新時(shí)期公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作研究

張海寧

摘 要：當(dāng)前時(shí)代背景下，高校畢業(yè)生越來(lái)越多，在一定程度上增加了就業(yè)難度，造成就業(yè)困難。為了有效解決就業(yè)問(wèn)題，多數(shù)地區(qū)成立了公共就業(yè)服務(wù)中心，主要是方便求職者、招聘者調(diào)取資料。不過(guò)，公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理存在較多問(wèn)題，檔案管理信息化水平較低，需要紙質(zhì)填寫(xiě)檔案內(nèi)容，大大降低檔案管理效率;管理人員未及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行處理，導(dǎo)致管理中心存在較多棄檔案;管理人員數(shù)量不足，缺乏科學(xué)合理的檔案管理方法。為了改善該種狀況，需要不斷加強(qiáng)公共就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作，完善檔案管理制度，依據(jù)檔案類型進(jìn)行分類，提高檔案管理效果;對(duì)進(jìn)行檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其掌握檔案管理要點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)。本篇文章對(duì)公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)中心;檔案管理;工作

1 公共就業(yè)服務(wù)中心加強(qiáng)檔案管理的意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，促進(jìn)了各行各業(yè)進(jìn)步，為高校畢業(yè)生、農(nóng)村勞動(dòng)人員提供更多就業(yè)機(jī)會(huì)，因此需要公共就業(yè)服務(wù)中心加強(qiáng)檔案管理工作。檔案對(duì)于人事管理具有重要意義，檔案在人事管理中具有較強(qiáng)流動(dòng)性，主要記錄個(gè)人信息、學(xué)歷信息以及工作信息等，可以通過(guò)觀看檔案信息了解其社會(huì)實(shí)踐狀況。此外，檔案對(duì)社會(huì)生活也具有至關(guān)重要影響，比如，相關(guān)社會(huì)保障制度在執(zhí)行前、執(zhí)行中均需要參照個(gè)人檔案，從而保證社會(huì)保障制度的順利執(zhí)行。另外，求職者使用檔案的概率比較高，可以通過(guò)對(duì)招聘單位發(fā)放簡(jiǎn)歷、檔案資料獲取面試機(jī)會(huì)，而招聘單位通過(guò)求職者檔案可以掌握學(xué)歷史、獲獎(jiǎng)情況以及實(shí)習(xí)記錄等，由此可以說(shuō)明有效的檔案管理可以幫助求職者就業(yè)，增加就業(yè)率，間接促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2 公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理信息化水平較低

目前，科學(xué)技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)了電子信息技術(shù)進(jìn)步，改變了社會(huì)大眾的生活與工作方式。不過(guò)，公共就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理為抓住該機(jī)遇，還是延續(xù)過(guò)去的管理方法，未對(duì)檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化管理，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理效率低下。造成這種狀況的原因主要包括兩方面，一方面檔案管理部門未將管理工作重視起來(lái)，缺乏資金投入，無(wú)法更新檔案管理設(shè)備，不得不在檔案管理是依據(jù)沿用過(guò)去的Excel表格[1]。另一方面，當(dāng)然管你是小學(xué)開(kāi)始，過(guò)去信息技術(shù)還未得到有效發(fā)展，多采用紙質(zhì)版方案，將所有紙質(zhì)版檔案統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為電子版檔案難度較大，會(huì)消耗較多的時(shí)間、人力以及無(wú)力。

2.2 存在大量的棄檔案難以管理

相關(guān)研究結(jié)果顯示，公共就業(yè)服務(wù)中心存在較多廢棄檔案，進(jìn)而增加檔案管理難度。出現(xiàn)這種狀況與高校大學(xué)生具有較大關(guān)系，具體分析如下：1）部分高校畢業(yè)生沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自身發(fā)展的重要性，在畢業(yè)后未及時(shí)將就業(yè)通知書(shū)帶回檔案原籍地方，最終導(dǎo)致該檔案默認(rèn)為廢棄檔案[2]。2）部分畢業(yè)生在畢業(yè)后通過(guò)快遞的形式將檔案寄給公共就業(yè)服務(wù)中心，但未與就業(yè)服務(wù)中心聯(lián)系，處于不聞不問(wèn)狀態(tài)。而檔案管理人員沒(méi)有權(quán)限對(duì)該檔案輸入、管理，最終使檔案信息無(wú)法得到有效更新，最終廢棄。

