香港推行資訊科技策略計劃項目的績效審計案例分析

張伯宇

摘 要：香港司法機構廣泛使用資訊科技，為進一步改善對法庭使用者和整體市民的服務，香港司法機構政務處分兩期推行資訊科技策略計劃。該策略計劃分為兩期進行，其中第一期分為兩個階段，兩階段預計完成日期分別為2016年6月及2019年12月。2019年5月起，香港審計署就司法機構政務處推行策略計劃項目的工作及其他相關事宜進行績效審計，并做出評價，提出改進建議，以期促進策略計劃項目的后續調整和推進。通過分析香港審計署對司法機構政務處推行資訊科技策略的審計，總結對評價政府部門策略推行效果和加強對政府部門的績效審計的相關經驗。

關鍵詞：資訊科技策略;績效審計;案例分析

中圖分類號：F127? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）18-0105-02

一、資訊科技策略計劃項目背景及項目介紹

1.項目背景。司法機構由終審法院首席法官統領，司法機構政務處在法庭執行司法工作和運作方面提供支援，由司法機構政務長統領，司法機構政務長協助終審法院首席法官處理司法機構整體行政事務。為加強司法工作流程自動化、提高運作效率，改善提供于法庭使用者和整體市民的服務，香港司法機構廣泛使用資訊科技，并于2011—2012年期間制訂資訊科技策略計劃，支援未來10年和之后的運作。

2.項目計劃簡介。按照資訊科技策略計劃，司法機構致力分期推行綜合法院案件管理系統，以便按情況整合、精簡和劃一規范各級法院和審裁處的程序，并推行多個法院以外的其他系統，以配合司法機構的運作需要。根據計劃，推行資訊科技策略計劃分為兩期進行。

司法機構就第一期制訂“六年工作計劃”，其中第一期分為兩個階段：第一階段，主要涵蓋建立資訊科技基礎設施，并于區域法院、裁判法院的傳票法庭和相關的法院辦事處推展綜合法院案件管理系統;第二階段，主要涵蓋終審法院、高等法院、競爭事務審裁處、裁判法院的非傳票法庭和小額錢債審裁處推展綜合法院案件管理系統。第一階段和第二階段的預計完成日期分別為2016年6月和2019年12月，第二期策略計劃涵蓋在余下法院和審裁處推展綜合法院案件管理系統的工作。

資訊科技策略計劃的重點主要在于以下七方面：一是推行綜合法院案件管理系統，用以支援法院及審裁處的訴訟程序;二是檢視和統一規范運作程序;三是精簡運作流程，提升整體運作效率;四是設立綜合數據體系;五是支援和鼓勵電子服務;六是支援電子法院記錄，推進“減用紙張”的環境;七是加強法庭科技設施。

二、審計工作的開展

2011年，香港審計署完成對“司法機構政務處的行政及法庭支援工作”進行審查，有關結果載于2011年3月《審計署署長第五十六號報告書》第二章。2019年5月，香港審計署就司法機構政務處推行策略計劃項目及其他相關事宜工作展開審查。

1.審計內容和目標。香港審計署對司法機構政務處推行資訊科技策略計劃項目進行審計，審計關注于是否按時按期推行計劃，并深入分析了影響計劃推行進度的原因;推行過程中是否通過合理高效的管治架構對項目進行全程把控;香港審計署還關注其他與推行資訊科技策略計劃相關的項目，并提出促進該計劃推行的建議。本次審計的目標是通過對香港司法機構政務處推行資訊科技策略計劃項目第一期推行成效進行評價，并提出相應建議，促進該項目發現整改問題，提高質效，吸取第一期推進計劃的經驗以便進行調整，推動第二期計劃的進行。

2.審計評價指標和方法。香港審計署以司法機構政務處推行資訊科技策略計劃的記錄和與推行計劃相關的文件規定作為主要的評價指標，相關文件主要有管治架構相關的《政府資訊科技總監辦公室通告第2/2011號》，人力資源相關的《政府資訊科技總監辦公室通告第4/2010號》，提交報告相關規定的《財務通告第2/2017號》。此次審計使用了調查法、訪談法、資料審閱法、對比分析法等審計方法。

