職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作的思考

摘 要：教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，職校規(guī)模不斷擴(kuò)大，加大了職校學(xué)生檔案管理的工作量。檔案記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)活動(dòng)和實(shí)踐活動(dòng)，是與社會(huì)聯(lián)系的樞紐，也是考察學(xué)生的必要依據(jù)，但目前檔案管理工作存在的問題日漸明顯，嚴(yán)重影響到檔案管理質(zhì)量。檔案管理作為職校重要工作內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化教育管理的重要途徑，也是提升管理水平的重要舉措。本文分析職校檔案管理工作存在的問題，提出有針對(duì)性的建議和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作思考;職業(yè)院校

信息化建設(shè)是學(xué)校檔案管理的重要?jiǎng)?chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理工作方法陳舊，不能適應(yīng)教育事業(yè)發(fā)展，又消耗大量的人力物力。因此，職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新，是未來發(fā)展的必要去世。管理體系只有不斷向現(xiàn)代化、技術(shù)化等方式轉(zhuǎn)變，才能滿足未來教育發(fā)展，使得檔案管理工作有質(zhì)的飛躍。

1 職校檔案管理存在的問題

1）缺乏有效管理機(jī)制。職業(yè)教育涉及學(xué)生的擇業(yè)觀和就業(yè)觀，重點(diǎn)是培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力。但職校學(xué)生檔案管理機(jī)制不全面，導(dǎo)致學(xué)生部分檔案流失。一方面是學(xué)校認(rèn)為培養(yǎng)學(xué)生真才實(shí)學(xué)是教育首選，忽視了檔案管理的重要性。一方面用人企業(yè)重視人才的實(shí)用性，輕視職業(yè)院校學(xué)生檔案，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。

就目前而言，職校檔案管理工作缺乏現(xiàn)代化的運(yùn)行機(jī)制，普遍忽略學(xué)生檔案管理工作，管理?xiàng)l例陳舊不夠完善，很少有學(xué)校重視檔案管理工作。檔案管理工作質(zhì)量和工作效率低下，勢(shì)必造成檔案流失等重大疏漏，影響整體檔案管理工作。

2）檔案管理設(shè)備陳舊。信息技術(shù)飛速發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也姓應(yīng)該推陳出新。當(dāng)前，檔案管理工作多數(shù)以手工填寫為主，工作效率低下。職業(yè)院校的信息化管理也處于初級(jí)階段。部分職業(yè)院校往往沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，兼職管理人員力不從心，嚴(yán)重制約了檔案管理事業(yè)發(fā)展。同時(shí)，現(xiàn)代化的設(shè)備軟件等投資不到位，難以引起校方的重視。檔案管理工作是否流暢，離不開專業(yè)的輔助設(shè)備。忽視管理工作的同事，也沒有投入資金購買現(xiàn)代化設(shè)備。陳舊的檔案設(shè)備，極大消耗了人力和物力，也為檔案管理工作帶來了許多麻煩和不變。缺少專業(yè)的輔助設(shè)備，不能充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理體系和檔案管理工作的進(jìn)程。

3）缺乏相應(yīng)的高素質(zhì)管理人才。在職校學(xué)生檔案管理過程中，管理人員的素質(zhì)和能力，一定程度上也影響了工作效率和工作質(zhì)量。當(dāng)前檔案管理人員，專用水平參差不齊，職業(yè)差別明顯。很難發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，大大消耗了資源，也影響了學(xué)生檔案管理工作的全面性發(fā)展。就目前而言，職業(yè)院校的檔案管理人員，綜合素質(zhì)較差，不是專業(yè)科班畢業(yè)，有沒有培訓(xùn)力度，不光影響了檔案管理質(zhì)量，也造成諸多管理不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。因此，提成檔案管理工作，首先要建立一支專業(yè)的隊(duì)伍。

2 職業(yè)院校檔案管理改革方向

1）保障檔案的安全性。學(xué)生檔案管理，作為職業(yè)院校的重要工作，安全性、真實(shí)性是核心。從管理角度而言，學(xué)生檔案管理，要在實(shí)踐中，創(chuàng)新優(yōu)化，將安全、真實(shí)、穩(wěn)定是首要工作。妥善處理好學(xué)生檔案，能從中發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并提出有針對(duì)性的改革策略。職校學(xué)生檔案的科學(xué)性和規(guī)范性，應(yīng)遵循教育發(fā)展趨勢(shì)，從制度角度出發(fā)，全方位的提升管理者工作水平和檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。

2）提升管理效率。作為教育組織，職業(yè)院校檔案管理工作的穩(wěn)定性是關(guān)鍵。在實(shí)際工作中，由于工作模式老化，工作理念落后，檔案管理的要求與實(shí)際工作狀態(tài)不匹配。這就需要?jiǎng)?chuàng)新工作理念和工作模式滿足職業(yè)院校未來發(fā)展去求。

