深化企業檔案信息資源開發與利用工作的策略

王茹姣 韓冰

摘 要：當前，社會已經進入大數據時代，信息資源呈現出爆炸式增長趨勢，大數據時代，檔案工作面臨新的機遇與挑戰。企業檔案真實地記載了企業生產經營和管理活動，對企業的長足發展具有重要價值和意義。隨著企業辦公自動化的廣泛使用，電子文件與日俱增，檔案信息資源總量猛增，傳統的檔案管理理念已難以適用大數據時代檔案事業發展的需求，企業開展檔案數字化建設迫在眉睫。

關鍵詞：企業檔案;信息利用;開發利用;優化措施

企業檔案記錄著企業日常管理及生產活動的各方面內容，并為企業決策和各項業務工作提供了參考、支撐、依據等豐富的檔案信息資源，其重要性不言而喻。由于檔案所承載的信息價值需要經過利用才能實現，所以全面、有效地提供檔案利用服務是檔案管理工作最終目的。在檔案數字化與大數據信息時代，數字化的檔案載體以及“互聯網+”的信息高速，對檔案信息有著更加日趨廣泛的利用需求，對當前的檔案檢索和利用工作提出了更高的要求，結合時代發展需要，深化企業檔案信息資源開發與利用工作，提高檔案利用的全面性、系統性、完整性、便捷性，加強檔案數字化信息資源優勢，以促進企業檔案信息化建設更好的發展。

1 檔案信息開發利用現存問題與原因

1.1 信息孤島中的檔案檢索

檔案檢索是指對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件。目前檔案檢索方式上有手工檢索和計算機檢索兩種方式，由于計算機技術的深入，在檔案管理系統運行環境下的計算機檢索方式已普遍使用。

但在大數據時代，這類依靠檔案系統的檢索，容易因為系統運行環境、系統接口不同、數據存儲格式等原因產生隔離，信息上缺少聯合，檔案難以流通，形成“檔案信息壁壘”，甚至形成“檔案信息孤島”，即檔案信息分散，存儲形式不同，多以局部范圍的應用模式存在，進而形成跨部門、跨地區、跨行業信息壁壘。

1.2 檔案信息化建設缺乏堅實的基礎設施支持

對企業檔案進行信息化建設需要硬件與軟件環境的支持，其中硬件環境是檔案信息資源開發、利用的基礎，包括網絡基礎設施、軟件設備、硬件設備等，例如檔案信息的管理系統、存儲檔案、計算機設備、資金投入等。當前，我國企業檔案信息資源建設與管理并未得到企業足夠的重視，究其原因在于短期內企業無法看到對檔案信息資源建設與管理產生的經營成效，導致企業并未給檔案的信息管理配備足夠的人員與資金，以致于企業檔案信息資源建設與管理的質量不高，發展遲緩。軟件環境主要指的是企業管理層對檔案信息資源開發利用的重視程度、相關的制度建設、員工的檔案意識等，這些都是有序開展企業檔案信息資源開發利用的重要保障。

1.3 檔案信息化的規范標準較為滯后

我國企業檔案信息資源的開發和利用工作尚處于探索與實驗階段，各企業對檔案信息資源的信息化建設與管理還比較原始，如照片檔案管理、文書檔案管理等。這一現狀透露出一個重要問題，那就是對企業檔案信息資源的信息化、數字化建設的規范與標準。當前，對檔案信息資源的建設基本上都處于探索階段，而原有的關于檔案的法規體系雖然能在一定程度上解決企業檔案信息資源建設與管理遇到的部分問題，但新的問題會隨著信息化程度的日益加深而不斷凸顯出來，這些缺乏相關規范標準依據的問題就難以得到妥善解決，造成企業檔案信息資源開發和利用的發展較為緩慢。

2 新形勢下深化企業檔案信息開發與利用的策略

2.1 完善檔案整理工作，全面檔案著錄標引。

目前，我國檔案著錄規則在著錄層級上過于簡單，缺少更為細致的劃分。在著錄標準完善的同時，應加強檔案人員素質，做到全面檔案著錄和標引。通過完善檔案整理工作，整合資源，讓檔案工作者在檔案整理過程中，能夠充分了解到檔案所記載信息的各方面元素，理解與各項檔案資料的關聯性，繼而采用多樣化的標引手段，通過主題、次要主題、備注、參見等內容，全面完整的表達出整理檔案的價值，并注明檔案之間的聯系關系。全面檔案著錄及多樣標引工作，主要是通過完善企業檔案整理工作來提升信息資源的利用效率。但由于著錄工作主要依靠檔案人員完成，這對人員的專業素質提出較高的要求，存在一定的局限性。

2.2 重視檔案信息網站水平的提高

在檔案信息化建設的過程中，我們必須要不斷地對檔案信息進一步整合，只有在不斷完善檔案信息網站的前提下才能夠保證信息的完整性。而檔案部門也要加強網絡建設的重視程度，只有在及時更新網站信息的前提下并且加強與群眾之間生活的緊密連接，才能夠保證檔案網絡內容的有效推廣，讓群眾了解到檔案信息網站的水平。在網站建設完成后也要進一步地加強管理，對網站中的各種問題及時更新，做好網絡的相關準備工作，避免檔案信息丟失，從而提高檔案信息的利用效率。

2.3 文書電子檔案整理

在企業的日常運行過程中，必然會產生各種各樣的文書類檔案，要嚴格保管好這些檔案，首先是內部文件，要按照年限、部門、保管期限進行分類和保管，同時做好數據的拷貝工作，即使一個服務器出現問題，仍然有備用的服務器保存有相應的電子檔案。要建立相應的網站系統，加強分類整理，做好服務性工作，及時更新文書檔案的文件目錄，方便工作人員進行查找。其次是外來文件，工作人員應當定期收集和整理外來文件，并且在掃描室進行數字化掃描，將圖片文件上傳到云端平臺，加強相應的網絡辦公系統配套，所有公文的傳遞、審批、蓋章工作均在網上操作，從而提高工作效率和工作質量，讓工作流程更加透明和清晰。當某一個環節出現問題時，能夠根據網絡足跡追本溯源，找到相應的責任人。對于整理完畢的文件，應當由檔案管理部門進行，統一存檔，確定保密級別和保管期限，并且加上檔案管理信息，比如分類號，檔案號等等，以供后續查閱和調用。

2.4 加強檔案信息資源的管理與整合能力

檔案信息資源是本企業管理與發展的重要資源，應進行嚴格的管理，強化檔案信息管理人員的信息意識和管理意識，對本企業檔案信息資源進行有效的整合、統籌和規劃，嚴格執行檔案信息管理標準，對信息資源進行及時的跟蹤整理，確保檔案信息在調取、查閱、歸檔等環節的嚴格管理，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和系統性，提高檔案信息管理人員的專業水平與職業素養，不斷加強檔案信息管理水平，提高檔案信息管理的工作效率，強化崗位責任與崗位要求，提升對檔案信息資源的獲取、篩選、審核、保管及取用能力，尤其是本企業重要的檔案信息，應加強審核與管理水平，提高信息安全等級，從而促進本企業檔案信息資源管理的整體水平和效率。

3 結束語

綜述所述，企業檔案信息資源的開發和利用是建立在檔案信息化、數字化基礎之上的，同時還要保障檔案信息資源的安全。所以，要想充分對檔案信息資源進行開發和利用，不僅要加強對企業檔案資源的數字化建設，并以網絡為媒介實現信息的交流，還要健全其安全保障體系，為企業檔案信息資源的開發和利用營造一個穩定安全的環境。

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