三、審計結果

1.項目進度全面出現延遲。根據資訊科技策略研究，策略計劃的推行分為兩期。根據2013年財委會文件，推行第一期策略計劃包括的四項工作，截至2019年6月均出現6—57個月不等的延遲。香港審計署就推行計劃出現的延遲情況，深入分析了原因，主要包括四個方面。一是更改交付模式，由外判改為運用內部資源于外判相結合，后續又進行了外判比例的調整，反復更改影響了人力資源安排，造成人手短缺;二是對通過招標方式采購資訊科技基礎設施的籌備過程預計過于樂觀，該項籌備工作需要和其他政府部門配合，實際耗時比預計要長;三是開發第一階段的法院系統需進行收集用戶要求、系統分析和設計、推行和用戶驗收測試等工作，需時比預計甚長;四是司法機構政務處協調檢控部門及機構參與有關綜合法院案件管理系統啟用的準備工作中，存在缺少介紹使用流程的簡介會造成使用不熟、效率低和仍未商定使用界面設計等問題。

2.管治架構。通過審查司法機構政務處的記錄，發現存在未經有關部門，如資科委審批的情況下修改管治架構的情況，管治架構修改后，相應的職責存在未轉授的情況。需要注意的是，與司法機構政務處溝通后，他們認為無須尋求有關部門審批，但審計人員認為應有審批程序來明確權責。審計發現了項目監管方面的問題，根據項目計劃管理，應設立正式的溝通框架，需要定期舉行會議和及時提交報告來跟進項目進度。通過審查司法機構政務處的記錄，2013—2019年會議次數減少，會議間隔時間延長。報告進度更新的次數也減少，報告的提交存在不按時、不及時的情況，報告對項目進度的估計過分樂觀，以及報告中均未呈報項目情況問題和整改要求。

3.對其他相關事宜提出建議。此次審計并未僅局限于資訊科技策略本身，審計人員還對與該策略推行相關的其他事宜進行分析，并向司法機構政務處提出改進建議，主要包括三方面：首先，審計認為司法機構網站作為與公眾溝通最常使用的渠道之一，需要根據具體的用戶使用需求和偏好進行優化，使該網站更好地服務公眾;其次，司法機構政務處需要加快更換已過時或殘舊的影音器材，并對使用和維護進行記錄，加強后續監管;最后，應進一步推廣使用電子文件。

四、思考與啟示

1.建立績效審計評價指標體系。科學的績效審計評價指標體系，是績效審計能夠科學合理評價被審計項目的重要條件之一。在制定績效審計評價指標體系時，可以多角度進行考慮，比如參照行業平均水平、部門績效管理指標、社會權威機構評判標準、與項目相關的文件規定等，以往的審計經驗、審計資料等也可以作為擬定績效審計評價指標體系的內容之一。綜合考慮下的績效審計評價指標體系能對被審計單位做出更全面的評價，降低偏頗的可能性，使得評價結果更科學，更具有說服力和證明力。

2.對被審計單位要從多角度考量。香港審計署對司法機構政務處推行資訊科技策略計劃項目的績效審計，不僅從項目的本身進行考慮，審計發現了推行進度和項目管治方面的問題，同時也對項目之外的其他相關的事項進行了關注，根本目的還是促進策略計劃的順利推行。績效審計需要拓寬視野，在審計目標的指導下，不僅關注于被審計項目本身，還應關注與之相關的、對其造成較多影響的其他事項。權衡效率的情況下，多個角度切入進行績效審計，可以使績效審計提供更全面的評價和建議。

3.發揮績效審計的服務作用。香港審計署對司法機構政務處推行資訊科技策略計劃項目的績效審計中，在推行進度方面，審計人員不僅局限于發現項目推行反映出的推行進度與計劃不符、推行進度慢等問題，更進一步分析了其產生原因，使司法機構政務處能夠在后續項目整改和推行有的放矢，有針對性地從根源思考和解決問題。績效審計應以真實性、合法性審計為基礎，堅持服務性、建設性、增值性原則。績效審計可以通過對于審計發現的問題深入分析其原因等方式，幫助被審計單位尋找到問題根源，對被審計單位來說可以體現績效審計的服務功能，使績效審計不單是查找和發現問題，更能提出解決問題的思路。

4.加強與被審計單位溝通。良好的溝通是績效審計不可或缺的要素，通過溝通可以加深了解被審計單位以及被審計的事項。溝通也是績效審計運用的審計方法之一，通過有效的溝通來獲得被審計單位的配合，獲取審計資料、審計證據，高效的溝通可以提高審計質量。另外，當出現審計單位與本審計單位雙方對同一事項意見不一致的情況時，往往可能由于審計單位和被審計單位處于不同位置，對問題考慮的出發點不同而出現不同考量。認真聽取被審計單位意見，可以使部分與績效審計評價指標不符的事項得到合理解釋，使績效審計更加周全。

參考文獻：

[1]? 香港審計署.審計署署長第七十三號報告書[EB/OL].香港審計署網站，2019.

[責任編輯 文 峰]