提高辦公室檔案管理工作效率的實踐與探索

楊亞蘭

摘 要：文章基于辦公室檔案管理工作的重要性，對行政單位中開展此工作時表現出的問題進行總結，并針對這些問題提出了提升此工作效率的有效路徑，以供參考。

關鍵詞：辦公室檔案管理;工作效率;問題;路徑

1 引言

針對行政單位來說，辦公室檔案管理工作效率會對整個行政單位的工作效率產生直接影響。為此，在目前行政單位持續開展深化改革工作的同時，也需要做好其內部管理工作來提升其工作效率。針對其中的辦公室檔案管理工作來說，主要的作用就是通過對檔案實體和信息的管理工作來為用戶提供各項服務業務，為了保證其重要作用的發揮，就需要在提高對此工作重視的同時，在軟硬件等方面做好檔案管理建設，解決其中的問題來提升其工作效率。

2 辦公室檔案管理工作的重要性

在行政單位辦公室管理工作中，檔案管理工作屬于其中具有管理性、服務性以及政治性性質和意義的管理工作類型，雖然此類型工作不會直接產生物質財富以及經濟效益，同時也不會直接提升行政單位的工作效率等，僅僅是對行政單位中各個部門的歷史文件進行管理，但是同樣對行政單位的正常運作起到關鍵作用。此外，行政單位的辦公室管理工作也屬于比較系統的工作，各項管理工作都與檔案管理工作有著密切的聯系。通過檔案管理工作不僅可以快速和及時提出檔案為行政單位運轉服務，同時也可以通過檔案研究以及編著等活動，幫助行政單位更好地適應社會發展，起到為行政單位的整體運轉進行服務的作用，推動行政單位發展。

3 辦公室檔案管理工作中存在的問題

3.1 行政單位管理人員對檔案管理工作認識不足的問題

由于我國的歷史原因，長期以來在行政單位中對檔案管理工作缺乏正確的認識，通常錯誤的人為此工作就是對各種檔案的擺放、陳列和保管，這也造成對此工作不夠重視。為此，在此工作開展中，容易出現管理比較混亂以及陳年舊賬比較冗雜等問題，或者是存在此崗位人員比較缺乏而影響檔案管理工作效率和效果等問題。比如在開展行政單位審核的過程中，由于之前對此工作不夠重視而出現管理混亂和不到位的問題，因此需要加班加點整理審核所需材料和數據，增加工作量的同時，也會由于對缺失的材料進行重新制作而造成資源和時間的浪費。此外，在審核之后也容易由于對各種材料保管不善，導致在后續使用中仍然需要重新進行整理和制作等問題，造成了人力和物力的極大損失。

3.2 檔案管理人員專業能力參差不齊的問題

在目前我國行政單位的各項管理工作中，由于在開展行政建設的過程中忽視了對檔案管理科學的重視，導致目前國內行政單位中開展此管理工作的單位數量較少，這也使得此管理崗位中難以招聘到專業對口的精英人才。表現出所招聘的檔案管理人員缺乏相關專業技能，難以快速接手并開展有效的管理工作。其次是由于我國高校中缺乏專門檔案管理學科的問題，因此導致在目前的崗位招聘時也通常不會專門設置檔案管理工作崗位。這也使得行政單位中實際開展檔案管理工作人員通常是行政人員或秘書兼任，造成此崗位專業性的缺失，也成為造成檔案管理工作混亂的原因。最后就是表現出檔案管理制度比較缺乏的問題。這就會造成此崗位工作人員的職責范圍和內容不夠明確，導致在工作任務開展以及出現問題時相互推諉而影響檔案管理工作效率和服務質量等問題，甚至會出現檔案存檔不及時以及影響檔案上傳下達實效性等影響學校管理工作正常開展的問題。

3.3 檔案管理人員態度不端正而影響行政效率的問題

在目前行政單位中開展內部管理工作中，在吸引精英人才的同時也提出了一系列優惠條件，比如承諾解決家屬工作等問題，這也是造成行政人員普遍具有偏低專業能力的原因。而這部分管理人員通常對自身工作的理解和重視不足，往往在個人利益和單位利益沖突時會選擇保護個人利益。加之行政單位中存在行政機構冗雜的特點，而行政管理中的檔案管理人員工作態度不端正、整體人浮于事，就會增加單位內部損耗并降低行政效率。

4 提高辦公室檔案管理工作效率的實踐路徑

4.1 提高對辦公室檔案管理工作的重視

首先在行政單位進行檔案管理工作崗位人員招聘時，需要明確設置相關招聘崗位和注明崗位招聘要求，盡量招聘相關專業的學生，便于后期在人員培訓時保證管理人員更快上手，確保此檔案管理工作的順利開展。其次就是要通過辦公室定期開展團建活動等方式，加強辦公室行政管理人員之間的交流與合作，提升行政單位內部管理工作的凝聚力和執行力，為檔案管理工作的有序開展營造良好的辦公室氛圍。最后就是做好檔案管理工作中的檔案保管工作。不僅需要在干燥的庫房中做好對紙質檔案的保管，還要根據檔案的時間和事件等對檔案進行分類存放。同時針對電子檔案，則需要合理應用數字化技術來提高風險抵御能力，加和運行監控系統的應用，隨時掌握電子檔案的現狀，及時發現和改進其中的安全問題，實現檔案管理安全性的提升。

4.2 制定完善的檔案管理制度

根據行政單位中的檔案管理工作要求，在工作開展中需要逐漸制定和完善檔案管理制度，將此制度作為此工作開展的主要依據。這主要由于在傳統的檔案管理工作開展中，容易由于其流程較為復雜且缺乏統一的工作制度和指導，造成了檔案管理工作效率低下的問題。這就需要對檔案管理制度進行改進，簡化工作流程。比如通過提前開會的方式整理和解決工作中的問題，結合工作需求對工作流程進行優化。此外，還可以采取網絡對接的方式開展此工作，加強不同部門之間的聯系，實現對接效率的提升。比如通過內部工作系統的構建，加強部門內部人員之間的交流，不斷改進管理工作方式并提升工作效率。同時也通過每周例會的方式定期總結和解決工作中的問題，而且也可以邀請其他部門人員參與來提出建議和意見，共同改進工作方式和流程，確保檔案管理工作有章可循，提升其工作效率。

4.3 加強對檔案管理人員的專業培訓

通過定期開展培訓、講座和技術交流等方式幫助檔案管理人員更好地掌握此開展此工作所需要的各類信息技術、檔案管理技術以及會計技術等專業技術，通過檔案管理對接“互聯網+”思維方式的轉變，實現對傳統管理工作方式的改革，進一步提升管理工作人員的專業能力。此外，還要做好專業培訓之后的考核工作，對其日常工作方式和行為起到約束作用。還可以通過管理工作人員技巧會議等方式來加強內部工作經驗交流，提升其對檔案管理工作的理解和重要性的認識，實現改革辦公室檔案管理工作以及提升其工作效率的目的。

5 結語

辦公室檔案管理工作是行政單位內部管理工作中的重要組成部分，對于維護行政單位正常運轉、提升其社會形象具有重要作用。但是針對目前開展此類工作時表現出的重視不足、制度不健全以及人員等方面的問題，需要在提升對此工作重視的同時，招聘專業人才并做好人才培訓工作，加強制度制定和完善工作，切實提升此類管理工作效率并保證其作用的發揮。

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