行政單位檔案管理的電子化建設

魏穎

摘 要：伴隨著近年來我國逐步深入的信息化進程，以及行政檔案管理體制改革，行政單位在日常行政工作過程中的專業(yè)檔案管理的工作也更加重要。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)和信息化引領檔案管理時代的今天，檔案管理單位進行專業(yè)電子化建設成為行業(yè)發(fā)展的主流和必然趨勢。目前，大部分行政單位對檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的方式，電子化技術的應用程度低，建設的專業(yè)檔案管理水平有限、員工的執(zhí)行力弱的實際狀況，本文對近年來我國的電子化專業(yè)檔案管理體系建設中存在的弊病進行了論述，并嘗試提出相應的建設方法，為檔案電子化建設開拓前景。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;電子化建設

檔案的形成和存在，是標志著國家、社會以及企業(yè)和個人在正常社會活動中逐步形成的包括聲音、圖像、文字和其他不同信息形式的資料和記錄。檔案的電子化建設，就是通過對計算機數(shù)據(jù)進行了篩選和數(shù)字化的收集，令其自動生成各種基于計算機電子數(shù)據(jù)的檔案文獻和信息，以供企業(yè)和人們的日常應用。

1 行政單位檔案管理電子化建設的必要性

1.1 有助于相關部門提升其檔案的信息服務管理功效

檔案管理相關部門進行電子化建設，能夠大大增強其檔案的信息管理使用的效率和便利性，提升其信息服務的功效。相對于傳統(tǒng)的檔案管理的形式，電子化的管理不僅大大節(jié)約了成本，并且信息傳遞的形式也已經(jīng)有了一系列突破性的創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。電子化技術相對于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于：一是擴展了檔案管理的服務范圍;二是能夠大幅度提升檔案信息的使用效率，對于提升檔案管理相關部門的信息服務和功能充分發(fā)揮其作用提供了絕佳的平臺和條件。

1.2 有助于降低檔案的管理和加工成本

通過傳統(tǒng)檔案管理方式進行的檔案管理過程中，對相關檔案的資料進行的采集以及進行編制和整理出版都需要有很高的管理成本。在其運用了電子化管理模式之后，能夠快速的降低檔案管理投入的成本，提高產出。通過多次的開發(fā)，可以有效降低其檔案管理因經(jīng)費不足而可能存在的風險和限制，減少其管理和加工使用相關信息需要的工作時間和成本，實現(xiàn)檔案管理的健康發(fā)展。

1.3 有助于提高二次文獻檔案的數(shù)字化利用和時效性

從傳統(tǒng)文字形式采集信息到形成二次文獻的數(shù)字化信息，需要耗費大量的人力和物力，對二次文獻檔案數(shù)字化信息的實際應用和價值也造成了影響。對文獻進行檔案電子數(shù)字化的管理能夠直接實現(xiàn)通過機讀的方式快速形成二次文獻檔案，并直接利用計算機電子技術進行文獻的加工和整理，有助于提升行政單位檔案管理的效率和穩(wěn)定。

2 加強行政單位檔案管理電子化建設的有效手段和路徑

2.1 建立健全檔案管理體系和電子化管理體制

通過自上到下逐步建立健全、統(tǒng)一的行政檔案電子化的管理體系，嚴格規(guī)范其在檔案制作以及信息收集和管理歸檔上的時效、程序以及其方法等主要內容。第一，需要研究制定一套突出局域網(wǎng)內行政辦公單位自身管理特點的行政單位電子化檔案的利用、保密以及其保管的電子化制度。第二，對電子檔案信息化建設的基礎性課題進行探討，一是深入研究傳統(tǒng)紙質文檔向電子信息化管理轉變過程中可能遇到的問題和難點，二是深入分析怎樣更安全、快捷、有效地進行電子文件檔案的管理和使用。

2.2 強化對電子檔案的具體信息收集和管理

通過建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫內容進行計算機數(shù)據(jù)以及相關信息目錄的檢索，從而對紙質檔案進行圖像掃描進行識別，進而快速進行檔案的錄入。對紙質檔案進行電子化轉換時，一定需要保證紙質檔案的真實性和信息的可靠性，并對信息實行安全的加密保管，對于需要進行保密信息管理的紙質檔案信息做好保密工作，如需要進行信息的加密、防讀、權限設置和控制等進行加密信息處理，以此更好地保證電子化檔案管理的保密性和電子化信息管理順利地實施。

2.3 全面地提升行政單位檔案管理工作人員的電子化綜合能力和素質

除了進行電子化的檔案管理，還意味著需要全面地提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的電子化綜合能力和素質。建設一批技術水平高、現(xiàn)代檔案管理水平強的高素質檔案工作管理人才。對于檔案管理人員進行的電子化檔案管理體系的建設，最核心的力量就是必須具備一支對計算機檔案管理技術掌握過硬的專業(yè)團隊，這關系著行政單位電子化檔案建設水平。

2.4 加強檔案管理部門間的溝通與信息交流，實現(xiàn)其資源共享

伴隨著我國現(xiàn)代檔案信息化管理時代的進入與發(fā)展，人們對于檔案信息的需求也在不斷的遞增，檔案部門根本無法對其擁有的全部各類檔案信息資源進行完整的管理利用、保存和收集整理。這就意味著需要將檔案管理相關職能部門各自為政的尷尬局面徹底打破，促進各個檔案管理職能部門的相互連接，發(fā)展他們之間的橫向聯(lián)系，從而更好的實現(xiàn)其資源共享，滿足現(xiàn)代社會更大范圍的信息化需求。

2.5 注重對檔案信息深層次的分析研究開發(fā)

目前檔案管理相關部門在充分運用先進的硬盤光盤數(shù)據(jù)存儲、掃描檔案管理系統(tǒng)、計算機等電子信息技術對相關檔案信息進行了電子化的收集、保存和分析整理之后，需要更加注重管理相關部門檔案信息的展開，更深層次的分析研究和利用開發(fā)。通過準確、及時的分析收集社會大眾反饋的檔案管理相關資料和信息，以及檔案管理利用的結果之后，明確信息來源變動的時間和狀態(tài)，以此更好地保證檔案管理相關部門人員能夠及時做出有效的檔案管理決策，并使其能夠及時更好的有效服務于社會大眾。

3 結語

社會的發(fā)展必然需要進行信息化和數(shù)字化的檔案信息系統(tǒng)建設，為此，我們一定必須要加強對行政單位檔案管理系統(tǒng)進行信息電子化建設的認識和重視程度。我們必須正視當前檔案電子化建設的問題，通過革新檔案管理觀念、培養(yǎng)高技術素質的人才、改革創(chuàng)新檔案管理制度和完善檔案管理系統(tǒng)，不斷加強和提高行政檔案管理單位對社會檔案管理信息化和專業(yè)的認識水平，以此實現(xiàn)行政單位檔案管理的高速、有效健康發(fā)展。

參考文獻

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