事業單位檔案管理應對電子政務的策略

師美姣

摘 要：政務平臺建設初衷在于實現信息資源的高度整合。事業單位應當成為電子政務平臺建設的重要組成部分，著力圍繞政務平臺信息集中發布的要求，履行好提供公益性信息的職能要求，圍繞著跨部門、跨單位的信息供給需要，加強檔案管理工作的頂層設計與技術方法的改進。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子政務平臺;建設策略

事業單位檔案是重要的憑證、參考與指導信息。事業單位的信息對政務平臺的建設有重要的參考指導價值。政府應當發揮事業單位檔案的參考決策作用。做到檔案信息資源的高度整合，著力提高事業單位數據信息的豐富性、集中性和有效性。強調提高信息整合的整體質量水平。

1 檔案管理的整合要求

1）健全服務機制。政務平臺的目標在于提高政務信息服務有效性，構建智能化的辦公系統，降低政務服務的風險，達到提高信息服務有效性目標。應當建立適應時代的政務服務體系。事業單位必須以檔案管理部門為核心，參與到大型的政務平臺建設當中。首先，事業單位應當尊重統一領導和分級管理的政務信息報送機制要求，明確檔案管理與共享目標，立足自身情況建立一套適應時代的政務管理信息供給體系。其次，強調提高檔案管理部門的服務意識，提高信息服務的便捷性與高效性。其次，實現數字化資源的整合，完善電子文檔的歸檔流程和數字化信息管理交流機制，建立配套的政務檔案管理系統，實現網內資源的充分供給。還要創新檔案服務工作的方式，加強電子簽章的管理，達到深層次、全方位和綜合化檔案管理目標，解決檔案管理的現實困境。

2）豐富信息資源體系。為了提高檔案的利用服務效率，應當實現檔案數字化轉化任務，基于現實檔案共享需要實現檔案資源的有效深度開發。首先，明確檔案信息供給主體的職責，做好檔案資源的深度轉化，在接入電子政務平臺前對本單位的所有檔案資源進行重新分類整理，注重保存高價值的檔案，剔除低價值的檔案，真正的為檔案的信息化流轉奠定基礎。其次，優化事業單位的檔案管理系統，引進更專業的標準化檔案管理系統，明確檔案資源的收集范圍，確定檔案供給的類型與方式，按照要求實現檔案資源的轉移交接。第三，提高檔案資源的挖掘水平與創新管理能力，注重提高檔案資源的挖掘質量，實現檔案資源的深度挖掘，保證檔案資源供給的科學性和有效性，不斷體現檔案供給特色價值，基于主動收集體系滿足全社會對檔案資源的使用需要。

3）安全統一的管理。事業單位為了有效應對檔案向政務平臺傳遞的風險，還要建立統一的技術保障平臺，加強檔案管理專業團隊的建設工作，應當加強檔案信息資源的技術支撐，基于良好的技術支持滿足檔案供給的現實需要。首先，應當建立一個規范化的檔案數據運行體系。實現檔案資源的充分整合。其次，還要與電子政務要求相適應，建立一套自上而下的檔案管理系統，形成統一聯系的檔案管理與應急保障機制。第三，不斷更新檔案加密、保存等大數據技術與云存儲技術。第四，聯系第三方服務機構，依靠強有力的技術服務體保證檔案管理的質量，解決檔案管理的問題。

2 檔案信息資源整合實現途徑

1）檔案業務統籌規劃。加強地方政府主導的政務平臺建設，關鍵在于實現統一領導，構建分析協作機制，形成綜合性的檔案管理體系，圍繞著信息公開的管理辦法，滿足社會群眾對各類數據信息使用與共享需要。電子政務平臺應當具有大數據背景，注重在集中理念下實現數據的共享。事業單位檔案作為電子政務平臺的數據信息的重要組成部分，應當采用信中管理模式，實現數據資源的高度整合，加強檔案資源管理的頂層規劃，建立標準化的檔案管理規范，堅持全國統籌管理的而提 ，強化規范標準，在整合分散的基礎上實現資源的優化配置。我國檔案信息管理應當解決整合不一的問題，實現多部門的牽頭領導，消除檔案管理各自為政問題，發揮政府在檔案管理中的主導作用，著力加強檔案管理的領導工作，將不確定和分散的信息資源進行深度整合。檔案資源應當實現高度的共享利用，注重優化檔案管理標準，降低檔案管理存在的風險。

