數字化技術在檔案管理工作中的應用

王靜

摘 要：當前社會經濟不斷發展與進步，各行業均已做出調整，以適應現代化發展的基本需求。企業單位中檔案管理工作是一項非常重要的工作，而數字化建設在一定范圍內利于整個工作效率和質量的提升，還能夠更好地發揮檔案管理工作的基本作用。所以，要從實際的檔案管理工作角度出發，對我國當代數字化檔案管理工作的應用策略進行分析是十分必要的。

關鍵詞：數字化技術;檔案管理工作;應用

1 導言

我國現階段已進入信息化發展時代，而世界各國都面臨著信息化變革，在此發展背景下人們的生活與工作方式也發生了巨大的改變。對于企業單位檔案管理工作來說，其要想跟上時代的步伐就必須要實現信息化、數字化突破。所謂檔案數字化指的就是檔案由傳統的紙質實體檔案向數碼影像電子檔案轉化的過程，數字化檔案不僅能完整的記錄事件內容，還便于資料的儲存，在很大程度上減少了資源的浪費，降低了制作儲存成本，但同時數字化檔案也面臨著檔案安全性和數字真實性、完整性方面的威脅和考驗，一旦出現問題會給單位和個人造成嚴重的影響。所以，要全面認識數字化檔案工作的重要性，做好檔案數字化管理工作，是當前有關管理技術人員需要重點關注的問題。

2 新時期檔案管理數字化存在的問題

1）檔案管理人員綜合素質有待提升。現階段，檔案管理對部分年輕人缺乏一定的吸引力，很多青年待其畢業后不愿意從事有關檔案管理的工作。年紀大的檔案管理人員又無法積極適應檔案數字化管理方式，對于數字化的接受程度相對較低，在工作中不能熟練操作檔案管理系統。因此，檔案隊伍的老齡化現狀導致了檔案管理人員在工作中缺乏創新意識，沒有深入挖掘檔案資源，限制了檔案數字化建設與發展的進程。

2）工程檔案數字化管理不足。在現代化企業單位發展進程中，相應提升了企業單位檔案管理工作的開展速度，產生了大量工程檔案信息。當前，多數檔案都采用紙質存儲方式，數字化管理力度不足。所以對現存檔案進行信息化、數字化處理的難度比較大。傳統紙質檔案存儲時間較長，所以必須確保存儲環境的安全性，避免檔案出現蟲蛀和受潮的問題。然而即使確保紙質版檔案存儲設備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導致檔案原件受損，影響檔案的管理與應用。鑒于此，開展企業單位檔案的數字化管理是十分必要的。

3）檔案數字化管理存在風險。在當前信息化時代發展背景下，互聯網技術和大數據技術在各個領域內廣泛應用，簡便的技術雖然給人們帶來了幫助，但也引發了各類數據信息安全問題。而通過互聯網的計算機設備，其儲存的個人檔案信息很容易受到來自網絡病毒的侵襲與黑客的攻擊，企業檔案管理工作也面臨很嚴峻的調整。紙質版檔案在轉化為電子版檔案的過程中需要用到電子編碼技術，該技術在實踐工作中還存在一定的不足，原始憑證被修改后不會留下痕跡，檔案管理人員無法通過遺留痕跡發現檔案被篡改的記錄，給檔案數字化管理帶來安全風險。

3 數字化技術在檔案管理工作中的應用措施分析

1）完善檔案管理安全體系。第一，我們應提高風險管控意識，要積極做好和應對檔案數字化風險的準備工作。想要實現現代數字化檔案安全體系建設，必須要實現企業單位檔案管理人員的安全思想政治建設。所以應該提升檔案管理工作人員的安全意識，使其能夠將檔案安全管理工作作為現代化檔案管理的首要任務，并進行有效的落實。另外，應該讓檔案管理人員充分了解檔案出現風險事件的后果，了解檔案數字化管理風險的重要性。日常工作中，在思想、知識、技術等方面做好準備，從根本上保證檔案數字化管理工作的安全。第二，要建立完善的檔案安全體系和安全防范系統，例如對檔案數字化管理用計算機的應用軟件進行加密處理，設置電腦和系統秘鑰，使用照片、圖片修復技術及時對信息加以完善和修復等，對電腦的硬件和軟件進行全方位的保護。此外，對電子檔案應該按時進行備份，從而避免因為遇到突發事件或者其他原因導致電子檔案信息丟失，對于特別重要的信息文件，應該放在不同的位置進行備份保存，并且對文件設置固定的訪問權限，能更有效的防止有關檔案資料出現丟失和外泄的現象。

2）更新硬件設備。更新硬件設備就好比給房子重新裝修一樣，首先，我們要將房間內的物品打包騰空房間，也就是將原設備上的數據保存起來，也可以存儲在“云”端，待硬件設備更換以后重新下載。其次就是要對房間進行裝修了，等同于設備更換后的調試工作，確保所有設備都能進入正常的工作狀態，尤其是計算機，作為數字化檔案實現的主要載體，其性能、安全穩定性關系到數字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統安全無漏洞，為后續開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，還需要為硬件設備運行提供良好的環境。針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統計檔案查閱人員，避免檔案出現丟失的情況;另外，還需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

3）搭建檔案管理云計算信息處理平臺。檔案管理需要建立云計算平臺，實現檔案資料的共享和傳播。新時代數字化技術與云計算技術有著異曲同工之處，檔案管理工作要突出數字化技術的優點，云計算技術的應用也具有可圈可點之處。云計算技術主要是根據用戶的操作指令，采用網絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數字化技術和云計算技術都具有一定的網絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶，進而提高檔案管理的便利性。

4）深入發掘檔案數字化管理的服務功能。第一，研究機構或科研企業作為檔案利用率較高的企業，檔案管理人員通過區域聯網為其提供檔案資源共享服務，幫助檔案利用者消除障礙，實現資源共享，提升工作效率。第二，5G時代的到來使視頻信息更加具體化，應用VR技術可以展現檔案內容，將檔案里的故事從文字中走出來，觀看者戴上VR設備就會體會到身臨其境的感覺，且5G網絡會讓VR技術的應用不再局限于檔案館內，資源信息可以遠距離傳輸。第三，在網絡平臺的支持下建立微信公眾號或微博賬號，以便廣大群眾更直觀的了解檔案信息。第四，為了滿足人民群眾對檔案資源的需求，應探索智慧型檔案信息服務模式，充分應用信息技術，將醫療領域、婚姻、戶籍管理、社會保障等與群眾生活密切聯系的檔案資料高度融合，動態感知并預測群眾需求，為其提供具有針對性的信息資料，幫助群眾解決實際問題，使檔案資源更好的融入人們的生活，提升人民群眾的幸福感。

5）做好電子文件的收集和整理。檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數字化技術的重點就在于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料。檔案管理部門要轉變傳統的人為管理模式，實現電子文件的歸檔和管理。檔案管理部門還可以利用專業設備，將紙質檔案資料轉化為數字化副本，例如利用掃描儀等掃描紙質檔案，因此要制定掃描機技術規范，確定掃描索引信息，對掃描過程環節進行控制，做好掃描監督工作。

4 結束語

總之，檔案管理工作中應用數字化技術是當代企業單位檔案管理工作發展的主要趨勢。在新社會發展背景下，加強檔案數字化與信息化技術的應用有利于提升檔案管理工作的實效性。因此，企業應高度重視檔案管理工作，充分體現新型技術的優勢與作用，提高企業單位檔案管理人員的素質與專業能力，提升檔案資料管理工作的效率，從而促進我國檔案管理工作的健康發展。

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