師的錄取、續約、離校、考核情況等方面事宜的主要部門，而學院和職能部門負責安排教師的主要工作，也是教師的具體歸屬，其他部門也需要為教師提供各項服務和管理，因此教師信息的及時更新和共享，非常有益于關于教師的相關工作的開展和高效完成。

人事處、教師所在學院和部門將教師的相關信息通過系統平臺共享，其他學院（部門）可以從系統直接查找教師相關信息。根據教師的情況，教務處和院（部）可以安排教學活動，查看教師考核情況;工會可以發放福利或組織活動;信息部門及時設置或撤銷教師賬號;學工處可以合理分配輔導員;財務處可以及時發放教師工資，學院和人事處可以安排培訓等多方面工作。若教師信息有所更新，相關部門在系統平臺及時更新，學院（部門）可以根據教師狀態做出及時調整，提高工作效率。

另外，科研處將教師的科研情況上報系統平臺，相關院（部）及部門可以了解教師的科研成果，用于教師考核、培訓等工作參考指數。教師事務通過信息技術實現部門信息共享，促進了相關院（部）和部門對于教師事務的工作協同，提高了工作效率和準確度。

三、學生事務方面

（一）新生入學

新生入學工作很復雜，例如迎新流程的制定和發布、數據的準備、宿舍的安排、網上注冊、學生證制作、一卡通的辦理等，這需要各個部門及院（部）配合實施，而學生信息共享的實現可以促進各項工作的順利高效的完成。

招生部門和學工處將新生入學安排發布到系統平臺，相關人員將根據自己的職責做好準備;后勤部將學生宿舍安排情況發布到系統平臺，負責教師可以安排學生到指定的宿舍，使學生可以及時的找到宿舍;招生部門將報到的學生數據及信息上傳系統平臺，教務處根據這些信息完成學生網上注冊并制定學生證，后勤部門根據學生數據辦理一卡通，及時發放給學生。信息技術支持下的學生信息共享可以有效地促進工作協同，提高工作效率。

（二）學籍管理

學籍管理主要是對學生在校、休學、復學、退學、轉專業、轉學、畢業、結業等情況的管理。教務處和學院對學生的學籍異動情況及時上傳系統平臺，學院（部門）可以通過系統平臺及時查找和了解學生學籍情況，有助于學院（部門）相關學生工作的順利開展。根據學生的學籍異動情況，教務處準確安排課程開班數，設置課程班計劃人數;后勤部可以了解學生人數、性別等情況，合理安排和調整宿舍;學工處可以及時的對學生檔案進行分類管理;財務處可以準確統計學生交納學費、住宿費、學雜費的情況，將轉專業、退學、畢業的學生各項費用及時結算或轉換;就業辦可以根據畢業生情況開展就業相關活動，統計就業情況;學院可以高校的統計學生的入學率、畢業率、就業率等情況，有效的輔助其他學生工作的開展。

學生事務方方面面，通過信息技術實現信息共享，為學生的學習、生活等多方面進行有效安排和幫助，提高學生的滿意度。

四、結束語

學校通過信息技術實現了一定程度的信息工作，相對于當今社會的信息化發展程度仍有極大的差距，因此高校需要加緊推進信息資源建設和共享，構建開放、合作、共享、共贏的高校信息管理新模式，加大基礎建設的投入，為信息共享提供人、財、物的支持，提高建設隊伍技術水平，及時解決信息共享出現的技術問題，整合信息資源，豐富共享內容，搭建完備的信息安全體系，維護共享環境。

信息共享是一個不斷增加的活動，也可以說信息資源通過共享不僅沒有降低其自身的價值，相反還可能將其本身的價值不斷增加。通過信息技術搭建各職能部門及院（部）管理系統之間的橋梁，可以促進實現學校內部跨部門信息共享，充分利用和發揮信息資源的價值，實現有序、科學的信息管理和事務決策，有效的幫助學校提高管理工作的效率和準確度。

參考文獻：

[1]羅艷麗. 高校檔案信息資源共享模式初探[J]. 蘭臺內外，2018（11）.

[2]黃盛軍. 高校信息資源共建共享管理機制研究[J]. 湖南第一師范學院學報，2019（2）.

[3]楊立榮. 基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討[J]. 蘭臺內外，2018（10）.

[4]吳建平. 略談高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑[J]. 信息工作，2018（12）.

[5]陳若乒. 高等學校信息共享空間的組織結構及其構建策略探討[J]. 圖書館工作者研究，2012（4）.