3）服務(wù)于學(xué)校社會(huì)。改革，是為學(xué)校服務(wù)，為教育服務(wù)，因此，學(xué)生檔案管理工作，也能提升教育的有效性和規(guī)范性。在實(shí)踐過程中，以服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)生為導(dǎo)向，切實(shí)的解決檔案管理過程中存在的問題。

3 職校檔案管理創(chuàng)新思路

創(chuàng)新管理工作思路，不僅能提升工作效率，也能推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展。不斷完善學(xué)生檔案管理體系，能加快學(xué)校現(xiàn)代化管理進(jìn)程，也能提升整體管理水平。

1）建立適合職校發(fā)展的管理運(yùn)行機(jī)制。建立有效機(jī)制的核心是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。深入探尋學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需求，做出有針對(duì)性的調(diào)整。同時(shí)，加強(qiáng)整體機(jī)制落實(shí)，提升管理者的工作意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，促使管理者有效完成學(xué)生檔案管理流程。首先，完善管理者的管理意識(shí)，加大宣傳力度，讓管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。其次，緊抓學(xué)生檔案的安全性、完整性和準(zhǔn)確性，確保學(xué)生檔案真實(shí)有效。最后，提升各企業(yè)用人單位，對(duì)學(xué)生檔案的重視。利用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)實(shí)例，增加企業(yè)檔案意識(shí)，懂得利用學(xué)生檔案，挖掘適合企業(yè)的專業(yè)型技術(shù)人才。

2）更新學(xué)生檔案管理設(shè)備。電子信息技術(shù)發(fā)展，為學(xué)生檔案管理工作帶來了契機(jī)，能完善檔案管理的精準(zhǔn)性，提升檔案管理工作實(shí)用價(jià)值。在創(chuàng)新過程中，要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行全面性、系統(tǒng)性整合，增加和強(qiáng)化查找搜索的有效性，讓學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展。首先，加大資金注入力度，購買先進(jìn)設(shè)備。由于電子設(shè)備更新速度較快，所以需要購買文件服務(wù)器以及數(shù)字服務(wù)器等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。其次，擬定適合學(xué)校發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，創(chuàng)建分析系統(tǒng)。根據(jù)學(xué)生檔案的實(shí)際情況，通過計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)管理。讓學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況、職業(yè)技能測(cè)試等情況一目了然。

3）培養(yǎng)專業(yè)化的管理隊(duì)伍。專業(yè)化的管理隊(duì)伍，需要不斷的完善職業(yè)素養(yǎng)，定期進(jìn)行技能培訓(xùn)。不管增強(qiáng)專業(yè)基礎(chǔ)，保持高度的責(zé)任意識(shí)，達(dá)到資源利用最大化。同時(shí)，組織管理者參加技術(shù)設(shè)備培訓(xùn)，想高回報(bào)、高實(shí)效的管理方向邁進(jìn)。首先，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)院校可以定期組織管理者培訓(xùn)，激發(fā)管理者的自忍心和工作熱度。加大培訓(xùn)力度，能起到事半功倍的作用。如，組織實(shí)習(xí)培訓(xùn)和專題講座，促使學(xué)生檔案管理者，不斷豐富新技術(shù)、新知識(shí)。其次，引進(jìn)管理人才。專業(yè)且工作經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，加入到學(xué)生檔案管理工作中，能提升工作效率。同時(shí)，將獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制納入績效考核中，對(duì)優(yōu)秀的管理人才進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，不僅樹立榜樣，也能調(diào)動(dòng)其余管理者的積極性。

在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案管理得不到重視，普遍認(rèn)為是常規(guī)工作，缺乏有一定的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致整體管理水平低下。同時(shí)，缺乏管理認(rèn)知，工作效率也不能得到提升。學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，但受諸多因素影響，學(xué)生檔案管理沒有完成向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變，且管理水平較低。這樣就很容易發(fā)生管理失誤和檔案流失等現(xiàn)象發(fā)生。想要提升職業(yè)院校，學(xué)生檔案管理工作的穩(wěn)定性和科學(xué)性，需要從信息化建設(shè)入手，培養(yǎng)專業(yè)型管理人才，借此提升學(xué)生檔案的真實(shí)性和有效性。

4 結(jié)束語

綜上所述，學(xué)生檔案管理創(chuàng)新具有重要意義，在開展檔案管理工作過程中，方法和理念制約了管理工作效率，作為管理者，在工作過程中，要不斷推陳出新，充分利用現(xiàn)代化手段，豐富工作效率和工作需求，這樣才能更好的為學(xué)校服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)。改變管理體系，應(yīng)遵循教育事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，不斷優(yōu)化現(xiàn)有設(shè)備，確保工作效率的同時(shí)，推動(dòng)職校學(xué)生檔案管理工作的開展。

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作者簡介

何穎（1973-），女，漢族，白山，吉林省林業(yè)技師學(xué)院，助理講師。