醫院人事檔案管理問題與優化建議探討

摘 要：醫院是為社會大眾提供醫療服務的機構，院內醫務人員的職業道德水準和業務能力水平都對醫院的未來發展具有重要作用。而醫院的人事檔案記錄著全部醫務人員的道德評價、業務情況以及簡歷等資料，這對醫院的人員配置優化是重要依據。鑒于此，筆者將主要針對醫院的人事檔案管理工作進行分析，希望可以為相關從業人員提供借鑒。

關鍵詞：人事;檔案管理;建議;問題;醫院

1 引言

醫院人事檔案管理工作有助于退休人員、外編以及在編的管理，還對醫院領導層做出正確人事決策起到重要信息支持作用。科學的醫院人事檔案可反映出院內職工的個人家庭情況、個人簡歷、工資發放情況、學習工作經歷、獎懲情況以及學術科研水平等重要信息，這些信息不僅體現了個人能力水平，還與個人職稱晉升、工資待遇等具有緊密聯系。因此，人事檔案管理是重要信息依據，是醫院的一項重要工作，務必得到足夠重視，有效及時地展開人員檔案信息整理與分析，并改革創新相關制度，使得醫院人事檔案管理發揮出應有的作用。

2 現階段醫院人事檔案管理存在的主要問題

2.1 醫院對人事檔案管理不重視

社會大眾對人事檔案的不重視，使得人事檔案成為可有可無的存在，削弱了其使用價值。因醫院用人觀念的轉變，通常會偏向于將人事檔案信息作為聘用人才、挑選人才的參考依據，而不是主要依據，其更加注重對人才的具體測試和實際考驗。一方面，醫院通常會更加注重于醫療水平的提高和醫療服務的優化，缺少設立人事檔案的觀念;另一方面，社會大眾對人事檔案觀念的淡化導致醫院對其重視度也在逐漸降低。這些原因就使得醫院人事檔案管理無法得到正確利用與發展。

2.2 檔案管理缺失制度支持

現如今，大部分醫院均有設置醫療標準與章程，也有員工管理制度，可是在人事檔案管理方面的規范制度卻很少。因此，許多醫院的人事檔案管理還保持一種“亂作為”、“亂管理”的現狀，缺少統一明確的制度支撐，對舊檔案的維護以及新檔案的錄入均缺乏規范的工作流程，無法跟上新一輪醫療衛生體制改革的步伐。同時，當人事檔案管理部門的相關人員出現瀆職不作為或有心不作為的情形時，若缺乏人事檔案管理制度的支撐，就會導致醫院的人事檔案管理工作陷入僵局。

2.3 人事檔案管理信息化程度低

因計劃經濟時代等因素的影響，許多醫院的人事檔案管理模式還是沿用傳統的手工紙質版模式，還有一些醫院雖然已經拜托了人工管理與寫入的“原始時期”，進入信息化管理階段，可是其對信息化管理的應用還是停留在表面，未能得到廣泛深入應用。另外，目前醫院的人事檔案的數量較大，如果單純地以人力和傳統技術展開檔案管理就無法高效地解決問題，也不符合目前的科學技術發展規律。因此，為了提升醫院的人事檔案管理效率與質量，還需要對傳統的管理技術與方法進行革新，多嘗試運用一些高科技技術。

2.4 人事檔案管理人員專業水平低

醫院的人事檔案管理存在覆蓋面廣泛、內容復雜以及工作量大等特點，不僅需要掌握相關醫療知識，還需要熟悉一定的人力分配管理知識。但因為醫院對人事檔案管理工作的重視度不高，再加上人手不足等問題，導致人事檔案管理人員專業性不高，這將大大影響醫院的人事檔案管理質量，從而出現人事檔案管理真實性低、內容不健全等現象。

