探析教育系統干部人事檔案管理質量提升措施

石朋妮

摘 要：人事檔案是一種非常重要的人才信息，它能夠展現出一個人的學習工作生活履歷，反映出一人的學習表現、特殊才能和其他重要方面信息，是挖掘和提升人才的重要依據。當前人們越來越關注信息資源的管理和保護，對于教育系統的干部人事檔案管理更加需要關注，要為廣大教職員工的職業發展謀劃，提高學校的人事決策的科學性和準確性。面對當前教育系統干部人事檔案管理存在的各種問題，應該提升檔案管理的意識，做好檔案管理人才儲備工作，要創新檔案管理方式，建立完善人事管理體系，還要注重做好數字化方面的建設，從而促進干部人事檔案管理水平的提高。本文基于當前實際情況，主要圍繞教育系統干部人事檔案管理質量提升措施進行了探究，以供參考交流。

關鍵詞：教育系統;干部人事;檔案管理;意義;問題;提升措施

近年來，隨著教育改革的不斷進行，人事檔案管理的重要性越來越突出。人事檔案信息關系到每個人的切身利益，反映出一個人的很多重要信息，而且很多時候還包含著一些隱私的信息，而且檔案信息也有助于領導者發現并選拔人才，所以說確保人事檔案信息的完整和安全具有重要意義。但是當前教育系統干部人事檔案管理存在一些問題，例如缺乏檔案管理意識、專業化檔案管理隊伍、檔案管理模式落后等，從而導致干部人事檔案管理的水平和質量不高，因此需要積極探索工作上的改革創新，為教育系統相關單位的發展提供助力。

1 教育系統干部人事檔案管理的重要意義

干部人事檔案管理工作對教育系統來說是一項非常重要的工作，關系到廣大教職員工的職業發展和教育單位的辦學水平提高。具體來說：首先，準確記錄教師相關信息。教育系統干部人事檔案會收集和整理教師干部的相關資料，建立成檔，主要包括個人的簡歷、進修情況、專業結構、教學評估、技術考核、科研獎勵等內容，可以反映出教師的專業能力、教學水平、工作業績等;其次，人事決策的重要依據。人事檔案記錄了教師干部的相關信息，在反映教師各項能力和業務的同時，也成為人事任免和晉升的一項參考依據;再次，促進教師管理水平的提升。教師的素質和業務能力直接關系著教育質量，通過干部人事檔案管理工作，將教師的受教育情況、教學業績、教學考核等信息收入在案，作為教師晉升考核的重要依據，有利于調動教師的積極性，提升教學管理水平和教育質量;最后，有助于約束職工行為。由于人事檔案準確記錄了許多信息，包括干部的歷史表現、社會關系以及現實表現情況，這些信息由于單位的人事部門進行整理，可以對職工的行為產生一種約束力，從而促進教育系統健康發展[1]。

2 現階段教育系統干部人事檔案管理存在的問題分析

第一，缺乏檔案管理意識。縱觀當前教育系統干部人事檔案管理工作，存在最為主要的問題就是檔案管理意識較差，主要表現在：對檔案管理工作不夠重視、檔案管理工作的財力、物力、人力投入較少、缺少專業化的檔案管理人員、數字檔案建設速度緩慢等。

第二，檔案管理人員的素質問題。教育系統在檔案管理方面人員投入不足，檔案管理人員儲備不足，缺少檔案管理的專業人才，現有管理人員存在年齡偏大且非專業人才，檔案管理的知識和相關技能匱乏，難以滿足新時代數字檔案室建設的要求，嚴重限制了檔案管理的質量。

第三，檔案管理方式落后。檔案管理依舊主要依靠人力完成，數字化檔案室建設進程緩慢，信息化程度偏低，導致檔案管理的效率偏低，尤其是提供檔案查找和借閱時，需要耗費較多的時間去尋找。對于檔案的管理，主要在于檔案的整理和保存，未將人事檔案作為一種資源，挖掘檔案的價值[2]。

第四，檔案收集存在滯后性。由于教育系統檔案管理制度，還不夠系統，不夠完善，檔案收集途徑比較單一，加上檔案人員收集檔案材料主動意識不強，沒有及時地對干部檔案材料及時收集并歸檔。

第五，檔案材料失真、不全。對于人事檔案信息的審核環節把關不嚴格，未對檔案材料真實性進行審核。此外，檔案管理中材料缺失，未及時補全，或者管理不當出現檔案損壞和丟失的情況，影響了檔案的完整性。

