基于信息化時代下會計檔案管理的探析

劉學

摘 ? 要：隨著科學技術的不斷進步，以及信息化的飛速發展，會計檔案管理工作在日常經營管理工作中占據著重要的地位，如何對會計檔案管理工作進行創新和完善，與信息化的發展保持一致，符合社會發展要求，是信息化時代下必須要重視的問題。文章中對信息化背景下會計檔案管理工作作了詳細的闡述，首先肯定了會計檔案管理工作的重要性意義，接著提出了信息化下會計檔案管理存在的問題，最后論述了信息化背景下會計檔案管理的優化改進措施，以期望為同行提供理論的參考依據。

關鍵詞：信息化 ?檔案管理 ?優化措施

中圖分類號：F232 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）06（a）-0194-02

1 ?會計檔案管理工作的重要性意義

積極的落實檔案管理工作，能夠為企業的發展創造良好的效益。檔案管理工作現已逐步的滲透至多項工作中，必須要結合信息化時代的發展進程，對檔案管理工作的路徑進一步創新。目前檔案管理工作正處于改革、創新的關鍵時期，因此需要尋找合理的落腳點，積極的收集相關的信息，將檔案整理工作落實到實處，針對檔案的基本內容展開合理化的分析，對企業展開科學的評估，保證企業能夠與時代共同進步。

2 ?現階段會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理質量低

信息化時代下，會計檔案管理工作的內容較多，對會計檔案管理人員的也提出了較高的要求，但在實際的工作中，會計檔案管理工作都是由會計人員來兼任，而往往是較為注重會計的相關業務工作，對會計檔案管理工作不夠重視。而會計人員在從事檔案管理工作時，沒有進行檔案基本知識的培訓和學習，對于會計檔案管理過程中出現的問題無法進行解決，致使會計檔案管理工作質量較低。

2.2 會計檔案資料收集不全

會計檔案是企業在進行經濟業務活動中各項會計核算按照相關標準進行保存的會計賬簿、憑證、報表等。在實際的會計檔案管理工作中，企業對會計憑證、報表、賬簿等會計核算內容較為關注，但是對于會計檔案資料的收集不夠重視，使會計檔案資料的完整性缺失，這同時也影響了會計檔案管理工作的正常開展。

2.3 缺乏對會計檔案管理的關注度

企業管理層對會計檔案管理工作的重視程度不夠，過多的關注業務管理，忽視檔案管理，遇到會計檔案的相關工作，都是敷衍了事。由于對會計檔案管理工作的重視度不夠，所以從事檔案管理的工作人員專業知識也匱乏，檔案管理工作的有效性也會受到相應的影響。

2.4 會計檔案管理松散

會計檔案管理應該分為兩類，即紙質的檔案和電子檔案，在實際工作中，由于企業管理層對會計檔案管理工作的松散，沒有相應的檔案管理制度，所以會計檔案管理人員在對檔案進行歸檔時，沒有將紙質檔案和電子檔案進行統一，而是隨意的進行紙質檔案或者是電子檔案的更改，使企業中會計檔案管理工作的質量降低，影響日后會計檔案的使用。

2.5 電子檔案管理缺位

在信息化時代下，對電子檔案的應用將會是會計檔案管理工作的重中之重。電子檔案工作，就要求相關工作人員能夠利用計算機進行會計檔案管理工作，對計算機的軟件硬件進行維護等，而在實際的工作中，會計檔案工作人員缺乏對電子檔案的管理意識，他們僅僅認為只要檔案存放在計算機里就萬事大吉，由于一些外來因素、主觀因素、自然因素等的干擾，都會給檔案信息造成一定影響。