2）提高資源的規范性。電子政務平臺運行的檔案信息應當是標準化的信息，是符合統一規格要求的各類型數據信息，這樣才能提高檔案信息傳遞的效率，滿足電子政務業務的需要，符合基層群眾辦理各項業務的需求。為了實現檔案信息的高度整合，提高資源利用的整體有效性，應當明確信息資源的供給體，強調政務信息在規范統一的標準下滿足共享需要。 首先，解決政務信息功能不全、傳遞不暢、服務效率不高的問題。保證檔案信息類型、質量、規模、大小控制在有效的范圍內。其次，提高事業單位打破信息孤島的意識，明確信息資源共享的基本義務，增加數據共享的有效性。應當通過網絡構建檔案管理體系，消除檔案管理相對分散問題，實現檔案信息資源的合理配置，搭建優質的檔案資源的共享平臺，這樣才能提高檔案資源管理的整體質量。

3）保證檔案信息源安全。事業單位是電子政務工作的重要信息源，行政事務網站上公布的數據信息很大程度上來源于事業單位存儲的數據信息。保證事業單位檔案信息的安全，優化整合事業單位信息，還要把信息安全放在重中之重。首先，在智能化數據傳輸的理念下保證數據傳遞的安全性，強調加強電子政務平臺數據信息的密鑰管理水平，基于安全的通訊手段提高檔案信息管理的安全性。其次，明確電子政務平臺檔案數據信息管理的范圍，擴大政務信息管理的覆蓋面，保證電子檔案信息存儲的穩固性，基于強有力的政務信息系統實現檔案數據信息的有效傳遞。第三，防止電子政務平臺數據信息存在的泄密風險，避免信息丟失，注重加強安全訪問機制的建設，基于電子政務平臺的運行機制建立必要的信息傳遞與交換制度，在更大規模的電子政務平臺信息法規要求下，促進事業單位檔案管理人員依法傳遞檔案信息，保證檔案信息的整體安全有效性。事業單位還要提高數據加密技術水平，實現對電子文檔的長期保存，定期不定期的進行安全檢查，加強網絡數據信息的全面監測，建立規范的信息運轉機制，形成科學化監督體系，從而保證電子政務檔案安全，基于良好的信息技術保證檔案可以安全的滿足電子政務平臺使用。

4）加強檔案管理合作。檔案信息適應電子政務工作的需要，關鍵在于提高檔案管理的效率，注重實現檔案資源的整合，強調構建一體化的檔案管理體系。電子政務工作的本質在于優化信息管理模式，提高檔案管理的示范性，注重加強檔案管理的法制保障，優化檔案管理政策，在強有力的技術支持基礎上優化檔案技術支持條件。電子政務不是個人意識的產物，也不只依靠單一主體開展電子政務。首先，電子政策視角下的檔案管理強調提高檔案整合有效性，要求行政事業單位的檔案數據信息充分匯總，圍繞著事業單位的專業視角開展檔案管理。其次，各級事業單位應當充分的重視自身在電子政務管理領域承擔的角色，圍繞著電子政務信息傳遞的需要進行必要的信息供給。第三，在電子政務平臺檔案傳遞消除了時空限制，檔案信息形成了強有力的運用渠道，事業單位應當提供特色信息的供給質量，基于自身職能提供優質的檔案數據信息。還要實現檔案信息的有效聯動，注重優化檔案傳遞主體之間關系 ，積極的參與信息的整合與分配工作。

電子政府視角下的檔案管理工作要求保證檔案信息供給的及時性、有效性和精準性，根據事業單位承擔的職能進行信息的供給，保證信息供給的有效性，從而符合事業單位工作的基本要求，強化檔案管理工作的重點，明確檔案管理的基本思路，從而解決事業單位檔案管理的具體問題。

參考文獻

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