醫院臨床教學檔案管理工作的探討

馮曉美

摘 要：臨床教學檔案是臨床教學活動中形成的重要教學資料，做好臨床教學檔案收集和管理工作對于提高醫院的臨床教學管理水平及促進教學改革具有不可忽視的作用。

關鍵詞：臨床教學;教學檔案;收集;管理

臨床教學檔案是在臨床教學管理和教學實踐活動中形成并積累的具有保存價值的教學文件材料。承擔著高等醫學院校教學任務的教學醫院，臨床教學檔案是直接反映醫院教學管理、教學質量和教學過程的痕跡，是臨床教學管理和教學活動過程的真實記錄。臨床教學檔案是教學研究和教學醫院評估的重要依據，在醫-教工作中發揮著重大的作用。

1 臨床教學檔案的內容及其重要意義

1.1 臨床教學檔案的主要內容

臨床教學檔案是醫院教學管理職能部門與各教研室組織管理和開展教學活動過程中形成具有保存價值的各種文字、圖片、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。醫院的臨床教學檔案包括有上級教育部門和醫學院校下發的有關教學工作類的文件、各種教學規章制度文件、教學通知、實習大綱、教學計劃總結、輪轉表、授課計劃、授課課件、師資名冊、教學活動記錄、各類教學質量評價等資料，它們都是臨床教學的產物，完整而有序的收集、保管并充分利用這些檔案，對完善醫院的教學管理體系、提高臨床教學質量具有重要意義。

1.2 臨床教學檔案管理的意義

臨床教學檔案是衡量一個教研室教學質量和教學管理水平的重要依據。教學檔案是臨床教學活動和臨床教學管理工作的具體體現，因此臨床教學檔案真實記錄了臨床教學活動、教學改革、教研成果和教學管理工作中的教訓。完整、準確的教學檔案為教學管理部門總結教學經驗提供重要的參考依據。如我院制定的《教學質量管理考評表》，其中包括制度建立與管理、教學活動開展情況、教研活動與質控、教學質量評價、工作響應與落實等五大方面內容，對教研室每季度的教學質量進行一次評價和總結，并每季度對這些檔案進行整理分析、匯總，能及時找出教學工作中的不足和問題，使各教研室能及時地修改和完善教學計劃，教學內容和方法，有效地提高了教學效率和主觀能動性，從而推動教學質量和教學管理，促進教學管理水平的提升。

1.3 為教學管理與評估提供依據

臨床教學檔案是教學研究和高等醫學院校教學醫院評估的重要依據。教學檔案的管理直接反映了醫院的臨床教學水平和教學管理能力。在教學評估角度看，規范收集、管理教學檔案，保證檔案的完整性、真實性尤為重要。

2 臨床教學檔案的收集、整理和保管

2.1 臨床教學檔案的收集方法

收集工作是檔案管理工作的起點，也是檔案管理工作最重要的環節，臨床教學檔案都來自教學活動，種類繁雜，內容豐富，來源多樣，為保證收集的完整性，可以針對臨床教學工作繁瑣、零碎、分散的特點。采取定期收集和隨時收集相結合的辦法對臨床教學檔案進行收集。1）定期收集。根據檔案材料形成、產生的時間和規律，有目的、有計劃地安排收集整理。對于日常分散形成的教學檔案，應于每月或者每季度進行1次集中收集，每次按照規定的歸檔及時進行收集。2）隨時收集。因教學工作比較繁瑣、零碎，使得教學文件材料基本都散落在教學管理人員、帶教老師或學生手中，以防一些產生于日常教學之中的第一手檔案資料被丟失。檔案人員必須注意跟蹤掌握情況，隨機收集，保質保量地完成文件歸檔。

2.2 做好臨床教學檔案的歸檔和保管

臨床教學檔案與其他門類檔案相比，歸檔時間具有特殊性。教學檔案的歸檔時間是按周期形成的。比如日常教學活動中產生的材料，應于每個月或每個季度進行1次集中整理歸檔;培養一屆學生的過程是一個教學活動周期，一個周期就會形成一套教學材料，不同專業其完成的實習時間不同，因此在每個教學周期將在日常教學工作和教學活動中形成的、有保存價值的教學資料收集齊全，并根據歸檔要求進行分類整理，裝訂成冊，立卷并進行歸檔。臨床教學檔案與醫院其它檔案一樣進行科學管理，妥善保管、有序存放、方便查閱。做好防火、防潮、防水、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等工作。

3 臨床教學檔案管理辦法

3.1 加強教學檔案的管理意識

要增強領導對臨床教學檔案認識，打破傳統認識。醫院檔案雖然包括有很多種類，但臨床教學檔案也是其中重要的組成部分。首先要加強檔案人員的歸檔意識，特別注意日常的收集和整理。也要增強臨床帶教老師的檔案意識，并且在日常教學中注重收集和整理，及時的完成教學檔案的移交，讓教學管理部門能及時歸檔和完善檔案的完整性。教學檔案管理人員在收集整理和保管教學檔案時必須具有對檔案有保密意識，加強教學檔案的保密性。

3.2 建立健全教學檔案管理的規章制度

建立健全教學檔案管理制度是必要保障，檔案資料的收集、管理工作與其它工作一樣，應有完善的管理制度，把歸檔工作納入教學計劃、教學管理和各級管理人員崗位職責中，明確崗位責任和職責范圍，做到權責明確。定期檢查教學檔案管理工作，主動接受上級部門的指導，使教學檔案管理制度化、正規化。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理是一項專業性很強的學科，臨床教學檔案管理工作更是一項業務量較大、系統性較強的工作，是醫院發展中不可缺的一項重要工作，因此管理人員的專業素質顯得尤為重要。要使教學檔案工作更好地適應教學管理的需要，負責檔案的兼職人員應努力提高自身的檔案專業素養和提高自身的思想水平，不斷加強學習檔案的專業知識和管理技能，為臨床教學檔案管理服務。

3.4 加強教學檔案的收集、整理和歸檔

檔案收集是一項逐步積累的過程，也是教學檔案管理工作的前提和基礎。我院作為醫學高等院校教學醫院，一直承擔著醫學院校畢業生的臨床實習任務，勢必會產生大量的教學檔案，日常的收集和整理教學資料是至關重要，例如在教學活動中，這個過程會形成許多資料，如文字登記、課件、圖片、評價表等，那么教學檔案管理人員應根據教學檔案管理要求，應及時對教學活動的材料進行收集、整理、分類和歸檔，以便于今后的查閱和利用。因此，整理教學檔案是一項繁雜、細致的工作，在教學檔案的管理過程中務必嚴格按照標準和要求進行整理。

3.5 提高臨床教學檔案利用效果

臨床教學檔案的收集目的在于利用，加強教學檔案的利用，充分發揮著教學檔案的作用，為教學管理服務。因此，在教學過程中，要注意利用發揮教學檔案作用，為教學管理人員進行總結教學經驗，改革教學內容和方法，提高教學管理水平提供重要參考依據，有著不斷增長的利用需求。檔案管理人員也要主動參與檔案信息資源的開發和利用。進行深入調查研究，及時了解和掌握臨床教學活動情況，主動為深化臨床教學工作提供信息。

4 結語

臨床教學檔案的是臨床教學工作中的歷史記錄，是教學研究和教學醫院評估的重要依據，規范的教學檔案管理是教學醫院提升教學管理職能的表現，及時高效的收集和管理教學檔案，增強教學檔案意識，提高教學檔案管理水平。使之為臨床教學發揮應有的作用。

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