3 ?信息化時代下會計檔案管理的優化改進措施

3.1 改變傳統的檔案管理模式

在傳統的會計檔案中，檔案管理工作是對紙質材料、錄音、圖片等進行管理，這些內容的收集都是通過人工來進行，工作量相對加大，而收集的過程也較為復雜，一旦遇到繁瑣的檔案信息，如果檔案工作人員無法提煉到有效的檔案信息進行存檔，則不能保證檔案工作的完整性，對檔案管理工作造成了一定的影響。在信息化背景下，由計算機代替人工操作來進行會計檔案的收集和管理工作，檔案資料信息可以實現加工、處理、分析的功能，通過資料的優化、整合、分類，對會計檔案進行信息化的處理，使信息資源更加全面，為企業的會計檔案管理工作注入了新的活力。

3.2 樹立正確的管理觀念

在信息化時代下，會計工作不僅能夠實現線上傳遞，同時還可以實現管理工作的最大化利用。在實際的管理過程中，管理目標之所以會出現不完整的問題，主要是管理人員的管理理念不夠正確，所以要能夠對會計檔案管理工作給予高度的重視，確保財務賬目的準確性與清晰性。另外在完善制度的過程中，要根據行業發展特點，對會計檔案的保管制度進行完善，確保會計電算化檔案管理工作的正常運行。

3.3 構建檔案信息管理系統

信息化下的會計檔案管理工作中，建立并健全檔案信息管理系統勢在必行。企業中應該能夠結合自身的發展狀況，建立自身的檔案信息管理系統，并能夠結合市場需求進行不斷的調整和完善，向最優化的管理流程改進，實現檔案信息管理系統真正為企業所服務的目標。對于檔案信息管理系統中軟件的使用和開發，不能一味的生搬硬套，要開發符合企業實際工作需要的高效性的軟件，以實現系統的最大價值。與此同時，要同步建立檔案信息管理系統的內控制度，來保障檔案管理工作的有序和健康開展。信息化時代下會計檔案管理工作的效率得到了大大提高，但是這個過程中，對于會計檔案管理工作的安全性不能忽視，相應的防范工作要做足，避免外來因素的干擾，保護檔案信息管理系統的安全，推動企業的可持續發展。

3.4 加強檔案管理安全

在信息化時代下，信息安全應該引起廣泛的重視，對于會計檔案管理工作而言，會計檔案管理的安全性對企業的發展起著至關重要的作用。所以這就要求企業中應該加強檔案管理工作人員的安全意識，保障會計檔案信息的安全性和有效性。由于信息化時代下，會計檔案管理工作的多樣化，這給會計檔案管理工作提出了較高的要求，而會計檔案管理工作的工作者，更應該努力提高自身的安全意識，面對會計檔案的新載體和新技術，要能夠以發展的眼光看問題，使會計檔案管理發揮其最大的價值，更好的為企業的經營管理和經濟發展所服務。

3.5 提升員工管理能力

隨著市場經濟的不斷發展，企業的經營業務范圍也在不斷擴大，而工作內容的細節也引起了廣泛的重視，對于會計檔案管理工作人員而言，其工作任務也越來越艱巨，對其的能力要求也越來越高。所以企業中應該定期對會計檔案管理工作人員進行培訓，結合市場經濟的發展趨勢，立足企業自身，培養其會計電算化管理的相關知識，努力提升會計檔案管理人員的專業知識和相關技能。與此同時，對相關崗位的工作人員，如財務人員、系統管理人員等也要一并進行培訓，培訓內容要更有針對性，不斷提高員工的知識結構體系，使其能夠以更飽滿的熱情投入到工作中，為企業的發展奠定堅實的人才基礎。

4 ?結語

綜上所述，在信息化時代下，企業各項工作中都融入了信息化的手段，而會計檔案管理工作同樣如此。信息化下的會計檔案管理工作面臨的挑戰和機遇并存，如何保證會計檔案管理工作的優化進行，要充分利用信息化的先進技術手段，對會計檔案管理工作中存在的問題進行不斷的優化和完善，提高會計檔案管理工作的質量，從而提高企業的經營管理水平，提高企業的經濟效益。

參考文獻

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