高校檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路

林婷婷

摘 要：現(xiàn)階段阻礙高校檔案管理質(zhì)量提升的主要因素有高校檔案管理理念落后、高校在檔案管理上資源投入不足、檔案服務(wù)職能有較大限制。建設(shè)質(zhì)量保證體系是克服阻礙因素、促進(jìn)高效檔案管理質(zhì)量提升的辦法之一，在建設(shè)質(zhì)量保證體系時(shí)，高校可從思想原則、工作體系、工作模式入手，以這三點(diǎn)為建設(shè)思路，通過(guò)明確高校檔案管理指導(dǎo)思想與原則、構(gòu)建科學(xué)的高校檔案管理工作體系、完善高校檔案管理工作模式，建成高校檔案管理質(zhì)量保證體系，促進(jìn)高校檔案管理水平全面提升。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;質(zhì)量保證體系;建設(shè)

1 高校檔案管理的內(nèi)容與作用

在現(xiàn)階段，高校檔案管理內(nèi)容主要可分為“對(duì)高校檔案實(shí)體進(jìn)行管理”與“對(duì)高校檔案管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理”兩部分內(nèi)容，前者是對(duì)高校檔案資源進(jìn)行管理，包括信息的收集、利用等等，后者是對(duì)檔案利用者、檔案服務(wù)工作等等進(jìn)行管理，包括檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案服務(wù)管理等等。

高校檔案管理的作用，可歸結(jié)為“為高校發(fā)展服務(wù)”，它不僅僅是高校歷程的真實(shí)記錄，也是高校文化精神的傳承與延續(xù)。具體來(lái)講，高校檔案管理的作用有：第一，為高校管理活動(dòng)、文化建設(shè)活動(dòng)等多個(gè)類(lèi)型的活動(dòng)的開(kāi)展提供參考資料，促進(jìn)活動(dòng)順利開(kāi)展;第二，有傳播知識(shí)、教化育人的作用，同時(shí)可增加高校的底蘊(yùn)，為塑造高校形象、凝聚高校精神背書(shū)。

2 阻礙高校檔案管理質(zhì)量提升的因素分析

2.1 傳統(tǒng)思想觀念的束縛

關(guān)于傳統(tǒng)思想觀念的束縛導(dǎo)致高校檔案管理質(zhì)量不佳，解釋如下：在高校傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中，高校相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作一知半解，阻撓了高效檔案管理質(zhì)量提升。比如，檔案工作者只將檔案管理工作視作一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，并未真正意識(shí)到檔案管理的價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不佳;又比如，高校領(lǐng)導(dǎo)并不清楚檔案管理的作用，所以不重視高校檔案管理工作的開(kāi)展，未為高校檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好氛圍，未安排足夠的檔案工作者來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，無(wú)法保證檔案管理工作順利開(kāi)展、高質(zhì)完成。

2.2 資源投入不足的羈泮

高校檔案管理資源投入不足會(huì)導(dǎo)致高校檔案管理質(zhì)量得不到保障。資源投入不足，主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，在檔案管理人員上投入不足。比如，檔案管理人員缺乏學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，檔案管理能力得不到明顯提升，已無(wú)法滿足新時(shí)代下的高校檔案管理需要。另一方面，在檔案管理設(shè)備與技術(shù)上投入不足。比如，在現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛用于檔案管理的情況下，部分高校檔案管理工作仍舊過(guò)度依賴人工，不僅導(dǎo)致檔案管理效率低下，也導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量無(wú)法借助現(xiàn)代信息技術(shù)獲得提升;又比如，某些高校引入了現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，卻未對(duì)設(shè)備如何投入適用進(jìn)行有力規(guī)劃，導(dǎo)致設(shè)備形同擺設(shè)。

2.3 檔案服務(wù)職能的限制

檔案服務(wù)職能的限制于高校檔案管理質(zhì)量提升有礙。常見(jiàn)的職能限制有：第一，行政干擾限制高校檔案管理質(zhì)量提升。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理水平較高、質(zhì)量較好的高校，其檔案管理工作往往較少受到行政干擾，檔案管理機(jī)構(gòu)是具有一定獨(dú)立性的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，并非下屬行政管理部門(mén)。換言之，當(dāng)檔案管理機(jī)構(gòu)下屬行政管理部門(mén)時(shí)，檔案管理工作往往效率低下、質(zhì)量不佳，例如行政部門(mén)在繁忙之際可能抽調(diào)檔案管理人員去負(fù)責(zé)其他工作的開(kāi)展，影響檔案管理工作正常開(kāi)展。第二，檔案利用權(quán)限限制檔案管理質(zhì)量提升。檔案利用權(quán)限存在限制，主要與檔案鑒定體系有待完善有關(guān)，當(dāng)鑒定體系不完善時(shí)，無(wú)法對(duì)檔案價(jià)值、密級(jí)進(jìn)行精準(zhǔn)明確，檔案資源的利用極易受到檔案管理部門(mén)限制，使檔案管理無(wú)法充分發(fā)揮出價(jià)值為高校發(fā)展服務(wù)，從而阻礙高校檔案管理質(zhì)量提升。

