事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

李晉凱

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作是國(guó)家文獻(xiàn)信息管理工作重要的組成部分，對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都具有十分重要的作用。因?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛(wèi)等諸多的方面，參與了部分社會(huì)事務(wù)的管理活動(dòng)。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)。提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業(yè)單位在工作中更合理地利用相應(yīng)的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。鑒于此，文章就如何提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施進(jìn)行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化管理

1 事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容簡(jiǎn)析

事業(yè)單位的檔案管理工作，是通過管理相關(guān)檔案而展開的各種形式的工作活動(dòng)，主要包括各種檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研以及利用。在事業(yè)單位的檔案工作中，必須要按照一定的原則，對(duì)不同形式、不同內(nèi)容的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類和組合，然后根據(jù)不同的使用需求進(jìn)行編號(hào)、編目排列，這樣能幫助人們更加便捷地檢索和利用相應(yīng)的檔案信息。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用和意義

2.1 檔案管理工作的作用

1）事業(yè)單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業(yè)單位所有活動(dòng)最真實(shí)、最可靠的數(shù)據(jù)情況。這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考，這樣能保證事業(yè)單位制定出最符合本單位發(fā)展實(shí)況的規(guī)劃決策。2）事業(yè)單位的檔案具有借鑒依據(jù)的作用。檔案與其他文獻(xiàn)最大的差異就是檔案比其他文獻(xiàn)更客觀，更具有公正性，同時(shí)還具有一定的法律效力。因?yàn)闄n案形成的過程十分公正、客觀，具有較大的權(quán)威性和說服力，因此可以作為借鑒依據(jù)。

2.2 檔案管理工作的意義

事業(yè)單位的檔案詳細(xì)、真實(shí)地記錄了單位發(fā)展的歷程以及取得的各項(xiàng)優(yōu)秀成果，因此，根據(jù)檔案能夠準(zhǔn)確衡量事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)水平，同時(shí)還可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)，綜合評(píng)析該單位的發(fā)展?jié)摿?，從而科學(xué)制定出發(fā)展規(guī)劃。這樣一來，就能為該單位未來的發(fā)展贏得更廣闊的市場(chǎng)空間，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

3 事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

3.1 制度流于形式

目前，事業(yè)單位檔案管理相關(guān)制度較為混亂，不夠統(tǒng)一，一些單位甚至根本不重視檔案管理工作，未能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，因此也未能及時(shí)學(xué)習(xí)和了解《檔案法》《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，加之單位內(nèi)部管理制度上也未結(jié)合自身單位特點(diǎn)制定相應(yīng)的檔案管理制度，致使檔案管理工作制度與實(shí)際工作脫節(jié)，流于形式，執(zhí)行不力，管理混亂，影響事業(yè)單位整體發(fā)展。

3.2 信息化程度低

加快檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)重要方向。隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來越普遍，發(fā)揮的作用也越來越大。然而，還存在少部分的事業(yè)單位未能及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展，在檔案管理工作上依舊采用傳統(tǒng)的管理方式和管理手段，未能及時(shí)有效地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理信息化水平較低，管理效率不高。

3.3 檔案管理專業(yè)人才缺乏

目前，在我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位中，從事檔案管理的人員并非專業(yè)的人才，也缺乏必要的檔案管理知識(shí)和技能，其中少部分人員甚至根本未曾接受過任何的檔案管理培訓(xùn)，自身不具備檔案管理意識(shí)，未能有效意識(shí)到檔案的價(jià)值和檔案管理工作的重要性，在日常工作中，僅限于對(duì)檔案的收集、裝訂和管理，對(duì)此項(xiàng)工作背后的含義和價(jià)值未曾深究，還有一部分單位內(nèi)部從事檔案管理工作的人員同時(shí)身兼數(shù)職，經(jīng)常出現(xiàn)人員變動(dòng)，造成檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和連續(xù)性。

4 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的實(shí)踐思路

4.1 落實(shí)責(zé)任制，增強(qiáng)責(zé)任心

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理，一直存在得不到重視的問題，相關(guān)的檔案管理人員也因此缺乏相應(yīng)的責(zé)任心，實(shí)際的工作態(tài)度較為消極。這一問題無疑是影響檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，需要迅速改變。新時(shí)期的事業(yè)單位，需要從領(lǐng)導(dǎo)開始，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，并且逐步落實(shí)相關(guān)責(zé)任制，使得檔案管理責(zé)任能夠具體落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態(tài)度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任，引導(dǎo)他們主動(dòng)積極地進(jìn)行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現(xiàn)丟失或者損壞的狀況。

4.2 完善管理機(jī)制，優(yōu)化管理方法

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它的核心任務(wù)在于管理，而管理的有效進(jìn)行需要有完善的制度作為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據(jù)的問題。雖然我國(guó)已經(jīng)針對(duì)這一問題提出了相關(guān)的條例，但是對(duì)于這一內(nèi)容的完善，事業(yè)單位的整體效率并不高，尤其在針對(duì)自身工作狀況設(shè)立不同管理機(jī)制方面。不少事業(yè)單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對(duì)性和特殊性。針對(duì)這一狀況，需要事業(yè)單位從自身的工作內(nèi)容出發(fā)，積極完善管理制度，明確相關(guān)的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據(jù)，可以嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度進(jìn)行。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《中國(guó)檔案分類法》，逐步優(yōu)化自身管理方法，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方法的應(yīng)用，使得實(shí)際的管理變得科學(xué)有效。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對(duì)部分事業(yè)單位檔案管理工作過人員素質(zhì)參差不齊的問題，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳和教育工作，通過宣傳，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想認(rèn)知，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感;通過專業(yè)培訓(xùn)教育，提高他們?nèi)粘９ぷ鞯木C合能力與素質(zhì)，同時(shí)還要提高他們的業(yè)務(wù)能力水平，從而保證檔案資料的齊全和整潔，能夠及時(shí)收集、整理相關(guān)的檔案資料，并做好建檔管理工作，只有這樣，才能提高單位檔案管理工作的效率，讓檔案資料起到最大的作用。

4.4 確保檔案管理的安全性

事業(yè)單位保管的檔案資料具有一定的法律效率，因此，相關(guān)事業(yè)單位必須重視檔案管理的安全性。為此，相關(guān)事業(yè)單位必須重視檔案資料的保密性，在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理的過程中，必須規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，而且還要提高工作人員的安全意識(shí)，通過教育培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員樹立基本的防火、防水、防霉變、防蟲、防盜意識(shí)以及掌握相應(yīng)的技能。針對(duì)信息化管理工作，采用更先進(jìn)的信息化手段，防止網(wǎng)絡(luò)上不法分子或黑客的網(wǎng)絡(luò)入侵行為，真正做好檔案原始資料的保管工作。此外，針對(duì)檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各種檔案資料的權(quán)限，對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)的人員，不允許他們查閱相關(guān)的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用。

5 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案資料記錄了該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對(duì)該單位今后各項(xiàng)工作的開展具有指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)，還能促進(jìn)該單位的健康、有序發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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