3 加強(qiáng)公共就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理措施

3.1 規(guī)范相關(guān)管理制度

為了有效改善高校畢業(yè)生就業(yè)難、就業(yè)慢狀況，需要不斷提升公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理效率，相關(guān)檔案管理部門及時(shí)分析檔案管理中存在的問(wèn)題，共同探究提升檔案管理質(zhì)量的措施。首先，需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范，針對(duì)方案管理問(wèn)題完善檔案管理制度。要求檔案管理部門工作人員都各司其職，明確掌握自身工作范圍、工作要求，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，避免在檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推脫，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高，提升相關(guān)人員的就業(yè)率，進(jìn)一步緩解社會(huì)就業(yè)壓力[3]。此外，還需要相關(guān)部門對(duì)檔案處理環(huán)節(jié)進(jìn)行整理、規(guī)范，縮短檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)時(shí)間，使整個(gè)檔案處理流程更加具有嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性以及合理性，降低檔案信息處理錯(cuò)誤率，避免對(duì)個(gè)人信息造成不利影響。

3.2 完善檔案管理分類方法

我國(guó)人口呈現(xiàn)老齡化趨勢(shì)，為了改善該種狀況國(guó)家提出二胎政策，人口數(shù)量不斷提升，進(jìn)而增加檔案管理數(shù)量，檔案管理難度也隨之提高。因此，為了有效提高檔案管理效率與難度，可以對(duì)當(dāng)前檔案管理分類方法進(jìn)行完善[4]。依據(jù)地區(qū)檔案管理現(xiàn)狀，采取不同的檔案管理分類方法，比較常見(jiàn)的檔案管理分類方法為時(shí)間順序法、地區(qū)分類法、年齡分類法等，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類后，可以再次依據(jù)其他各項(xiàng)準(zhǔn)則實(shí)施分類，從而方便相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。此外，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類管理后，相關(guān)社會(huì)單位可以根據(jù)檔案分類，及時(shí)查詢檔案信息，提升工作效率，減少檔案查詢流程，對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量提升具有積極意義。

3.3 加強(qiáng)管理的科學(xué)性

公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理在規(guī)范管理制度、完善檔案管理分類方法后，還需要對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行細(xì)化，是整個(gè)檔案管理流程更加具有科學(xué)性、合理性。需要相關(guān)管理人員總結(jié)過(guò)往檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在強(qiáng)化檔案管理方法時(shí)真正做到取其精華，去其糟粕，建立起科學(xué)的檔案管理發(fā)展體系，確保檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)都具有規(guī)范的程序、科學(xué)的方法，最終是整個(gè)檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及精細(xì)化方向進(jìn)

步[5]。除此之外，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)終端以及智能化設(shè)備被廣泛應(yīng)用于生活工作中，檔案管理單位可以將這些技術(shù)融入到檔案管理工作中，比如，將個(gè)人信息統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，依據(jù)計(jì)算機(jī)程序中所設(shè)定好的程序?qū)n案實(shí)施分類，進(jìn)一步提升檔案分類效率[6]。并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)統(tǒng)一管理檔案，可以降低檔案輸入錯(cuò)誤率，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)共享，求職者可以在任意地方查看自身檔案信息，使方案管理更加充滿現(xiàn)代化。

3.4 加強(qiáng)對(duì)于從業(yè)人員的管理

檔案管理人員直接影響了檔案管理質(zhì)量，因此需要不斷加強(qiáng)從業(yè)人員綜合素質(zhì)、管理技能等。不過(guò)，目前檔案管理部門比較缺乏檔案管理人員，造成實(shí)際工作量與從業(yè)人員失調(diào)狀況，不利于檔案管理質(zhì)量與效率的提升[7]。為了有效改善各種狀況，相關(guān)部門需要依據(jù)自身實(shí)際情況適當(dāng)增加檔案管理人員數(shù)量，在招聘檔案管理人員時(shí)可以適當(dāng)提升入職門檻、并對(duì)其學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行要求，在管理人員入職后，需要組織新入人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求管理人員掌握檔案管理制度、檔案管理流程、紙質(zhì)與電子檔案管理方法等，進(jìn)而促進(jìn)其管理技能的提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)上文所述可知，在高校畢業(yè)生數(shù)量不斷增多的影響下，公共就業(yè)服務(wù)中心檔案管理問(wèn)題不斷涌現(xiàn)出來(lái)。因此，需要相關(guān)部門不斷規(guī)范檔案管理制度、完善檔案管理分類、管理方法，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高。

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