3 對(duì)高校檔案管理質(zhì)量保證體系建設(shè)的探究

3.1 以“明確高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則”為建設(shè)思路

以“明確高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則”為高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)思路，其實(shí)就是通過(guò)梳理檔案管理工作發(fā)展理念、明確高校檔案管理工作原則，為高校檔案管理創(chuàng)造良好的工作氛圍，從而達(dá)到保障檔案管理質(zhì)量的目的。樹(shù)立檔案管理工作發(fā)展理念，即改善高校相關(guān)人員對(duì)檔案管理一知半解的現(xiàn)狀，讓相關(guān)人員意識(shí)到——高校檔案管理工作為高校發(fā)展服務(wù)，且有傳播知識(shí)之效，是高校在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中謀取發(fā)展時(shí)必須關(guān)注的內(nèi)容。明確高校檔案管理工作原則對(duì)高校檔案管理質(zhì)量提升有利，高校檔案管理工作原則有：第一，實(shí)用性與服務(wù)性，即高校檔案管理有深入發(fā)覺(jué)信息資源價(jià)值的作用，可為高校文化建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)的開(kāi)展提供實(shí)際性服務(wù);第二，時(shí)效性，即高校檔案管理在發(fā)覺(jué)信息資源時(shí)，獲得的信息資源往往具有時(shí)效性，其價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間流逝逐漸消減。

3.2 以“構(gòu)建科學(xué)的高校檔案管理工作體系”為建設(shè)思路

以“構(gòu)建科學(xué)的高校檔案管理工作體系”為高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)思路，即通過(guò)優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制、組織職能與提高檔案管理工作者素質(zhì)，為高校檔案管理工作的開(kāi)展提供工作體系保障，從而達(dá)到保障高校檔案管理質(zhì)量的目的。在優(yōu)化檔案管理工作機(jī)制時(shí)，高校可從以下入手：首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制的運(yùn)用，使高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展負(fù)責(zé)，從而達(dá)到加強(qiáng)檔案管理資源投入、優(yōu)化高檔案管理理念、改善檔案管理環(huán)境的目的，保障檔案管理質(zhì)量;其次，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與評(píng)估機(jī)制，使參與高校檔案管理的人員的工作積極性、專(zhuān)注度等等得到有效提高，從而保障檔案管理質(zhì)量。完善檔案管理職能，即加強(qiáng)檔案的服務(wù)職能與教育職能，使高校檔案管理切實(shí)為高校、社會(huì)服務(wù)，同時(shí)借助高校檔案管理實(shí)施檔案教育。提高檔案管理工作者素質(zhì)，即構(gòu)建完善的人才評(píng)價(jià)體系、人才培養(yǎng)與引入體系，從專(zhuān)業(yè)與道德兩個(gè)角度切入，對(duì)檔案管理工作者的素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，然后根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行有目的培養(yǎng)，或直接引入能力過(guò)硬的檔案管理工作者。

3.3 以“完善高校檔案管理工作模式”為建設(shè)思路

以“完善高校檔案管理工作模式”為高校檔案質(zhì)量保障體系建設(shè)思路時(shí)，高校可通過(guò)高校檔案全面管理、高校檔案多元化服務(wù)完善檔案管理工作模式，達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理質(zhì)量提升的目的。高校檔案全面管理，即高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，考慮到信息時(shí)代下信息量暴增的情況、知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中信息重要程度日漸增加的情況，有必要將檔案管理從“局部管理”逐漸擴(kuò)張為“全面管理”，使檔案管理部門(mén)與高校其他部門(mén)連接起來(lái)，建設(shè)全面管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案管理工作覆蓋高校的方方面面，使有價(jià)值信息得到更為全面的收集與利用，從而促進(jìn)高校檔案管理質(zhì)量提升。高校檔案多元化服務(wù)，即除了單一的檔案咨詢服務(wù)之外，為保障檔案管理質(zhì)量，使檔案管理充分發(fā)揮出價(jià)值，高校應(yīng)將檔案服務(wù)從“單一”向“多元”轉(zhuǎn)變，為高校各部門(mén)、各種活動(dòng)的開(kāi)展提供主動(dòng)的、定向的、超前的服務(wù)，同時(shí)提供高校文化、歷史、精神、建設(shè)展示性服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理質(zhì)量的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，并非僅僅在于檔案是否得到了較好保存，更多在于檔案是否得到了較好利用，其價(jià)值是否得到充分發(fā)揮。明確高校檔案管理指導(dǎo)思想與原則、構(gòu)建科學(xué)的高校檔案管理工作體系等做法，不僅可使檔案得到較好保存，也可督促檔案利用與價(jià)值發(fā)揮，因此在加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量保證體系建設(shè)時(shí)，高校可以思想原則、工作體系等等為建設(shè)思路。除此外，在質(zhì)量保證體系建設(shè)過(guò)程中，高校還可從完善檔案管理獎(jiǎng)懲體系等方面入手，使高校檔案質(zhì)量得到進(jìn)一步保障。

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