大數據環境下檔案數據化管理的思考

劉輝

摘 要：基于大數據環境下，信息技術取得了快速的發展，各行各業加快了信息化建設的步伐。在檔案管理工作中，需要借助于大數據技術的優勢，積極推進檔案管理模式的變革和創新，促進檔案向數據化管理的方向邁進，使檔案管理工作能夠與時俱進，更好的適應大數據時代發展的需求。

關鍵詞：大數據環境;檔案管理;數據化管理;數據庫;數字化平臺

大數據環境下，檔案管理工作發生了較大的變化，但當前部分檔案管理部門并沒有針對大數據發展需求來制定具體的檔案管理規劃，這對于檔案管理的高質量的開展帶來了較大的制約。基于大數據環境下的檔案管理工作中，需要重視與大數據深度融合，積極采取有效的措施來推進檔案數據化管理的進程，更好的發揮出大數據在檔案管理工作的重要的作用。

1 加快檔案管理思路的轉變

大數據環境下各行各業檔案數量都呈現出快速增長的態勢，這對檔案管理工作帶來了較大的挑戰，由于傳統的檔案管理模式已無法與時代發展需求相適應，因此需要加快推進檔案管理工作的轉型升級，促使檔案加快向數據化方向發展。并在實際檔案工作中，需要借助于大數據的優勢，積極改變傳統的人工化和扁平化管理模式，轉變思路，加快推進檔案管理由“數字化”和“數據化”的轉化。

在實際工作中，需要做好檔案數據化管理工作。在具體管理工作開展過程中，依托于大數據來針對檔案管理各個環節進行深入研究，避免單純的針對檔案目錄和全文的數字化存儲，需要積極將這種僵化的針對檔案全文和目錄掃描的數字化操作轉變為大數據檔案，即從根本上實現檔案數據化，不僅要對檔案全文進行著錄，還要進行數據化加工，對于文本和圖像中的數字內容進行數據化識別、分類、著錄和標引，使檔案利用者通過檢索即能夠快速獲得需要的檔案信息，全面促進檔案服務質量的提高。

2 建立智慧檔案數據庫

海量的數據信息作為大數據時代的主要特征，這也對檔案數據處理提出更高的要求。在實際檔案工作中，需要重視應用大數據技術來構建智慧檔案數據庫。在具體檔案數據庫構建過程中需要廣泛收集檔案信息，并進一步核實 收集的檔案信息，保證檔案信息的真實性和完整性。檔案管理人員還要針對檔案進行分類和編號，每一份電子文件都要做好檢索標識，保證檢索的精準率。在實際檔案數據庫建設過程中，針對檔案歷史數據也需要進行數字化轉換后并納入檔案數據系統中來，檔案數據還要執行統一的標準，這樣有利于提升數據庫的兼容性。對于檔案數據庫，還需要重視其安全管理，具體要統一數據庫中的電子文件的格式、元數據內容和數據提取方式等，以此來推進檔案數據庫之間互聯互通的實現。另外，在檔案數據化管理工作中，還要進一步了解檔案利用者的需求，重視檔案數據信息檢索與服務中心之間的有效銜接，深入挖掘檔案信息價值，全面提升檔案服務水平。

3 建立檔案管理數字化平臺

對于檔案管理人員，在檔案數據化管理工作中，需要掌握全面和清晰的了解現有的檔案信息資源，并進一步掌握檔案類型、狀態和檔案信息利用情況。在具體構建檔案數據信息化管理平臺過程中，在針對檔案資源進行轉化時，需要將重點檔案信息和利用率高的檔案信息進行優先轉化，以此來更好的對接使用者的需求。而且在平臺構建過程中，還要重視突出檔案信息的共享性，并建立檔案共享平臺，檔案目錄建立時，還要根據業務類別和相應的標準進行分類，通常情況下排序標準以時間為依據。另外，對于檔案數據管理信息化平臺的構建，在重視平臺功能完善的基礎上，還要關注檔案知識提取系統的建設，以便于更好的發揮出數字化平臺的重要作用。

4 推行云存儲和云服務

依托于大數據技術和云計算技術，在檔案數據化管理工作中，需要重視檔案信息的云存儲和云服務，積極對傳統的檔案管理工作進行變革，加快推進檔案管理工作的轉型升級。在具體實施過程中，需要通過設置云存儲服務器，進一步提升數據處理能力。而且依托于云服務的交互特性，能夠進一步推進檔案信息資源有效共享，打造更具多樣性的檔案服務模式，全面提高檔案服務的質量和水平，實現檔案信息的高效利用。

5 深入挖掘檔案數據之間的關聯信息

基于大數據背景下，國家對于信息系統整合和資源共享更為重視，這也使檔案信息資源的收集呈現出多元化的特點，這在一定程度上擴大了數據量和數據類型，而且存在越來越多的不規范數據。在這種新形勢下，需要重視對數據特性的了解，并深入挖掘數據之間的關聯性和潛在價值。在實際檔案管理工作中，需要做好業務數據的收集和管理工作中，并要重視管理數據變化中的元數據、記錄各類數據變化結果的檔案、記錄運行狀態的日志等非直接面向業務的數據，從而進一步對數據之間的關聯信息進行深入挖掘，進一步提高檔案數據管理的全面性和高效性。

6 加強電子檔案的安全管理

大數據環境下電子檔案數量與日驟增，電子檔案不同于紙質檔案，在具體存儲和利用過程中易發生檔案信息泄露及損壞的情況，特別是一些一些重要信息被泄露，必然會帶來嚴重的后果。因此在針對電子檔案管理工作中，需要做好安全管理工作。在具體工作中，要保證計算機網絡系統穩定 運營，并重視先進的安全防護技術的應用，實現對電子檔案數據的加密管理和使用權限管理。在具體實施使用權限管理工作中，宜設定多道權限進行驗證，以此來保證電子檔案信息的安全性。在實際電子檔案安全管理工作中，還要實時監測可能存在的病毒，具體可以通過設置防火墻、防病毒軟件、安全代理等加大對病毒的監測管控。進一步抑制來自網絡的惡意攻擊，降低電子檔案信息泄露和丟失的可能性，保證電子檔案信息的安全性和可靠性。

7 拓展數字檔案服務方式

在檔案數據化管理工作中，由于一直以來被動式的檔案服務對于檔案數據化管理工作開展帶來了較大的制約。因此要實際工作中，需要積極借助大數據技術的優勢，采取積極、主動的檔案服務，并不斷創新檔案服務模式，以此來為檔案利用者提供更具特色和個性化的檔案信息服務，進一步體現出檔案的重要價值。

8 結束語

基于大數據時代背景下，檔案管理數據模式呈現出動態變化的發展趨勢，在當前檔案數據化管理工作中，需要重視檔案管理工作與大數據技術的深度融合，并基于用戶中心的理念，加快推進檔案信息化建設和檔案數據化的開發和利用，積極搭建檔案管理檔案數據庫和云平臺，強化對電子檔案的安全管理，以此來全面提升檔案管理工作的技術含量，為檔案數據化管理的有序推進打下堅實的基礎。

參考文獻

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