3 教育系統干部人事檔案管理質量提升措施和建議

3.1 提升檔案管理的意識，完善檔案存放管理

首先，管理層方面，加強對檔案管理工作的財力、物力和人力的投資，將檔案信息作為重要的資源以及人事任命的依據;其次，加強檔案管理的宣傳。讓教育系統干部認識到檔案的重要性，自覺配合檔案管理人員工作，完善檔案信息，遵守檔案借閱、存取的相關規定;最后，完善存放管理。對于人事檔案的保存要加大安保力度，對于存放人事檔案的地方要保持整潔、統一，對于人事檔案的嚴密性一定要多加防范，存放人事檔案的地方也要有多重防護，做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于現代社會的高速發展，使得人事信息更新也不斷加快，因而各事業單位領導者更應該注重人事檔案管理工作的開展，將其納入工作規劃中去[3]。

3.2 加強培訓和招聘，做好檔案管理人才儲備

首先，人才聘用方面。聘用檔案管理專業的人才，保證檔案管理工作的專業性。其次，人才培訓方面。定期對檔案管理人員，聘請檔案管理專家進行講座，與時俱進，豐富檔案管理人員的專業知識。提升檔案管理人員的創新意識，不斷優化和創新檔案管理工作。最后，做好檔案管理人才的儲備工作。檔案管理人員出現晉升、離職的情況，都會面臨檔案的移交問題 ，檔案管理人員的頻繁變動，容易導致移交不清，出現檔案資料遺失的情況，做好人才儲備，可以避免檔案移交問題。此外，數字化檔案室建設，需要檔案管理人員掌握專業知識的同時，具備一定的計算機和網絡知識，因此需要培養一批懂專業知識和懂技術的復合型人才。教育單位應該建立一個完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個很重要的流程，讓人事部門加強對這方面的認識，對于每一個收集的資料都要重視，對于檔案存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面客觀，且具有動態性，還要對檔案的不同功能進行歸類，加強人事信息的權威性、時效性、準確性、真實性。只有建立完善的管理體系，才能規范人事員工的工作行為，從而不斷提高工作水平。

3.3 創新檔案管理方式，建立完善人事管理體系

首先，加快數字檔案室的建設。數字檔案室建設并非只是將紙質檔案錄入系統，而是利用網絡平臺，建設數字檔案室，實現檔案資源的共享，根據不同的權限，查閱不同的檔案信息，提升檔案的利用率。其次，檔案審核機制。保證檔案的完整性和真實性是檔案管理的基礎，加強檔案信息的審核，包括檔案收集、整理環節以及現有檔案的審核和更新環節，建立審核機制，保證檔案的真實完整。最后，創新檔案管理的績效考核方式。檔案管理人員考核方式不足以調動工作的積極性，導致工作的創新能力不足，服務意識較差，工作效率低下等，因此創新檔案管理人員的績效考核方式，將檔案管理工作的出錯率，服務滿意度等納入績效考核，提升人員的工作熱情。事業單位應該建立一個完善的人事管理體系，將人事資料收集作為一個很重要的流程，讓人事部門加強對這方面的認識，對于每一個收集的資料都要重視，對于檔案存放也要有一定的秩序，讓人事檔案管理變得全面客觀，且具有動態性，還要對檔案的不同功能進行歸類，加強人事信息的權威性、時效性、準確性、真實性。只有建立完善的管理體系，才能規范人事員工的工作行為，從而不斷提高工作水平[4]。

3.4 實施檔案數字化管理，進行檔案材料網上審批

縱觀檔案管理工作，無論是哪個單位的檔案管理，都在朝著信息化的方向發展，數字檔案室的建設十分關鍵。將人事檔案通過高科技將人事檔案進行優化整合，從而加強人事檔案的安全性和完整性，大幅度延長檔案的存放時間[5]。充分利用網絡對于人事信息的處理是相當必要的，再加上部門的配合、技術人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，準確及時地傳輸人事信息。此外。針對存在的檔案材料收集不及時的情況，可以采取檔案材料網上審批的方式，檔案管理部門負責人事檔案材料的網上審批，實現網絡辦公。在 此，需要加大對計算機技術的使用，建立網上檔案信息庫，將檔案信息及時導入到檔案庫中，實現檔案信息的網絡查詢和管理，檔案管理工作效率提升的同時，也可以及時地更新檔案信息，使檔案管理便捷高效。

4 結語

綜上所述，現階段教育系統干部人事檔案管理存在著檔案管理意識差、管理人員專業水平差、檔案管理方式落后、檔案收集存在滯后性、檔案材料失真、不全等問題，為了提升教育系統干部人事檔案管理水平，需要在思想意識、人才建設、管理方式、信息化建設等方面進行加強和完善，從而不斷提升教育系統干部人事檔案管理的質量，為各教育單位的健康發展提供良好的保障。

參考文獻

[1]宋華.探析教育系統干部人事檔案管理質量提升措施[J].卷宗，2015（05）：47.

[2]黃昭眉.教育系統干部人事檔案管理質量提升措施[J].辦公室業務，2015（24）：25.

[3]劉德鋒.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江科學，2017（17）：84-85.

[4]梁曉玲.探析教育系統干部人事檔案管理質量提升措施[J].祖國，2018（03）：20-21.

[5]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理，2015（08）：139-140.