3 人事檔案管理優化的幾點建議

3.1 轉變觀念，重視人事檔案管理工作

根據上述分析可知，醫院出現人事檔案管理問題的根本原因是重視度不夠。因此，醫院的管理層應當將人事檔案管理提升到戰略層次，從思想上重視起人事檔案管理工作。畢竟員工的人事檔案管理可以為企業管理決策提供比較客觀的依據，例如員工檔案中的員工能力、素質、績效評估記錄等是員工調崗、晉升的重要依據，必須得到足夠重視。同時，還需要加強人事檔案管理的宣傳，讓醫院內全體員工都提升對人事檔案的重視度與管理意識。當醫務人員了解到人事檔案管理的重要性后，才會與檔案管理人員相互監督，從而不斷提升醫院人事檔案管理的效率。

3.2 建立健全的人事檔案管理制度

為了讓人事檔案管理人員有章可循，醫院應建立健全的人事檔案管理制度，可提取、借鑒其他優秀的人事檔案管理制度，再結合醫院自身的管理要點和發展情況，設置包括管理制度、檔案歸檔制度、審閱制度以及收集制度等內容于一體的管理制度，從根本上解決人事檔案問題。例如，為避免員工個人隱私信息泄露，在調閱人事檔案前，需經過上級主管部門的批準，獲批后才可以調取。另外，對人事檔案管理人員也需要制定相關的管理制度，將其工作表現作為員工的績效考核指標，對表現突出的員工給予精神上或物質上的獎勵;對表現欠佳的員工，安排相應的專業技能培訓，幫助其更好地解決人事檔案管理中出現的問題;對于瀆職、濫用職權的檔案管理人員，需要給予適當的懲罰，嚴重者需要及時清除出人事檔案管理隊伍。只有制定明確的人事檔案管理人員制度，才能做到獎罰分明，從而有效提升人事檔案管理的質量與效率。

3.3 對人事檔案展開現代化管理

傳統的紙質版人事檔案管理模式比較陳舊且效率不高，應該沿用一些先進的技術手段，實現文檔、網絡與自動化一體化。當前，計算機網絡技術已經成熟，人事檔案管理人員可將員工檔案資料錄入電腦，實現數據化的檔案資料。同時，技術部門應提供強大的儲存平臺與信息數據支撐，提供健全的檔案信息軟件，還可在內部局域網上構建平臺，實現人事檔案管理的資源共享與實時查詢，從而提升員工檔案利用的便捷性。相關技術人員與人事檔案管理人員要通力合作，共同加快醫院的人事檔案信息化建設與現代化管理。另外，為保證人事檔案管理工作的信息化，醫院需配備專門的信息化管理設備，例如掃描儀、打印機、電腦、系統軟件等，實現人事檔案管理工作的信息化、速度化服務。

3.4 構建專業的人事檔案管理隊伍

首先，為提升醫院人事檔案管理質量，對人事檔案管理人才隊伍的建設要強化，選擇一些責任心較強、思想素質較好的人員展開人事檔案管理。同時，還需要加強對這些人員的培訓與教育，提升其專業水平，從傳授相關醫療知識入手，不斷優化其醫院人事檔案管理水平，并且定期考核人事檔案管理人員，迫使他們學習一些先進的管理方法，從而提升人事檔案管理隊伍的綜合素養。其次，在保證醫院人事檔案管理人員的專業知識培訓外，還需要展開人事檔案管理人員的信息化培訓，持續精細化工作流程，加快實現醫院檔案管理的科學化、信息化。最后，醫院還需要積極落實人員的工資待遇，嚴格按照既定的人事檔案管理人員獎懲制度執行，從而提升人事檔案管理人員的工作積極性，提高工作質量。

4 結束語

為深化醫療衛生體制改革，醫院的人事檔案管理必須得到重視及優化，構建專業的人事檔案管理隊伍，建立健全的人事檔案管理制度，規范人事檔案的查閱與收集，并且始終跟上時代的步伐，運用現代技術管理人事檔案，從而為醫院人力資源發展奠定基礎。

參考文獻

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[2]宋歡.提升醫院人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].內蒙古醫科大學學報，2018，40（S1）：440-446.

作者簡介

韓芳莉（1976-），女，漢，陜西，本科，新疆維吾爾自治區第一濟困醫院（自治區第四人民醫院），檔案館員，辦公室檔案管理。