信息化背景下做好機關檔案管理工作的措施分析

黃春潔

摘 要：信息化時代，如何全面落實、做好機關檔案管理工作已經成為檔案管理工作過程中的一個重要課題[1]。鑒于此，筆者結合南寧經濟技術開發區的檔案管理在近年來取得的成績與面臨的問題進行一定分析與探究，并且提出一些合理化的有效提升策略與建議，以供參考。

關鍵詞：信息化;機關檔案管理;有效措施

南寧經濟技術開發區（以下簡稱“經開區”）綜合檔案室在2001年12月正式成立。檔案室在成立之后對各個部門的文書材料以及本單位的基建、會計、實物、音像等多個方面的檔案進行了詳細整理收集工作，為檔案的查閱以及保存工作提供了良好的幫助與引導。毫無疑問，檔案管理工作堪稱是經開區工作以及國家整個檔案事業的一個重要組成部分，在日常檔案管理工作各個細節中，管理人員應當以科學發展觀作為工作指導與方向，采取合理化、優質化的管理理念與方式，全面做好檔案管理工作，為經開區的經濟社會發展提供優質的服務保障[2]。

1 解讀信息化背景下機關檔案管理工作的必要性

隨著科技水平的不斷提高，信息化時代大背景下，機關檔案管理工作具有了更加重要的意義和必要性，并且逐漸成為檔案管理的發展主體形勢與方向。其主要體現以下三方面必要性：首先，機關檔案管理工作的信息化發展趨勢堪稱是數字化網絡時代的一種基本要求。在當前先進的信息化時代大背景下，“無紙化”辦公程序將成為機關檔案管理工作的一種必然趨勢程。鑒于此，機關單位必須要全面實施檔案管理信息化工作流程和方式才可以“與時俱進”。其次，機關檔案管理工作信息化無疑已經成為我國檔案管理現代化所提出的一種必然要求。現階段，全面使用先進的現代化科學技術，能夠將各類檔案信息資源進行深入挖掘，并且讓各類優質資源進行共享，從而讓各種檔案信息的價值得以全方位展現，推動檔案管理現代化的進程。最后，當前形勢下，機關檔案管理工作信息化同樣也是檔案管理規范化以及專業化的一種客觀體現和基本要求。信息化時代大背景下，檔案館藏數量不斷提升，這就需要創建更多的電子檔案館進行檔案日常管理工作。在管理各個環節中，相關技術人員應當規范化的運用電子檔案流程，對信息資源展開專業化以及規范化的各項管理。

2 解讀南寧經開區機關信息化檔案管理的成績與問題

近年來，南寧經開區檔案工作取得了較為優異的成績，當然也遇到了不少的問題。南寧經開區檔案管理在成績方面主要突出以下幾個特點：1）在工作中不斷的健全和完善了信息化檔案機構以及相應的組織管理。2）通過近年來的不懈努力，讓信息化檔案管理機構不斷升級、不斷創新，并且在檔案內容的“分門別類”工作中更加清晰化、明朗化。3）信息化檔案管理的內容推陳出新，不斷延伸和擴大，在科學化的管理體系之下日益凸現出經濟及社會效益，收獲一致好評。

與此同時，在南寧經開區近年來的整個信息化檔案管理過程中也存在和凸顯了一些問題亟待解決：首先來講，現階段的南寧經開區機關檔案管理部門還是缺乏人手，在某種程度上對基層單位以及各大企業的檔案管理工作監督指導欠缺力度和方法。其次，重大建設項目檔案面臨兩大困難，一是部分項目主管部門還未能將項目檔案工作納入總體工作部署之中，并且沒有對項目檔案的相關工作進行檔案登記以及采取相應的有效指導。二是存在個別項目主管單位重視項目建設而輕視檔案管理的不正確現象，這些主管單位在項目建成之后并沒有及時的申請項目檔案專項驗收，結果導致應進行的檔案工作未能與項目建設開展達到“同步化”要求。最后一點，南寧經開區鎮、街道檔案管理工作人員的整體水平和素質仍舊有待提高，許多檔案管理“新手”必須要經過一個長時間的適應以及熟悉工作的過程，這無疑讓檔案工作的深入開展受到一定客觀限制。加之個別單位檔案管理人員在調整過程中工作交接沒有落實到位，客觀上對檔案工作延續的完整性產生了諸多不利影響。

3 現階段全面提升南寧經開區信息化檔案管理有效策略

3.1 強化項目檔案工作勢在必行

現階段，想要全面提升南寧經開區信息化檔案管理各項工作的質量和水平，首先就要做到對項目檔案管理工作進行強化與完善。具體應做到以下幾方面內容：一是充分依據《重大建設項目檔案管理辦法》，結合項目檔案管理各項工作來實施統一領導、分級管理的相關原則，重點關注對項目檔案管理工作的指導以及檢查等各項工作。二是全面加強與項目主管部門、建設單位之間的密切協作與聯系，力爭創建出一個較為完善且健全的項目檔案工作機制，對項目檔案管理進行全面規范。三是全面督促和提醒項目建設單位的分管領導應當全面加強項目檔案工作的落實，并且創建和升級項目檔案管理的相關網絡，并遵照《廣西壯族自治區重大建設項目檔案管理辦法》所提出的各項相關要求，第一時間向南寧經開區綜合檔案室申請項目檔案的專項驗收。四是全面加強執法以及監督力度，對項目檔案工作的進展情況進行跟蹤監督與定時檢查，加大違規操作的處罰力度。

3.2 全面提升檔案管理人員專業素質

信息化檔案管理工作離不開人的操作與調度。現階段，必須要全面提升檔案管理人員的專業素質以及工作能力。要充分的激發檔案管理人員工作熱情與積極性。具體措施實施方案為：首先對人才“入口關”要嚴格把控，應積極招聘與引入一些專業技術較強、文化知識豐富且認真負責的優秀人才來充實檔案管理隊伍。其次，對現有檔案管理人員要不斷加強各類培訓及繼續專業指導，全面提高業務能力和工作水平，對信息化檔案管理各項工作流程更加“輕車熟路”。

3.3 不斷創新升級信息化檔案管理模式

毫無疑問，我國檔案歷史比較悠久且傳統，此前不同時期的檔案工作都曾獲得了許多令人驕傲的成就。然而實事求是的講，當前階段的一些傳統檔案管理方式已經無法滿足信息化時代檔案管理工作的需要。鑒于此，必須要不斷的創新與升級檔案管理模式。比如說立卷改革，這項工作上應當不斷改進操作方法，將立卷歸檔周期盡可能縮短，便于推行部門立卷相關工作的有效展開。

4 結束語

綜上所述，當前階段，信息化背景下的機關檔案管理工作創新之路可謂是“任重而道遠”。南寧經濟技術開發區檔案管理各項工作中取得的成績與面臨的問題值得檔案管理人員思考與研究。在未來的信息化檔案管理過程中，管理人員應當不斷探索與鉆研，力爭讓這項工作的整體水平邁上一個新的臺階。

參考文獻

[1]彭靜軍.信息化背景下做好機關檔案管理工作的措施[J].中外企業家，2017（6）.

[2]王洪宇.論信息化背景下檔案管理工作的革新[J].檔案天地，2014（S1）：93-95.