淺談事業單位檔案管理的現狀及對策(1)

鄭意

摘 要：事業單位只有能夠結合的發展，找出其中的不足之處，不斷的解決完善，才能促進事業單位檔案管理工作的信息化和科學化。事業單位本身也需要對檔案管理工作加以重視，對于原有的體系制度建立完善，加強相應工作人員的工作素質。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀問題;加強對策

人們的思想觀念隨著社會的發展在不斷的更新，社會大眾對于事業單位的工作展開也非常重視。檔案管理的工作十分重要，該項工作不僅是一個單位發展歷史的依據，也是其他工作重要的環節。檔案管理的工作只有在規范化之后，才能使事業單位的工作效率進一步的提高，規范化的檔案管理工作利于上級領導人員掌握工作情況，便于領導為該事業單位提供更加科學的決策建議。

1 事業單位檔案管理工作現狀

1.1 對于檔案管理工作的重視程度不足

事業單位對檔案工作不足夠重視，并且有極大部分的管理人員對檔案管理認知守舊，堅守傳統的管理觀念，沒有跟隨上時代的步伐。在我國法律規定中，根據有關檔案法的規定，許多的單位仍然對于檔案管理的相關法規不夠了解，這就導致在具體工作的過程中，不能夠明確的構件檔案管理未來工作的方向，在工作交接的過程中銜接也不夠細致，因此使檔案管理工作出現的問題，沒有有效的針對性措施來解決。這些情況的存在使得檔案管理工作不能充分的發展，也造成了檔案管理工作中混亂的出現。

1.2 檔案管理人員的管理思維和管理素質的欠缺

在當前的事業單位檔案管理工作之中，還有許多單位仍舊保留傳統的觀念對待檔案管理的工作。單位中的相關領導也沒有對于檔案管理工作給予應有的重視。所以，在工作的過程中，檔案管理人員只是依據傳統的觀念對檔案進行了收集、簡單的存放工作，并沒有對檔案進行詳細的分類整理。采用信息化進行管理工作，也僅僅是利用了計算機上的分類存儲功能，這些檔案沒有嚴格的分類管理對后續檔案充分利用造成了相應的困難。由于檔案缺乏整理以及檔案系統構建，這就往往需要耗費大量的人力物力來對某個資料進行查找。甚至在一些事業單位中有一部分的檔案管理人員是沒有學習過專業檔案管理的，這些檔案人員只是憑借自己傳統的管理觀念對檔案進行管理。很顯然，傳統的檔案管理觀念早已不能滿足現在的需求，檔案管理人員也因為領導的不重視，以及自身對工作也缺乏應有的態度和進取心，不能夠自己主動的更新管理的思維，提高自身的管理素質。

1.3 管理工作與科學技術的結合不足

事業單位的檔案管理中也是有很大一部分沒有充分的利用信息化技術。計算機信息技術早就已經應用在各行各業中，各種細化之處大部分都是利用計算機來處理的，然而在重要的事業單位檔案管理工作中卻沒有充分利用先進的計算機技術。在具體的信息化管理中，事業單位的檔案管理人員僅僅是對檔案進行簡單的電子存檔，而且在信息管理過程中，對檔案的分類存儲缺乏系統性，只是簡單的要求工作中錄入的檔案沒有遺漏和缺失，這將嚴重的影響事業單位檔案管理的工作開展。事業單位的檔案管理工作人員不能將先進的科學技術和檔案管理的工作結合在一起使用，而且也沒有對新技術及時學習和應用，由此也導致在工作過程中信息化處理水準嚴重不足。

2 事業單位檔案管理工作的提升對策

2.1 建立健全檔案管理規章制度，完善檔案管理設施建設

對于檔案管理的工作，需要制定專門的規章制度對工作人員進行約束，從而更好的管理工作。從檔案接收開始，包括其中的傳閱、歸檔這一過程都需要管理部門制定出完整的工作流程，隨后還需要有相關的負責人組織相關管理人員進行學習，要求制定嚴格的工作制度，并且要求所有工作人員都要遵守該工作制度的相應章程。如果有工作人員需要中途離崗，一定要對下一個接班的工作人員進行詳細的工作交接，一定要確保檔案中內容的完整性，保證缺失任何內容。制定制度的人員也要制定檔案存儲的規則，要讓規章制度真正的落到實處。對于工作人員進行定期檢查和考評工作，讓責任落實到個人，要求每個人都有嚴肅的態度對待檔案管理工作。

2.2 提升事業單位檔案管理人員的素質

在事業單位的檔案管理工作中，人一定是工作的前提和關鍵，事業單位一定要對本單位的工作人員重視起來。加強對檔案管理人員的業務知識培訓以及教育的工作，使工作人員能夠更全面的理解和掌握相關的知識和技能，最終能夠將知識靈活的應用在檔案管理實踐工作之中，當然還需要通過教育和學習來掌握檔案管理工作的技術以及方法。根據時代的發展來要求提升檔案管理的水平，比如說，檔案管理人員需要學習先進的信息化技術來對檔案進行整理分類，對檔案進行電子化的存儲可以減少紙質檔案存儲破損所出現的問題。事業單位檔案管理人員的道德素質是非常重要的，所以其道德素質也需要相應的提升只有檔案管理人員擁有足夠強大的道德素質才有對工作強烈的責任心，才能夠使其以更加優秀的服務態度來對待自己的工作，當然也能提升檔案管理工作效率。

2.3 創建新型檔案管理模式，推動檔案管理信息化

在網絡信息化迅速發展的背景之下，傳統的檔案管理模式早已不適用，需要創建新的檔案管理模式，這樣才能夠推動現今事業單位檔案管理信息化和電子化的建設。要保證事業單位檔案管理工作能夠高效的進行，要加大單位檔案信息管理資金的投入。 同時檔案信息的完整錄入為檔案需求者翻閱查找提供了方便，檔案利用的效率提高了也是保證檔案管理工作效率提高的前提。建立新型檔案管理模式也是為了保證檔案信息安全，信息化的網絡建設也要保證其網絡安全，及時的防止非法入侵檔案管理系統的黑客行為，這才能保證事業單位檔案信息的安全。

2.4 注重檔案管理人員的銜接

事業單位檔案管理工作人員很有可能出現異動的情況，比如說退休或者離職等，如果沒有合適的人員來及時的做好檔案交接的工作，就很有可能使檔案管理工作出現問題。做好人員異動的檔案工作銜接非常重要，檔案的存放位置信息等都需要進行銜接，只有這樣才能使事業單位檔案管理工作持續進行下去。

2.5 樹立新觀念，大力開發檔案信息資源

作為在事業單位工作的管理人員一定要打破傳統觀念的束縛，樹立正確的工作態度，要積極的利用身邊有的檔案信息資源，這樣也能夠充分發揮檔案的價值。作為事業單位需要主動的出擊，不可以被動的等待，積極開展檔案應用研究，根據單位的相應需求，編寫單位發展的記錄，當然也可以根據工作重心的建設需要，宣傳單位的功效業績，對領導的決策作出考慮和參謀，當然也可以利用網絡傳播的手段來提高事業單位的知名度，從而促進事業單位在社會中的發展。

3 結束語

開展事業單位檔案管理的現狀及分析對策研究，對于事業單位檔案管理工作中出現的問題進行反思總結，結合實際情況及時解決問題，可以使我國事業單位檔案管理工作開展更加全面的建設工作。事業單位運行中重要的資料就是檔案，所以事業單位的人員一定要對檔案管理工作重視起來。

參考文獻

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